Unterschied zwischen Übermittlungsbestätigung und Lesebestätigung

In Outlook® gibt es 2 Möglichkeiten, um sich über den Verlauf einer gesendeten Nachricht informieren zu lassen:

1. Übermittlungsbestätigung
2. Lesebestätigung

In diesem Beitrag soll der Unterschied beider Methoden gezeigt und erklärt werden, warum eine Übermittlungsbestätigung die bessere Wahl ist. Zur Veranschaulichung wird ein Vergleich zur Briefpost per Einschreiben angestellt:

1. Der Absender schreibt einen Brief,
2. steckt diesen in einen frankierten Umschlag
3. und gibt ihn dann am Postschalter per Einschreiben auf.
4. Die Post wird dort abgeholt und kommt ins Postamt des Absenders,
5. von dort über die Schiene zum Postamt des Empfängers.
6. Ein Briefträger bringt ihn dann vom Postamt zum Briefkasten.
7. War es ein Einwurfeinschreiben, wirft ihn der Briefträger in den Briefkasten des Empfängers und schickt eine Bestätigung zurück an den Absender.
8. War es ein eigenhändiges Einschreiben, klingelt der Briefträger beim Empfänger und verlangt eine Unterschrift. Erst danach geht die Bestätigung zurück an den Absender.

Analog dazu der Versand einer E-Mail:

1. Der Absender schreibt eine E-Mail,
2. verschlüsselt diese gegebenenfalls,
3. schickt sie aus seinem Mailclient an seinen Provider.
4. Dieser leert sofort den Postausgang des Postfachs
5. und dessen Mail-Server schickt sie auf die Reise durch das Internet an den Mail-Server des Empfängers.
6. Der Mailserver wiederum legt sie in das Postfach des Empfängers.
7. War eine Übermittlungsbestätigung angefordert, so sendet diese der Mailserver des Empfängers automatisch (im Normalfall), sobald die E-Mail im Postfach abgelegt wurde.
8. War eine Lesebestätigung angefordert, kann diese erst erfolgen, wenn der Empfänger seinen Mailclient mit dem Postfach bei seinem Provider verbindet und die Post abholt. Dieser öffnet die E-Mail und kann nun eine Lesebestätigung senden oder nicht. Es kann auch eingestellt werden, dass keine Nachfrage erfolgt, sondern dass a) immer eine Lesebestätigung gesendet wird (sofern angefordert) b) nie eine Lesebestätigung gesendet wird.

In beiden Fällen ist ersichtlich, dass es für den Empfänger einen erheblichen Aufwand bedeutet, wenn der Absender unbedingt wissen möchte, ob seine Post angekommen ist. Bei der gelben Post wird das in der Regel auch nur bei wichtigen Dingen gemacht, z. B. Kündigungsschreiben an eine Versicherung, gerichtliche Angelegenheiten oder Fristsachen.

Ebenso sollte man es auch bei der elektronischen Post handhaben: Eine Lesebestätigung nur bei wirklich wichtigen Dingen, nicht generell, anfordern. Weil es leider zu viele wissbegierige Anwender gibt, welche generell eine Lesebestätigung anfordern, haben viele Anwender das Senden einer Lesebestätigung generell deaktiviert. Damit ist diese Funktion mehr oder weniger wertlos geworden.

Aus hauptsächlich diesem Grund empfiehlt sich anstelle der Lesebestätigung die Übermittlungsbestätigung. Damit hat man in den meisten Fällen die Gewissheit, dass die E-Mail beim Empfänger angekommen ist. "In den meisten Fällen", weil es nicht unbedingt sein muss, dass der E-Mailserver eine Übermittlungsbestätigung senden muss.

Mit Hilfe eines Einwurfeinschreibens weiß man also, dass die Post im Briefkasten beim Empfänger gelandet ist. Dass er sie dort nicht herausholt, sie auf dem Weg in die Wohnung verlorengeht oder gar ungelesen wegwirft, ist äußerst unwahrscheinlich. Ebenso gibt es auch bei einer Übermittlungsbestätigung kaum einen Grund zur Annahme, dass eine ins Postfach abgelegte E-Mail nicht vom Empfänger gelesen wird. Das einzige Problem könnte unter ungünstigen Umständen ein SPAM-Filter sein, der sie versehentlich in den SPAM-Ordner verschiebt. Wer aber seinen SPAM-Filter korrekt eingestellt hat, muss im Normalfall nicht damit rechnen.

Es gibt zwei Möglichkeiten eine Übermittlungsbestätigung anzufordern:

1. Einzeln für jede E-Mail in den Optionen der E-Mail
2. Generell für alle E-Mails:
   Bis Outlook® 2007: Extras -> Optionen -> Einstellungen -> E-Mail-Optionen -> Verlaufoptionen
   Ab Outlook® 2010: Datei -> Optionen -> E-Mail -> Verlauf

Nach dem eine Übermittlungsbestätigung niemandem weh tut, empfiehlt es sich diese generell zu aktivieren und auf eine Lesebestätigung zu verzichten. Was aber, wenn ich wissen muss, ob die E-Mail angekommen ist? Ganz einfach: Rufen Sie kurz beim Empfänger an. Eine andere zuverlässige Möglichkeit gibt es leider nicht.

Hinweis: Manche Server erkennen bzw. behandeln Übermittlungsbestätigungen als Lesebestätigungen. Daher bitte nicht wundern, wenn Sie ab und zu einmal eine Lesebestätigung erhalten.

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