Das Outlook Adressbuch und die Kontaktablage

 

Tipps und Tricks für Ihren Umgang mit dem Outlook Adressbuch

Die Einstellungen für das Outlook® Adressbuch bzw. für die Kontaktablage sind für den Anwender leider nicht so verständlich, wie sie sein sollten.

In diesem Beitrag werden die Unterschiede zwischen dem Outlook® Adressbuch und der Kontaktablage erklärt und gezeigt, welche Einstellungen sich wie auswirken.

Zusätzlich wird auf die gängigsten Probleme einschließlich deren Behebung eingegangen. Der Beitrag richtet sich an Anwender von Outlook® 2002, 2003 und 2007.

Es sollten aber auch viele interessante Informationen für Anwender von Outlook® 2000 dabei sein.

Alle Screenshots wurden entweder mit 2003 oder mit 2007 erstellt. Die Beschreibungen und Screenshots von 2003 sollten jedoch 1:1 auf 2002 übertragbar sein.

Begriffserklärungen

Das Outlook® Adressbuch ist eine Sammlung von Adresslisten. Das Adressbuch selbst beinhaltet keine Adressdaten, sondern ist sozusagen nur eine Anzeigemöglichkeit für an anderen Orten gespeicherte Adressen.

In Outlook® wird auch innerhalb des Adressbuches wieder von Adressbüchern und auch von Adresslisten geredet. Um den Leser nicht zu verwirren, wird in diesem Beitrag innerhalb des Adressbuches nur von Adresslisten gesprochen).

Es gibt also nur 1 Outlook® Adressbuch, das jedoch mehrere Adresslisten beinhalten kann. Eine Adressliste ist in der Regel nichts anderes, als der Inhalt eines normalen Outlook®-Kontakteordners.

Das Adressbuch lässt sich nicht anpassen (z. B. anzeigen von anderen Spalten, Daten filtern etc.).

Das Outlook® Adressbuch kann folgende Typen von Adresslisten enthalten:

• Globale Adressliste (nur bei Verwendung von Exchange-Konten verfügbar; die globale Adressliste ist in der Regel nicht vom Anwender änderbar)
• Outlook®-Adressliste (=Kontakteordner, kann auch ein öffentlicher Ordner sein)
• Persönliches Adressbuch (veraltet, sollte nicht mehr verwendet werden)
• Internetverzeichnisdienste (LDAP)
• Adresslisten von Fremdanbietern (z. B. Business Contact Manager)
• Mobiltelefonadressliste (ab Outlook® 2007)

Die Kontaktablage ist die Darstellung der Kontakte in den Outlook®-Ordnern. Sie wird von dem Feld Speichern unter bestimmt. Sie können weitere Kontakte-Ordner über Datei -> Ordner -> Neuer Ordner... hinzufügen.

Achten Sie für Kontakte darauf, dass er vom Typ Kontakt ist. Anstelle von verschiedenen Ordnern können Sie auch mit Kategorien arbeiten und so eine saubere Trennung erreichen. Jedoch ist die Darstellung im Outlook® Adressbuch nicht abhängig von der Kategorie möglich.

Das Persönliche Adressbuch

Neben dem Outlook® Adressbuch gibt es auch noch das Persönliche Adressbuch. Das Persönliche Adressbuch ist unabhängig von Outlook® und speichert seine Adressdaten daher auch nicht in Outlook®, sondern in einer eigenen Datei mit der Endung .pab.

Das Persönliche Adressbuch sollte nicht mehr verwendet werden (ab Outlook® 2007 wird es auch nicht mehr unterstützt).

Sofern Sie noch eines haben, können Sie es über die Importfunktion nach Outlook® importieren: Datei -> Importieren/Exportieren... -> Aus anderen Programmen oder Dateien importieren -> Persönliches Adressbuch.

Das Outlook® Adressbuch

Sie finden das Outlook® Adressbuch unter Extras -> Adressbuch.

