Probleme mit Verteilerlisten lösen

Wer mit Verteilerlisten (=Kontaktgruppen) in Outlook® arbeitet, stößt dabei gegebenenfalls auf mehrere Probleme:

1. Sortierung der Verteilerliste nach Nachnamen
2. Adressierung der Empfänger
3. Weitergabe von Verteilerlisten
4. Größenbeschränkung von Verteilerlisten
5. Verteilerliste exportieren
6. Verteilerliste importieren
7. Anzahl der Mitglieder von Verteilerlisten anzeigen
8. Verteilerlisten teilen/zusammenführen

Viele davon sind mit dem Tool ContactMaker Pro zu lösen. Neben einer Vielzahl von Funktionen bietet es auch mehrere zur Verwaltung von Verteilerlisten an.

Zu 1. : Sortierung der Verteilerliste nach Nachnamen

Nähere Informationen zu diesem Problem finden Sie in dem Beitrag Wie können Verteilerlisten nach Nachnamen sortiert werden?

Zu 2.: Adressierung der Empfänger

Bei Verteilerlisten gilt es besonders darauf zu achten, dass diese grundsätzlich nicht im An-Feld oder im Cc-Feld eingetragen werden. In diesem Fall sehen alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Das ist bei internen oder privaten E-Mails, bei denen sich alle Empfänger untereinander kennen nicht so tragisch, bei externen E-Mails ist das jedoch ein Ärgernis für die Empfänger.

Zwar ist es vermutlich kein direkter Verstoß gegen das Datenschutzgesetz (Informationen dazu sind nur schwer zu finden, siehe hier und hier), aber dennoch für den Empfänger störend, wenn er weiß, dass unbekannte Menschen nun zum einen seine E-Mail-Adresse (in der Regel auch seinen Namen) wissen und auch, wofür er sich interessiert.

Daher sollte der Absender einer Verteilerliste darauf achten,
dass er eine Verteilerliste immer im Bcc-Feld einträgt.

Ein weiteres Problem bei der Adressierung von Verteilerlisten ist die Darstellung beim Empfänger. Dort steht dann im An-Feld der Name und oder die E-Mail-Adresse des Absenders. Das ist zum einen verwirrend und zum anderen auch unschön. Leider kann man nicht die Daten des Empfängers zur Anzeige bringen, jedoch mit einem kleinen Trick das ganze etwas verbessern:

Erstellen Sie zunächst einen Kontakt mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse und speichern Sie diesen. Im Feld Anzeigen Als (unterhalb der E-Mail-Adresse) ändern Sie dann den Standardwert in eine beliebige Zeichenfolge ab. Wenn Sie z. B. einen Rundbrief an Gärtner schreiben, so könnte dort z. B. An alle Gärtner stehen. Wenn Sie nun eine neue E-Mail schreiben, so setzten Sie diesen Kontakt in das An-Feld, die Verteilerliste jedoch in das Bcc-Feld. Dadurch sehen alle Empfänger den Wert im An-Feld, den Sie unter Anzeigen Als eingegeben haben.

Alternativ zu Verteilerlisten können Sie auch Zusatzsoftware verwenden, die einzelne E-Mails verschicken. Eine kostenlose VBA-Lösung, finden Sie in der Rubrik Tipps+Tricks (Serienmails mit Anlagen). Seit Version 2.3.0 ist eine Serienmailfunktion auch im ContactMaker Pro integriert.

Zu 3.: Weitergabe von Verteilerlisten

Eine Verteilerliste bauen Sie in der Regel aus bestehenden Kontakten auf, wenn gleich Sie auch Adressen, zu denen es keinen Kontakt gibt, von Hand eingeben können. Der Vorteil bei der Auswahl aus vorhandenen Kontakten besteht darin, dass sich bei einem Doppelklick eines Mitgliedes in einer Verteilerliste der dazugehörende Kontakt öffnet.

Senden Sie nun diese Verteilerliste einem Kollegen, so öffnet sich bei diesem nach einem Doppelklick kein Kontakt, auch wenn dieser in seinen Ordnern vorhanden ist. Stattdessen wird nur ein Fenster mit den Eigenschaften des Mitglieds angezeigt.

Der Grund dafür ist, dass es zwischen einem Kontakt in einer Verteilerliste und dem eigentlichen Kontakt eine Art Verbindung gibt. D. h. bei einem Doppelklick sucht Outlook® nicht nach dem Kontakt und öffnet ihn anschließend, sondern versucht die Verbindung herzustellen und zu öffnen. Das gelingt nicht, da diese Verbindung eine eindeutige ID hat, die (je nach dem, wo die Kontakte abgelegt sind), unterschiedlich ist.

Abhilfe schafft das Programm ContactMaker Pro, das u. a. Verteilerlisten reparieren und die Verbindungen wiederherstellen kann.

Zu 4.: Größenbeschränkung von Verteilerlisten

In Outlook® selbst gibt es keine Beschränkung hinsichtlich der Größe einer Verteilerliste. Wenn Sie jedoch mit einem Exchange-Postfach arbeiten, so werden die Verteilerlisten in Ihrem Postfach gespeichert und hier ist die Größe auf 8Kb / Verteilerliste beschränkt. Wie Sie diese Größenbeschränkung aufheben, lesen Sie in dem Beitrag Wie kann ich in Exchange große Verteilerlisten erstellen?

Aber auch Anwender, die ohne Exchange-Postfach arbeiten, klagen häufig, dass nicht alle Empfänger einer Verteilerliste erreicht wurden. In diesem Fall handelt es sich um eine Beschränkung seitens des Providers, der mit dieser Maßnahme das Versenden von SPAM unterbinden möchte. In der Regel sind ca. 50 Empfänger als Maximum zugelassen, der Wert kann aber je nach Provider variieren.

Um keine Probleme mit Größenbeschränkungen zu haben, können Sie auch hier auf das oben erwähnte VBA-Beispiel zurückgreifen. Dieses versendet einzelne E-Mails und umgeht somit jede Beschränkung, sei es von einem Exchange-Server oder von einem Provider.

Zu 5.: Verteilerliste exportieren

Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Beitrag Mitglieder einer Verteilerliste exportieren.

Zu 6.: Verteilerliste importieren

In Outlook® lassen sich nur Kontclass="program" target="_self" href="/tools/kontakte/contactmaker-pro.html" title="Kontakte mit 1 Mausklick und Verteilerlistenmanagement!">ContactMaker Pro mit wenigen Mausklicks abgenommen.

Zu 7.: Anzahl der Mitglieder von Verteilerlisten anzeigen

Outlook® bietet hierfür keine Möglichkeit an. Sie können wie unter 5. beschrieben die Verteilerliste nach Excel® exportieren und sehen dann dort anhand der vorhandenen Zeilen die Anzahl der Mitglieder der Verteilerliste. Falls Sie diese Funktion jedoch häufiger benötigen, ist das kein wirklich brauchbarer Weg. Wesentlich einfacher geht es mit dem Programm ContactMaker Pro, das Ihnen verschiedene Informationen zu Verteilerlisten anzeigen kann (u. a. auch die Anzahl der Mitglieder).

Zu 8.: Verteilerlisten teilen/zusammenführen

Auch mit dieser Problematik lässt Sie Outlook® im Regen stehen. Wieder muss auf das Programm ContactMaker Pro verwiesen werden, das Ihnen hier weiterhilft. Damit ist es möglich Verteilerlisten in mehrere aufzuteilen (mit Masterliste, welche die aufgeteilten Verteilerlisten enthält) oder aber mehrere kleine Listen in 1 große zusammenzuführen.