Um immer wieder benötigte E-Mails, Einladungen usw. mit den gleichen Daten nicht erneut erstellen zu müssen, können Sie in Outlook® Vorlagen verwenden.
In diesem Beitrag wird das Erstellen und Aufrufen einer solchen Vorlage beschrieben. Alternativ dazu können Sie sich auch den Workshop Mit Vorlagen arbeiten ansehen (bis Outlook® 2003).
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Erstellen Sie ein neues Element (E-Mail, Kalendereintrag etc.), so wie es später einmal aussehen soll.
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Speichern Sie dieses dann mit Datei -> Speichern unter.... Wählen Sie im darauf sich öffnenden Dialog zunächst unter Dateityp den Typ Outlook-Vorlage (*.oft) (1) und vergeben Sie einen beliebigen Namen. Anschließend können Sie noch ein beliebiges Verzeichnis auswählen und mit Speichern das Element auf der Festplatte ablegen.
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Schließen Sie das erstellte Element ohne zu speichern (andernfalls liegt es unnütz im Ordner Entwürfe).
Damit haben Sie die gewünschte Vorlage erstellt, die jetzt mit einem Mausklick aufgerufen werden soll (bis Outlook® 2007):
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Menü Extras -> Anpassen... -> Befehle auswählen
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Unter Kategorien den Eintrag Neues Menü auswählen
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Unter Befehle ziehen Sie den Eintrag Neues Menü an einen Platz einer Symbolleiste (Sie können auch unter dem Register Symbolleisten eine eigene, neue Symbolleiste für Ihre Vorlagen etc. erstellen)
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen neuen Eintrag und benennen Sie diesen um (z. B. &Vorlagen). Das & wird für den Tastaturzugriff über die ALT-Taste verwendet. Steht das & am Anfang, also &Vorlagen, so können Sie mit ALT+V das Menü aktivieren. Sie können das & aber auch weglassen, wenn Sie nur mit der Maus arbeiten.
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Wählen Sie jetzt unter Kategorien den Eintrag Datei aus
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Unter Befehle wählen Sie den Eintragstyp Ihrer Vorlage aus. Haben Sie z. B. eine E-Mailvorlage erstellt, dann wählen Sie dementsprechend E-Mail-Nachricht aus.
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Ziehen Sie dieses Element auf das neue Menü Vorlagen. Daraufhin öffnet sich dieses Menü und Sie können das Element in einen Untermenüpunkt ziehen und loslassen.
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Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf dieses Untermenü und wählen Sie den Punkt Hyperlink zuweisen -> Öffnen aus.
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Wählen Sie die zuvor gespeicherte Vorlage (.oft) aus und schließen Sie alle Dialoge
Jetzt können Sie mit einem, besser gesagt 2 Mausklicks, Ihre Vorlage aufrufen und verwenden.
Ab Outlook® 2010 gibt es keine Symbolleisten mehr, sondern die sogenannten "Menübänder". Diese sind in ihrer Anpassungsfähigkeit eingeschränkt und es gibt dort nicht mehr die Möglichkeit einen Menüpunkt mit dem Öffnen einer Datei zu verbinden. Um diese Funktion dennoch zu ermöglichen, kann man sich mit ein paar Zeilen Programmcode behelfen. Makros lassen sich nach wie vor noch über Schaltflächen aufrufen. Den benötigten Programmcode finden Sie in dem VBA-Beispiel "Dateien und Vorlagen öffnen".
Alternativ zum Programmcode lassen sich beliebige Vorlagen auch mit dem Programm ContactMaker Pro öffnen. Hier haben Sie sogar die Möglichkeit personalisierte Serien-E-Mails mit Anlagen zu versenden.
(1) steht bis Outlook® 2003 nur zur Verfügung, wenn Word nicht als E-Mail-Editor eingestellt ist (Extras -> Optionen -> E-Mail-Format)