Mit Outlook® 2007 hat das Adressbuch eine zusätzliche Funktion Mehr Spalten erhalten, wodurch das Suchen nach weiteren Kontaktdaten als nur nach dem Namen möglich wird. Im Gegenzug dazu ist die Symbolleiste weggefallen:

Outlook Adressbuch (2002/2003)

Outlook Adressbuch (2007)

Dieses Adressbuch wird auch aufgerufen, wenn Sie in einer E-Mail auf eine der Adressierungs-Schaltflächen klicken (An, Cc oder Bcc). Es werden dann lediglich noch die genannten Felder am Ende des Adressbuches angezeigt und die Menüleisten ausgeblendet:

Outlook Adressbuch (2002/2003)

Outlook Adressbuch (2007)

Tipp: Vor Outlook® 2003 war es nicht möglich, die Größe des Adressbuches zu ändern, wenn Sie in einer neuen Nachricht auf eine der Adressierungs-Schaltflächen geklickt haben. Die Größe ist jedoch änderbar, wenn Sie das Adressbuch über Extras -> Adressbuch aufrufen (oder STRG+Umschalt+B). Dort können Sie dann über das E-Mail-Symbol eine E-Mail an den ausgewählten Empfänger erstellen.

Die Darstellung im Adressbuch ändern

Hier kommen wir auch schon zur ersten Hürde bei der Anzeige im Adressbuch.

Per Standard wird dort der Name immer in der Reihenfolge Vorname Nachname angezeigt, die meisten Anwender möchten aber lieber Nachname Vorname haben.

Die Reihenfolge Nachname Vorname ist aber nicht einstellbar. Es lässt sich jedoch die Anzeige exakt so einstellen, wie die Kontakte abgelegt werden. Dazu wird das Feld Speichern unter verwendet.

Je nach Outlook®-Version finden Sie die Einstellung unter

Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten (Outlook® 2002/2003)

Extras -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher (Outlook® 2007)

Wählen Sie nun das Outlook® Adressbuch aus, klicken Sie dann auf Ändern und stellen die Option Namen ordnen auf Wie "Speichern unter" (Mander, Jens) ein:

Anzeige im Adressbuch ändern (Outlook® 2002/2003)

Anzeige im Adressbuch ändern (Outlook® 2007)

Achtung: Damit diese Änderung wirksam wird, muss Outlook® neu gestartet werden!
Bitte achten Sie auch darauf, dass Outlook® vor dem Neustart auch wirklich beendet war,
da sonst die Änderung gegebenenfalls nicht greift.

Wie in der Abbildung für Outlook® 2002/2003 gut zu erkennen ist, kann das Outlook® Adressbuch mehrere Adresslisten enthalten. Unter anderem kann z. B. der Business Contact Manager installiert sein. Dieser verwaltet seine Daten nicht in einer Pst-Datei, sondern unabhängig von Outlook® in einer SQL-Datenbank. Daher muss auch bei einer Datensicherung darauf geachtet werden, dass diese Datenbank mit gesichert wird.

Die Datenbank besteht aus 2 Teilen und liegt im Benutzerverzeichnis: C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Business Contact Manager.

Die Dateien heißen MSSmallBusiness.ldf und MSSmallBusiness.mdf. Sofern Sie (zusätzlich) die Datenbank manuell sichern, lautet die Endung auf .sbb und liegt ebenfalls im Benutzerverzeichnis: C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Eigene Dateien\Geschäfte\Sicherungen\MSSmallBusiness.sbb.

Das Feld "Anzeigen als"

Hinweise dazu finden Sie in dem Beitrag Das Feld Anzeigen als ändern.

Das Adressbuch ist leer

Damit kommen wir zum 2. Stolperstein bei dem Outlook® Adressbuch: Oft ist das Adressbuch nach einer Neuinstallation bzw. einem Umzug auf einen anderen PC leer.

Im Adressbuch werden verschiedene Adresslisten lediglich angezeigt (siehe Begriffserklärung). Eine Adressliste ist in der Regel nichts anderes, als der Inhalt eines normalen Outlook®-Kontakteordners.

Damit das Adressbuch "weiß", welchen Kontakteordner es als Adressliste verwenden soll, gibt es dafür eine entsprechende Option.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakteordner und wählen Sie Eigenschaften. Auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch aktivieren Sie dann die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen:

Eigenschaften eines Outlook®-Ordners

Tipp: Unter Name des Adressbuchs können Sie einen vom Ordnernamen abweichenden Namen eingeben. Dies ist zur Unterscheidung bei der Auswahl im Adressbuch hilfreich, wenn Sie z. B. mehrere Pst-Dateien verwenden, deren Standardkontakteordner immer "Kontakte" heißt. Schreiben Sie hier z. B. "Geschäftlich" als Adressbuchname.

Ist die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen bei Ihnen ausgegraut, so liegt das daran, dass möglicherweise das Outlook® Adressbuch selbst fehlt (siehe Fehlermeldung beim Öffnen des Adressbuches).

