Outlook im Netz

Sobald 2 oder mehr Benutzer im Netzwerk mit Outlook® arbeiten, stellt sich früher oder später die Frage nach der gemeinsamen Verwendung von Kalendern und Kontakten.

Ein Exchange-Server lohnt sich in der Regel nicht und ist erst für größere Netzwerke (ab ca. 25 Clients) zu empfehlen und das auch nur, wenn ein erfahrener Administrator sich um die Wartung des Servers kümmert und bei Problemen schnell eingreifen kann. Bei einem Exchange-Server ist der Aufwand zur Datensicherung und Wiederherstellung ungleich höher und kostspieliger, als bei Pst-Dateien.

Man kann aber auch Exchange-Postfächer bei verschiedenen Providern für ca. 10,- Euro/Monat mieten. Wenn man den Einrichtungspreis und Pflegeaufwand, sowie Backups für ein Serversystem berücksichtigt ein durchaus akzeptables Angebot. Doch Vorsicht: Nicht alle Anbieter bieten ein Backup an. Manchmal fehlt auch ein öffentlicher Ordner, der doch eigentlich selbstverständlich sein sollte. Hier hilft nur ein genaues Vergleichen der Leistungen.

Als Alternative zu Exchange gibt es die Möglichkeit auf Zusatztools zurückzugreifen, die es ohne einen Exchange-Server ermöglichen, die Daten aus Outlook® gemeinsam zu benutzen. Z. B. Public ShareFolder, OLFolders, SympleSyn oder Syncing.net.

Für das Arbeiten mit maximal 5 Anwendern kann als kostenloser Exchange-Ersatz auch Communigate Pro eingesetzt werden, bis zu 25 Anwender kostenlos ist die Linuxbasierte Community Edition von Scalix.

Was viele möchten, aber an der Technik scheitert, ist das gemeinsame Nutzen einer PST-Datei. Das Problem hierbei liegt in der Tatsache begründet, dass eine PST-Datei nur von 1 Nutzer gleichzeitig geöffnet werden kann. Danach muss man Outlook® schließen, damit die Datei wieder freigegeben wird.

Zwar ist es grundsätzlich möglich, eine PST-Datei im Netzwerk zu verwenden, jedoch wurde der Betrieb einer solchen nur für lokalen Zugriff getestet. Microsoft® gewährt daher keinen Support für Lösungen, die mit PST-Dateien im Netz arbeiten.

Siehe "Persönliche Ordner-Dateien werden über eine LAN- oder WAN-Verbindung nicht unterstützt" und "Verschieben Ihrer Persönliche Ordner-Datei auf einen Server"

Fazit: Eine Pst-Datei im Netz zu verwenden ist möglich, jedoch ohne Zusatzsoftware keine professionelle Lösung und daher für den Geschäftsbetrieb nicht zu empfehlen. Wer Outlook® nur privat verwendet und ein tägliches Backup der pst-Datei vornimmt, kann jedoch damit arbeiten. Ein gemeinsamer Zugriff auf 1 Pst-Datei ist jedoch nur mit Zusatzsoftware möglich.