So nutzen Sie den versteckten Power-Filter in Outlook
Verwenden Sie eine wenig bekannte Funktion von Outlook zum effektiven Filtern von Kontakten
Über die Funktion Ansicht-Ansichteinstellungen (Outlook 2016, 2013 und 2010), Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen (Outlook 2007) bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen (Outlook 2003) können Sie eine Funktion "Filtern" aufrufen, die beispielsweise die Übersicht im Posteingang oder Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien filtert. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, nur Elemente anzeigen zu lassen, die einer oder mehreren Kategorien zugeordnet sind. Beispiel: Sie ordnen Ihren Kontakten die Kategorien "Hauptkunde", "Wichtiger Kontakt", "International" und "Zulieferer" zu. Mitunter ordnen Sie bei neuen Kontakten die Kategorien "International" und "Wartet" zu, um kenntlich zu machen, dass sich diese Geschäftsbeziehung im Aufbau befindet.
Um nun alle Kontakte anzuzeigen, die Ihnen aus dem Ausland etwas liefern oder um alle potentiellen Zulieferer aus dem Ausland auflisten, lassen Sie nach Kategorien filtern und aktivieren die beiden Kategorien "International" und "Zulieferer" bzw. "International" und "Wartet" in der Auswahlliste. Hier zeigen sich nun die Grenzen der Filterfunktion: Outlook filtert ausschließlich ODER-Verknüpfungen. Bei Aktivierung von "International" und "Wartet" werden auch alle "Zulieferer"- sowie alle sonstigen Kontakte mit der Kategorie "International" angezeigt. Was Outlook hier anscheinend fehlt, ist eine UND-Verknüpfung, so dass Sie nach Kontakten mit den Kategorien "International UND Zulieferer" bzw. "International UND Wartet" filtern können.
Diese Filterung lässt sich jedoch über eine wenig bekannte und nur spärlich dokumentierte Funktion realisieren, die wir in der aktuellen Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly vorstellen:
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Helpline: Signatur überschreibt den Nachrichtentext
Frage: Wenn ich eine E-Mail geschrieben habe und meine Signatur einfüge, kommt es häufig vor, dass der komplette Nachrichtentext verschwindet und durch die Signatur ersetzt wird. So muss ich den Text noch einmal schreiben, was überaus lästig ist. Wieso überschreibt Outlook den Nachrichtentext mit der Signatur? Und wie kann ich das verhindern?
Antwort: Outlook gliedert den Bereich des Nachrichtentextes in einen Teil für den eigentlichen Text und einen Teil für die Signatur.
In unserem Newsletter SmartTools Outlook Weekly erfahren Sie, worauf Sie generell beim Einfügen von Nachrichtentext achten müssen:
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Weitere Themen der Ausgabe:
- Das SmartTools E-Mail-Organizerpaket 2016 - Das Komplettpaket zum Organisieren, Archivieren und Optimieren Ihrer E-Mails - Die besten E-Mail-Tools jetzt mit 70% Rabatt!
- Download-Tipp: SmartTools FollowUp-Manager 5.0 - Nachverfolgungen und Erinnerungen für Ihre E-Mails blitzschnell zuweisen
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- QuickTipp: Kalenderinhalt löschen
- Helpline: Termine schneller in Kalender eintragen