Hinweis: Ab Outlook® 2007 ist das Häkchen beim Standardordner immer gesetzt und ausgegraut. Sollte das Häkchen fehlen, so liegt ein Fehler in Ihrem Outlook®-Profil vor. In diesem Fall müssen Sie ein neues Outlook®-Profil anlegen.

Fehlermeldung beim Öffnen des Adressbuches

Sollte die Fehlermeldung Die Adressliste kann nicht angezeigt werden. Der mit der Adressliste assoziierte Kontakteordner wurde verschoben oder gelöscht oder Sie haben keine Zugangsberechtigung beim Öffnen des Adressbuches angezeigt werden, so können Sie dies wie folgt beheben:

Öffnen Sie das Outlook® Adressbuch:

Outlook® 2002/2003: Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten

Outlook® 2007: Extras -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher

Entfernen Sie jetzt die Adresslisten, die nicht mehr verfügbar sind. Danach bitte Outlook® neu starten (bitte achten Sie darauf, dass Outlook® vor dem Neustart auch wirklich beendet war, da sonst die Änderung gegebenenfalls nicht greift).

Sollte der Fehler damit nicht behoben sein, entfernen Sie das Outlook® Adressbuch selbst, starten Outlook® neu und fügen es wieder hinzu.

Nach einem weiteren Outlook®-Neustart gehen Sie wieder in die Eigenschaften der jeweiligen Kontakteordner und aktivieren die Option bei Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen wieder.

Es gibt eine Fehlermeldung bezüglich eines LDAP-Verzeichnisses!

Wenn Sie beim Klick auf die An-Schaltfläche in einer neuen E-Mail die Fehlermeldung Die Verbindung zum LDAP-Verzeichnisserver kann nicht hergestellt werden (81) erhalten, so haben Sie entweder keinen echten Verzeichnisserver oder die Verbindung dorthin ist tatsächlich unterbrochen.

Sofern Ihnen LDAP nichts sagt, entfernen Sie das Verzeichnis einfach:

Outlook® 2002/2003: Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten.

Outlook® 2007: Extras -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher.

Markieren Sie das Verzeichnis vom Typ LDAP und klicken Sie auf Entfernen.

Wenn Sie mit LDAP arbeiten, prüfen Sie, ob der Server zur Verfügung steht bzw. ob Ihre Internetverbindung in Ordnung ist.

Es werden nicht alle Kontakte im Adressbuch angezeigt

Das Outlook® Adressbuch dient (wie es der Name schon sagt) zur Adressierung einer E-Mail oder eines Faxes.

Nun macht es keinen Sinn, Kontakte anzuzeigen, die weder E-Mail-Adresse noch Faxnummer haben und daher tut das Outlook® auch nicht.

Wie kann ich die Anzeige von Faxnummern im Adressbuch verhindern?

Die meisten Anwender verwenden Outlook nicht zum faxen und möchten daher die Anzeige von Faxnummern im Adressbuch verhindern.

Zur Lösung des Problems siehe FAQ zu EditContacts Wie kann ich die Faxnummern aus dem Adressbuch ausblenden?

Wie kann ich im Adressbuch nach der Firma sortieren?

Das Sortieren bzw. Suchen im Outlook Adressbuch nach der Firma ist leider nicht so ohne weiteres möglich (siehe Beitrag Im Adressbuch (An-Feld) nach Firma suchen).

Wie bekomme ich Daten aus anderen Anwendungen in das Adressbuch?

Die Frage ist so zwar nicht ganz korrekt, da (wie eingangs erwähnt) das Adressbuch selbst keine Adressen enthält, jedoch können Sie Daten aus anderen Anwendungen relativ problemlos nach Outlook® importieren.

Rufen Sie dazu die Import-Funktion von Outlook® auf: Datei -> Importieren/Exportieren... und wählen Sie die Importart Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus. Nach einem Klick auf Weiter können Sie die Art der zu importierenden Daten auswählen.

Sollte Ihr Datentyp dort nicht zu finden sein, so prüfen Sie bitte zunächst in Ihrer Ursprungsanwendung (also die Anwendung, aus der die Daten übernommen werden sollen), ob es dort eine Exportmöglichkeit in das csv-Format gibt.

Das ist ein sehr weit verbreitetes Format, das z. B. auch von Excel® unterstützt wird. Wenn dieses Format vorhanden ist, dann exportieren Sie zunächst Ihre Daten in eine csv-Datei und wählen dann in Outlook® den Importtyp Kommagetrennte Werte (Windows) aus.

