Mitglieder einer Verteilerliste exportieren

Es gibt Fälle, in denen Sie den Mitgliedern einer Verteilerliste keine E-Mail schreiben möchten, sondern z. B. einen Brief basierend auf einer Excel®-Tabelle.

Wie so oft, bietet Outlook® hierzu keine direkte Exportmöglichkeit an. Um die Mitglieder aber mit Boardmitteln dennoch nach Excel® zu bekommen, gibt es 2 wenig bekannte Möglichkeiten:

1. Öffnen Sie die Verteilerliste und wählen Sie dann Datei -> Speichern unter aus. Als Format wählen Sie Nur-Text (*.txt) aus und geben einen beliebigen Dateinamen an. Öffnen Sie nun Excel® und dort die zuvor gespeicherte Textdatei. Achten Sie darauf dazu den Dateityp im Öffnen-Dialog auf Textdateien (*.prn; *.txt; *.csv) umzustellen. Daraufhin öffnet sich ein Importdialog, den Sie jedoch einfach mit einem Klick auf Fertigstellen beenden können.
2. Ziehen Sie die Verteilerliste mit gedrückt gehaltener rechter Maustaste auf einen E-Mailordner (z. B. den Posteingang) und lassen Sie dann die Maustaste los. In dem sich darauf öffnenden Kontextmenü wählen Sie die Option Hierhin kopieren als Nachricht mit Text aus. Es öffnet sich eine neue E-Mail mit den Mitgliedern im Nachrichtentext, die Sie dann einfach per Copy & Paste z. B. nach Excel® übernehmen können.

Eine bequemere Alternative bietet Ihnen das Programm ContactMaker Pro, das unter anderem auch eine leistungsstarke Exportfunktion von Kontakten und Verteilerlisten nach Excel® und zurück nach Outlook® bietet.

Zudem beinhaltet es eine oft gewünschte Funktion zum Versenden von personalisierten Serien-E-Mails inklusive Anlagen.