Ordnerstruktur kopieren

Manche Anwender haben eine umfangreiche Ordnerstruktur in ihrer Pst-Datei angelegt und möchten nun eine weitere Pst-Datei mit derselben Struktur anlegen.

Da es bei vielen Ordnern zu mühselig ist, jeden Ordner von Hand neu anzulegen, wird einfach die bestehende Pst-Datei im Windows®-Explorer (1) kopiert und in das bestehende oder ein neues Outlook®-Profil (2) eingebunden. Beachten Sie bitte, dass für diese Kopieraktion Outlook® zwingend geschlossen sein muss, damit die Datei kopiert werden kann. Prüfen Sie bei Problemen bitte auch im Taskmanager, ob noch ein Prozess Outlook.exe läuft und beenden Sie diesen, wenn er nicht nach ca. 20-30 Sekunden von selbst terminiert.

Jetzt müssen "nur" noch die alten Daten gelöscht werden, was aber auch relativ aufwendig ist, da nun jeder Ordner angeklickt, alle Elemente markiert und dann gelöscht werden müssen.

Diese Arbeit kann man mit Hilfe der Archivierfunktion von Outlook® erledigen lassen:

Bis Outlook® 2007: Datei -> Archivieren....

Ab Outlook® 2010: Datei -> Tools zum Aufräumen -> Archivieren...

Wählen Sie dazu den obersten Ordner der gewünschten PST-Datei an und markieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren:. Stellen Sie dann bei Elemente archivieren, die älter sind als: das Datum von morgen ein und aktivieren Sie das Kästchen Auch Elemente, für die keine Auto-Archivierung aktiviert ist.

Wählen Sie jetzt noch bei Archivdatei einen Ort (z. B. auf dem Desktop) aus, indem sich dann die "archivierten" Elemente befinden. Diese Datei können Sie anschließend löschen oder bei Bedarf auch aufheben.

Nach einem Klick auf OK erscheint eine kurze Warnmeldung, dass alle Elemente archiviert werden, was in diesem Fall gewünscht ist und mit Ja bestätigt werden darf.

Während der Archivierung wird rechts unten in der Statusleiste ein Hinweis angezeigt. Dort können Sie gegebenenfalls die Archivierung abbrechen.

Der Archivordner wird zum Archivieren geöffnet und damit in der Ordnerliste angezeigt (3). Diesen können Sie nach dem Archiviervorgang mit einem Rechtsklick auf den Ordner und Archivordner schließen wieder schließen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Pst-Dateien (z. B. den Archivordner), die in Outlook® geöffnet waren, von der Festplatte löschen möchten, müssen Sie Outlook® zuvor schließen.

(1) Alle PST-Dateien, die von Outlook® (bis Version 2007) angelegt werden, liegen im Benutzerverzeichnis:

Windows® XP: C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook.

Windows Vista® / 7: C:\Benutzer\%BENUTZERNAME%\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Um sie sehen zu können, muss die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen im Explorer unter Extras -> Ordneroptionen eingeschaltet sein.

Ab Outlook® 2010 finden Sie die Pst-Dateien in Ihrem Dokumentenverzeichnis in einem Ordner mit dem Namen "Outlook-Dateien".

(2) Die Profilverwaltung für Outlook® finden Sie in der Systemsteuerung (klassische Ansicht, bzw. Symbolansicht) unter Mail, bzw. E-Mail.

(3) Die Anzeige des Archivordners ist auch deaktivierbar:

Bis Outlook® 2007: Extras -> Optionen -> Weitere -> Autoarchivierung... -> Archivordner in Ordnerliste anzeigen

Ab Outlook® 2010: Datei -> Optionen -> Erweitert -> Autoarchivierung -> Einstellungen für die Autoarchivierung... -> Archivordner in Ordnerliste anzeigen.