Nach einem Klick auf Weiter wählen Sie dann die zu importierende Datei aus und aktivieren die Option Keine Duplikate importieren.

Nach dem nächsten Weiter wählen Sie den Zielordner aus, in dem Sie die Kontakte haben möchten.

Je nach Importtyp und Beschaffenheit der Importdatei müssen Sie jetzt noch die Felder zuordnen, damit Outlook® weiß, welches Feld der Ursprungsanwendung in welches Kontaktfeld von Outlook® geschrieben werden soll (siehe auch Workshop Excel®-Liste importieren).

Reihenfolge der Adresslisten ändern

Wie schon gesehen, kann das Outlook® Adressbuch mehrere Adresslisten enthalten. Sie können jedoch immer nur 1 Adressliste im Adressbuch gleichzeitig anzeigen lassen.

Daher gibt es eine Option, welche Adressliste zuerst angezeigt werden soll. Öffnen Sie dazu die Optionen des Adressbuchs: Extras -> Adressbuch -> Extras -> Optionen:

Adressbuch-Optionen

In den Optionen finden Sie noch 2 weitere Einstellungsmöglichkeiten:

1. Persönliche Adressen verwalten in
2. Beim Senden von E-Mail die Namen mit diesen Adresslisten in der folgenden Reihenfolge überprüfen

zu 1.: Eine Option, die vermutlich niemand benötigt. Sie können hier eine Adressliste (ist in der Regel ein Kontakte-Ordner, siehe Begriffserklärungen) festlegen, in die per Standard ein neuer Kontakt gespeichert wird, der im Adressbuch über Datei -> Neuer Eintrag... angelegt wurde. Wenn Sie einen Kontakt nicht mit Hilfe des Adressbuches anlegen, so wird dieser entweder in dem gerade aktuellen Ordner oder im Standard-Kontakte-Ordner erstellt.

zu 2.: Wenn Sie z. B. in das An-Feld einer neuen E-Mail eine E-Mail-Adresse oder einen Namen(steil) eingegeben, so überprüft Outlook® im Hintergrund, ob diese E-Mail-Adresse bzw. der Name in den Kontakten hinterlegt ist. Wenn ja, so wird die Eingabe unterstrichen und der dazugehörende Anzeigename angezeigt. Gibt es mehrere Übereinstimmungen, so wird die Eingabe mit einer roten Wellenlinie unterstrichen.

Gibt es keine Übereinstimmung geschieht nichts. Bei vielen Kontakten dauert die Überprüfung entsprechend lange, so dass Sie hier festlegen können, welche Adresslisten zuerst überprüft werden sollen (sofern mehrere vorhanden sind).

Die Namensüberprüfung lässt sich bei Bedarf auch abschalten: Extras -> Optionen -> E-Mail-Optionen -> Erweiterte E-Mail-Optionen -> Namen automatisch überprüfen:

Erweiterte E-Mail-Optionen

Die Kontaktablage

Wie schon eingangs erwähnt, ist die Ablage der Kontakte in den Ordnern von dem Feld Speichern unter abhängig. Das ist in der Ansicht Adresskarten der farbig hervorgehobene Balken.

In Outlook® 2007 gibt es noch die Ansicht Visitenkarten, in der eine Art Visitenkarte mit dem Namen etc. darauf angezeigt wird. Die Darstellung der Visitenkarte (insbesondere des Namens) ist unabhängig vom Feld Speichern unter.

Um die Darstellung der Visitenkarte zu ändern, öffnen Sie bitte einen Kontakt und führen Sie anschließend einen Doppelklick auf die dargestellte Visitenkarte aus. Hier können Sie mit den gegebenen Möglichkeiten die Darstellung nach Ihren Wünschen anpassen.

Beim Erstellen eines neuen Kontakts wird das Feld Speichern unter automatisch erstellt und zwar so, wie es in den Kontaktoptionen festgelegt ist (Extras -> Optionen -> Kontaktoptionen):

Kontaktoptionen von Outlook® 2002/2003

Kontaktoptionen von Outlook® 2007

Anzeige des Feldes "Speichern unter" in einem Kontakt in Outlook® 2007

 

Die Kontaktoption Ablagereihenfolge ist also gleichbedeutend mit der Erstellung des Feldes Speichern unter. Je nach dem, welche Kontaktinformationen Sie eingegeben haben, werden in der Auswahlliste verschiedene Kombinationen für das Feld Speichern unter vorgeschlagen, aus denen Sie bei Bedarf auch eine andere auswählen können. Es ist aber ebenso möglich einen eigenen Namen hier hineinzuschreiben.

