Shortcuts verwenden

Outlook® fällt in einigen Dingen aus der Office-Familie heraus.

Neben der Tatsache, dass es in Outlook® keinen Makrorecorder gibt, können in Outlook® auch keine Shortcuts (Tastaturkürzel) verwendet werden. Mit einem kleinen Trick kann man sich jedoch teilweise behelfen. Teilweise, weil keine Shortcuts mit Strg- oder Shift-, lediglich mit der Alt-Taste möglich sind.

Zunächst wird die Symbolleiste um den gewünschten Befehl, der mit einem Tastaturkürzel aufgerufen werden soll, erweitert. Das geht über Extras -> Anpassen -> Befehle. Links unter Kategorien findet man verschiedene Themen und auf der rechten Seite unter Befehle: dann die jeweiligen Befehle. Unter Symbolleisten können Sie auch eine eigene Symbolleiste erstellen, die dann z. B. nur die von Ihnen am häufigsten benötigten Befehle enthält.

Beispiel: Es soll mit einem Tastaturkürzel (Alt+t) ein neuer Termin erstellt werden. Dazu wird wie oben erwähnt das Anpassen-Menü aufgerufen, links Datei ausgewählt und dann rechts der Befehl Termin auf eine Stelle der Menüleiste gezogen und losgelassen. Mit der rechten Maustaste wird der Befehl noch angepasst. Um mit Hilfe der Tastatur auf den Befehl zugreifen zu können, ist es erforderlich, dass der Text des Befehls angezeigt wird. Das geht mit der Option Nur Text (immer) oder Schaltflächensymbol und Text:

Mit der Option Gruppierung beginnen, lässt sich der Befehl optisch etwas von den anderen abgrenzen. Unter Name: steht der Text, der zum Befehl angezeigt wird. Achten Sie hierbei auf das &, das dem T vorangestellt ist. Das &-Zeichen legt fest, welcher Buchstabe zusammen mit der Alt-Taste gedrückt werden muss, damit der Befehl ausgeführt wird. Mit Alt+t wird also ein neuer Termin erstellt. Würde der Name Term&in lauten, würde die Tastenkombination Alt+i den Termin erstellen.

Zu beachten ist dabei, dass die Tastenkombination nicht schon in Verwendung sein darf, denn sonst funktioniert kein Befehl mehr (sowohl der bereits belegte nicht, als auch der eigene nicht). Man kann sich auch dadurch behelfen, in dem man andere Befehle mit gleicher Aktivierungstaste ändert (nur das Symbol ohne Text anzeigen lassen) oder löscht.

Ein weiteres Problem bei Outlook®-Befehlen ist die Kontextabhängigkeit (nicht alle Befehle werden in jeder Ansicht angezeigt). D. h. wurde der Termin-Befehl in der Ansicht Posteingang hinzugefügt und Sie wechseln zum Kontakteordner, so ist er dort nicht mehr vorhanden. Die Lösung ist relativ einfach: Rufen Sie für jede Ansicht, in welcher der Befehl nicht sichtbar ist, erneut das Anpassen-Menü auf und fügen Sie den Befehl erneut hinzu.

Tipp: Nicht vom Kontext abhängig sind Makros. Wenn Sie etwas firm mit VBA sind, so können Sie auch ein eigenes kleines Makro schreiben und dieses dann zu einer Menüleiste hinzufügen.

Achtung: Änderungen an den Symbolleisten werden in der fehleranfälligen Datei outcmd.dat gespeichert (siehe Symbolleisten in Outlook® fixieren). Diese Datei wächst ohne zutun des Anwenders und macht früher oder später Probleme. Es wird daher empfohlen, nach dem Anpassen der Symbolleiste(n) diese Datei zu kopieren. Sollte es zu Problemen kommen, werden Sie sehen, dass die aktuelle Datei wesentlich größer als die Kopie ist, obwohl keine anderen Informationen enthalten sind. Löschen Sie dann die Originaldatei und benennen Sie die Kopie in outcmd.dat um, um wieder problemlos arbeiten zu können. Sie können die Datei outcmd.dat auch auf andere Rechner kopieren und so die gemachten Einstellungen übertragen.

Verwandtes Thema: Workshop Mit Vorlagen arbeiten (dort wird gezeigt, wie ein Befehl hinzugefügt und angepasst wird).