Wird z. B. ein neuer Rechner oder ein weiteres Outlook® auf einem Notebook installiert, so stellt sich die Frage nach der Datenübernahme.

Nach dem es in Outlook® eine Reihe von Export-/Import-Funktion gibt (unter anderem auch für PST-Dateien), werden in vielen Fällen diese verwendet, was jedoch nicht zu empfehlen ist:

Die Export-/Import-Funktionen von Outlook® sind in erster Linie nur für den Datenaustausch zwischen Outlook® und Nicht-Outlook®-Programmen vorgesehen.

Durch das Verwenden der Export-/Import-Funktion gehen u. a. folgende Daten verloren:

• Benutzerdefinierte Formulare
• Benutzerdefinierte Ansichten
• Kategorien (ab Outlook® 2007)
• Benutzerdefinierte Felder
• Verknüpfungen zwischen Kontakten und Aktivitäten
• Verknüpfungen zu Journaleinträgen
• Dateianhänge (in Kontakten)
• Geburtstage und Jahrestage in Kalendern
• Verteilerlisten
• Synchronisationsinformationen von Mobilgeräten 

Der richtige Weg ist das Kopieren und Einbinden der PST-Datei*.

Dabei kann es zu Versionskonflikten kommen, da ab Outlook® 2003 ein neues PST-Dateiformat eingeführt wurde (Unicode). Möchten Sie also von Outlook® 2003/2007 wieder auf eine ältere Version zurückgehen, so müssen Sie zuvor in Outlook® 2003/2007 eine neue Outlook®-Datendatei vom Typ Outlook® 97-2002 erstellen und dann alle Daten per Drag & Drop dorthinein kopieren. Tipp: Sie können dazu auch die Archivierfunktion verwenden. Eine neue Outlook®-Datendatei erstellen Sie mit Datei -> Neu -> Outlook®-Datendatei.

*gilt nicht für einen Wechsel von einer früheren Outlook®-Version zu Outlook® 2007. Dort gibt es sonst ein Problem bei der Darstellung von deutschen Umlauten in E-Mails. In diesem Fall erstellen Sie bitte eine neue pst-Datei und kopieren bzw. verschieben dann die Elemente aus der alten. Diese können Sie mit Datei -> Öffnen ->Outlook®-Datendatei öffnen.

Hinweis: Damit eine PST-Datei kopiert werden kann, muss Outlook® geschlossen sein. Bitte prüfen Sie nach dem Schließen von Outlook® auch im Taskmanager, ob noch ein Prozess "Outlook.exe" läuft. Falls ja und falls dieser sich nicht nach ca. 30 Sekunden von selbst beendet, beenden Sie diesen Prozess. Alternativ können Sie auch eine Neuanmeldung am System vornehmen, sofern Outlook® nicht automatisch gestartet wird (oder halten Sie die SHIFT-Taste beim Anmelden gedrückt, um die Autostartgruppe zu überspringen).

In der PST-Datei sind alle Daten wie E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Notizen, Aufgaben usw. gespeichert.

Nicht gespeichert sind dagegen Regeln (bis Version 2002), Junk-Mail-Filter-Einstellungen, E-Mail-Konten u. a.

Regeln und Junk-Mail-Filter-Einstellungen können über die dortigen Funktionen ex- und importiert werden. Die E-Mailkonten sind dagegen in der Registry gespeichert.

PST-Dateien liegen per Standard im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um einen versteckten Ordner handelt. Es muss also in den Explorereinstellungen (Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen) oder in der Windows-Suche (Win+F) unter Weitere Optionen die Option Versteckte Elemente durchsuchen aktiviert werden.

Der Standardname für die 1. PST-Datei lautet Outlook.pst. Werden weitere PST-Dateien bzw. Outlook®-Profile angelegt (Systemsteuerung (klassische Ansicht) -> Mail), so werden weitere PST-Dateien mit Outlook(1).pst, Outlook(2).pst usw. angelegt.

Ist die Autoarchivierung aktiviert, bzw. wurde manuell archiviert, so gibt es noch eine Archiv.pst. Nach dem dort nur ältere Elemente gespeichert sind, ist ein Kopieren in der Regel nur dann notwendig, wenn ein vorhandener Rechner ersetzt wird.

Möchten Sie sicher gehen, dass alle Einstellungen aus Outlook® auf eine neue Installation übernommen werden, so können Sie auf kostenpflichtige Tools wie z. B. MOBackup oder BackupOutlook zurückgreifen.

Weiterführende Informationen finden Sie auch in dem Workshop Arbeiten mit PST-Dateien.

Um eine kopierte pst-Datei zur neuen Standarddatei zu machen, gehen Sie bitte wie folgt vor (eine Videoanleitung dazu finden Sie auch in dem Workshop PST-Datei wechseln):

1. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail (klassische Ansicht)
   
2. Klicken Sie auf Profile anzeigen
   
3. Klicken Sie bei dem gewünschten Profil auf Eigenschaften bzw. legen Sie ein neues an
   
4. Klicken Sie auf E-Mail-Konten... -> Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten.
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Outlook®-Datendatei..., bestätigen Sie den Typ mit OKund wählen Sie dann die kopierte Pst-Datei aus.
   
6. Nun können Sie diese Datei in der Liste Neue Nachrichten übermitteln an: auswählen und die darauf folgende Meldung mit OK bestätigen.
   
7. Mit Fertig stellen schließen Sie den Dialog
   
8. Klicken Sie nun auf Datendateien und entfernen Sie die bisherige Datei (sofern Sie nicht mehr benötigt wird - anderenfalls können Sie Outlook® zunächst so starten und eventuell vorhandene Daten kopieren). Bitte beachten Sie, dass durch das Entfernen der Datei diese nur aus dem Profil entfernt wird und nicht von der Festplatte gelöscht wird. 

Nach dem Wechsel der PST-Datei kann es vorkommen, dass beim Schreiben einer neuen E-Mail beim Klicken auf die An-Schaltfläche eine Fehlermeldung erscheint.

Um diese zu beheben, klicken Sie bitte auf Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten -> Ändern.

Löschen Sie dort alle Adressbücher und schließen Sie den Dialog wieder (gegebenenfalls ist ein Outlook®-Neustart erforderlich, damit die Änderung wirksam wird).

Klicken Sie anschließend in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Kontakteordner und wählen Sie Eigenschaften. Aktivieren Sie auf dem Register Outlook-Adressbuch das Kästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Kontakteordner.