E-Mails automatisch markieren bzw. formatieren

Manche E-Mails sind wichtiger als andere oder man möchte sie nach Firmen getrennt besser unterscheiden können.

Für solche Fälle kann man eine spezielle Ansicht erstellen und damit seine E-Mails automatisch formatieren lassen.

Bis Outlook® 2003: Ansicht -> Anordnen nach -> Aktuelle Ansicht -> Aktuelle Ansicht anpassen... -> Autom. Formatierung...

Ab Outlook® 2007: Ansicht ->Aktuelle Ansicht -> Aktuelle Ansicht anpassen... -> Autom. Formatierung...

In dem sich öffnenden Dialogfeld sehen Sie bereits einige vorhandene Formatierungsregeln, die z. B. für ungelesene Nachrichten gelten. Klicken Sie nun auf Hinzufügen..., um eine eigene, neue Regel hinzuzufügen.

Geben Sie dieser Regel einen aussagekräftigen Namen. Wenn Sie eine Regel für eine bestimmte Firma erstellen möchten, dann geben Sie am besten den Namen der Firma ein. Anschließend klicken Sie auf Schriftart..., um die Darstellung im aktuellen E-Mailordner festzulegen. Danach klicken Sie auf Bedingung..., um einzustellen, dass die Regel nur für bestimmte Absender gilt. Geben Sie bei Von... das At-Zeichen gefolgt vom Domänennamen der Firma an (z. B. @outlook-stuff.com). Bestätigen Sie dann alle offenen Dialogfelder mit OK und die entsprechende Formatierung wird wirksam.

Um eine Formatierung zu löschen, öffnen Sie wieder den Regeldialog und löschen die entsprechende Regel wieder.

Hinweis: Die erstellte Ansicht gilt nur für den aktuellen Ordner. Eine Übertragung der Ansicht auf andere Ordner ist mit Boardmitteln ohne Programmierung nicht möglich. Es gibt jedoch ein Tool mit dem Sie die Ansichten auf mehrere Ordner übertragen können: Ansichten-Manager von Smart-Tools.