Wie übertrage ich meine Daten in eine neue Installation?

Wird z. B. ein neuer Rechner oder ein weiteres Outlook® auf einem Notebook installiert, so stellt sich die Frage nach der Datenübernahme.

Die dabei zweifellos wichtigste Datei ist die Pst-Datei, in der alle Daten wie E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Notizen, Aufgaben usw. gespeichert sind.

Nicht gespeichert sind dagegen Regeln (bis Version 2002), Junk-E-Mail-Filter-Einstellungen, E-Mail-Konten, Autovervollständigen-Liste u. a.

Regeln und Junk-Mail-Filter-Einstellungen können über die dortigen Funktionen ex- und importiert werden. Die E-Mailkonten sind dagegen in der Registry gespeichert.

PST-Dateien liegen normaler weise in folgenden Ordnern:

Windows® XP: C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\.

Windows® Vista / 7: C:\Benutzer\%BENUTZERNAME%\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Ab Outlook® 2010 liegen neue Pst-Dateien im Dokumentenverzeichnis des Benutzers:

Windows® XP: C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Eigene Dateien\Outlook-Dateien.

Windows® Vista / 7: C:\Benutzer\%BENUTZERNAME%\Eigene Dokumente\Outlook-Dateien.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um versteckte Ordner handelt. Diese sind nur dann sichtbar, wenn Sie in der Systemsteuerung in den Ordneroptionen die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen bzw. Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen aktiviert haben.

Der Standardname für die 1. PST-Datei lautet (bis Outlook® 2007) Outlook.pst. Werden weitere PST-Dateien bzw. Outlook®-Profile angelegt (Systemsteuerung (klassische Ansicht) -> Mail bzw. E-Mail), so werden weitere PST-Dateien mit Outlook(1).pst, Outlook(2).pst usw. angelegt.

Ab Outlook® 2010 heißen die Dateien Outlook-Datendatei - %OUTLOOKPROFILNAME%.pst.

Ist die Autoarchivierung aktiviert, bzw. wurde manuell archiviert, so gibt es noch eine Archiv.pst. Nach dem dort nur ältere Elemente gespeichert sind, ist ein Kopieren in der Regel nur dann notwendig, wenn ein vorhandener Rechner ersetzt wird.

Outlook® stellt eine Reihe von Export-/Import-Funktionen zur Verfügung (unter anderem auch für PST-Dateien) und viele Anwender neigen dazu diese auch für die Übertragung der Outlook®-Daten zu verwenden. In den Pst-Dateien sind jedoch neben den eigentlichen Daten noch weitere Informationen gespeichert, die beim Verwenden der Export-/Import-Funktion verlorengehen:

• Benutzerdefinierte Formulare
• Benutzerdefinierte Ansichten
• Kategorien (ab Outlook® 2007)
• Benutzerdefinierte Felder
• Verknüpfungen zwischen Kontakten und Aktivitäten
• Verknüpfungen zu Journaleinträgen
• Kontaktbilder
• Dateianhänge (in Kontakten)
• Geburtstage und Jahrestage in Kalendern
• Verteilerlisten
• Synchronisationsinformationen von Mobilgeräten 

Aus diesem Grund sollte man Pst-Dateien nur kopieren und in die neue Installation einfach wieder einbinden.

Hinweis: Damit eine PST-Datei kopiert werden kann, muss Outlook® vollständig geschlossen sein. Achten Sie bitte auch darauf, dass die Datei keinen Schreibschutz enthält (z. B., wenn die Datei von einer CD/DVD kopiert wurde).

Um eine kopierte Pst-Datei zur neuen Standarddatei zu machen, gehen Sie bitte wie folgt vor (eine Videoanleitung dazu finden Sie auch in dem Workshop PST-Datei wechseln):

1. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail bzw. E-Mail (klassische Ansicht)
2. Klicken Sie auf Profile anzeigen
3. Klicken Sie bei dem gewünschten Profil auf Eigenschaften bzw. legen Sie ein neues an
4. Klicken Sie auf E-Mail-Konten... -> Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Outlook®-Datendatei..., bestätigen Sie den Typ mit OKund wählen Sie dann die kopierte Pst-Datei aus.
6. Nun können Sie diese Datei in der Liste Neue Nachrichten übermitteln an: auswählen und die darauf folgende Meldung mit OK bestätigen.
7. Mit Fertig stellen schließen Sie den Dialog
8. Klicken Sie nun auf Datendateien und entfernen Sie die bisherige Datei (sofern Sie nicht mehr benötigt wird - anderenfalls können Sie Outlook® zunächst so starten und eventuell vorhandene Daten kopieren). Bitte beachten Sie, dass durch das Entfernen der Datei diese nur aus dem Profil entfernt wird und nicht von der Festplatte gelöscht wird. 

Weiterführende Informationen zum Umgang mit Pst-Dateien finden Sie auch in dem Workshop Arbeiten mit PST-Dateien.

Nach dem Wechsel der PST-Datei kann es vorkommen, dass beim Schreiben einer neuen E-Mail beim Klicken auf die An-Schaltfläche eine Fehlermeldung erscheint. Die Lösung zu diesem (und anderen Problemen) finden Sie in dem Beitrag Das Outlook-Adressbuch und die Kontaktablage.

Zuletzt noch ein Hinweis für ältere Outlook®-Anwender: Mit Outlook® 2003 wurde ein neues PST-Dateiformat eingeführt (Unicode). Ab Outlook® 2007 kann es Probleme mit der Anzeige von Umlauten geben, wenn Sie noch eine Pst-Datei ohne Unicode-Unterstützung verwenden. Daher sollten Sie in diesem Fall nicht die kopierte Pst-Datei verwenden, sondern eine neue anlegen und Ihre Daten dorthinein kopieren.

Möchten Sie von einer Outlook®-Version ab 2003 wieder auf eine ältere Version zurückgehen (nicht empfohlen), so müssen Sie zuvor in der aktuellen Outlook®-Version eine neue Outlook®-Datendatei vom Typ Outlook® 97-2002 erstellen und dann alle Daten dorthinein kopieren (Sie können dazu auch die Archivierfunktion verwenden).

Zur Datenübernahme gibt es alternativ auch kostenpflichtige Tools wie z. B. BackupOutlook oder MOBackup.