Die Ablagereihenfolge ist durcheinander! Was kann ich tun?

Nach dem Importieren von Kontakten aus anderen Anwendungen oder wenn Sie im Laufe der Zeit die Kontaktoption zur Ablagereihenfolge umgestellt haben, kommt Ihre Kontaktablage durcheinander.

Nach dem in der Regel auch im Adressbuch die Empfänger nach dem Feld Speichern unter sortiert werden, haben Sie dort jetzt einmal ein paar Datensätze, die mit dem Vornamen beginnen und andere, die mit dem Nachnamen beginnen.

In Outlook® können Sie mit Boardmitteln dieses Problem nur manuell oder mit Hilfe von Programmcode beheben, da sich eine Änderung in den Kontaktoptionen nur auf neue Kontakte auswirkt, nicht jedoch auf bestehende.

Für eine einfache Wiederherstellung der Reihenfolge im Feld Speichern unter wurde das Tool ChangeNames entwickelt, das mit wenigen Mausklicks wieder Ordnung in Ihre Kontakte bringt.

Was bewirkt die Option "Namensreihenfolge"?

Mit dieser Option haben viele Anwender Probleme, da die Auswirkung nicht leicht zu erkennen ist. Es gibt in Outlook® grundsätzlich 2 Möglichkeiten, den Namen eines Kontakts einzugeben:

1. Sie klicken in einem Kontakt auf die Schaltfläche Name..., woraufhin sich ein neuer Dialog öffnet, in dem Sie exakt den jeweiligen Namensteil eingeben können (Anrede, Vorname, Weitere Vornamen, Nachname und Namenszusatz):
   

   Namen überprüfen in einem Kontakt
   
   
   
2. Sie schreiben den vollständigen Namen (bzw. das, was Sie davon kennen) in das Eingabefeld rechts neben der Schaltfläche Name....

Die Option Namensreihenfolge spielt nur bei Möglichkeit 2. eine Rolle. Wenn Sie mit Hilfe der Schaltfläche Name... die jeweiligen Namensteile exakt den entsprechenden Feldern zuordnen, so "weiß" Outlook® was der Vor- bzw. Nachname etc. ist. Wird aber einfach der Name in das Eingabefeld neben der Schaltfläche geschrieben, so "weiß" Outlook® erst einmal nicht, was der Vorname, bzw. was der Nachname ist. Nur mit Hilfe der Einstellung in den Kontaktoptionen "erkennt" Outlook® die entsprechenden Namensteile und nimmt dann intern die Zuordnung zu den einzelnen Feldern vor.

Beispiele:

Einstellung Namensreihenfolge: Vorn. (Vorn.2) Nachn.:

Beispiel "Vorn. (Vorn.2) Nachn."

Einstellung Namensreihenfolge: Nachn. Vorn.:

Beispiel "Nachn. Vorn."

Beachten Sie bei dem Beispiel bitte, dass sich die Eingabe nicht geändert hat, jedoch nimmt Outlook® die Zuordnung zu den Feldern jetzt anders vor (eben abhängig von der eingestellten Kontaktoption Namensreihenfolge).

Der sicherere Weg ist also immer die Eingabe über die Schaltfläche Name..., da hierbei nicht Outlook® die Zuordnung vornimmt, sondern Sie selbst.

Hinweis: Unter Outlook® 2007 bewirkt diese Option nichts. Es gilt immer die Reihenfolge Vorname Nachname. Es handelt sich hierbei um einen Fehler von Outlook®.

Zusammenfassung:

Zuletzt noch einmal komprimiert die Einstellungen und ihre Auswirkungen grafisch dargestellt.

Einstellungen für das Adressbuch ändern:

Darstellung im Adressbuch (1):

Outlook® 2002/2003: Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten

Outlook® 2007: Extras -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher

Reihenfolge der Adresslisten (2):

Outlook® 2002-2007: Extras -> Adressbuch -> Extras -> Optionen

Optionen für das Adressbuch

Achtung: Damit Änderungen unter 1 am Adressbuch wirksam werden, muss Outlook® neu gestartet werden.
Bitte achten Sie auch darauf, dass Outlook® vor dem Neustart auch wirklich beendet war,
da sonst die Änderung gegebenenfalls nicht greift.

 

Einstellungen für die Kontaktablage ändern:

Outlook® 2002-2007: Extras -> Optionen -> Kontaktoptionen:

Ablagereihenfolge (Feld Speichern unter)

Namensreihenfolge