Warum kann ich manche Anhänge nicht öffnen?

Zuletzt geändert am 19. Dezember 2010

Immer wieder erhalte ich Anlagen, die ich nicht öffnen kann! Woran liegt das, und was kann ich dagegen tun?

Wenn Sie eine Anlage nicht öffnen können, so kann dies mehrere Gründe haben:

  1. Es besteht ein Problem mit dem temporären Ordner, in dem Outlook® alle Anlagen vor dem Öffnen ablegt.
  2. Die Anlage ist defekt (z. B. durch Virenscanner).
  3. Die Anlage wird von Outlook® blockiert.
  4. Es handelt sich um die berühmte Datei Winmail.dat.
  5. Der Empfänger verfügt nicht über das entsprechende Programm.

Erklärung zu 5.:

Es gibt zahlreiche Programme, mit denen z. B. Briefe geschrieben, Grafiken gezeichnet oder Tabellen erstellt werden können. Die meisten davon verfügen über ein eigenes Dateiformat (z. B. doc bzw. docx für Microsoft® Word). Häufig können sie die Daten auch in anderen, gebräuchlicheren Formaten speichern (z. B. rtf), jedoch sind dies nicht die Standardeinstellungen, wenn ein Dokument gespeichert wird. Zudem können Formatierungen verlorengehen, die das Alternativformat nicht unterstützt. 

Eine Datei, die Sie im Wordformat speichern, können Sie mit einem Doppelklick wieder öffnen, weil das Betriebssystem durch die Installation von Word "weiß", dass es diese Datei mit Word öffnen muss. Dabei spielt es primär keine Rolle, ob die Datei auf der Festplatte oder in einer E-Mail doppelt angeklickt wird. Beim Doppelklick in einer E-Mail speichert Outlook® diese "heimlich" in einen versteckten Ordner (siehe 1.), damit sie danach geöffnet werden kann.

Wenn jedoch der Empfänger kein Word installiert hat, dann "weiß" das Betriebssystem nicht, dass die Dateiendung .doc mit Word verbunden ist, weil das Programm ganz einfach nicht vorhanden ist.

Aus diesem Grund wurde schon vor langer Zeit ein Format eingeführt, das dieses Problem beseitigt. Es ist die Rede von PDF (=Portable Document Format), das vermutlich jeder Anwender kennt. Um es lesen zu können, gibt es verschiedene, kostenlose Programme. Das am weitesten verbreitete kommt vom Erfinder des Formats selbst und heißt Adobe Reader. Eine Alternative wäre z. B. FoxitReader, das es auch als Portable Version gibt (ohne Installation) und zu dem schneller ist.

Beim E-Mail-Versand gilt es daher darauf zu achten, dass eine Anlage immer im PDF-Format geschickt wird, und nie in dem Format, das die Anwendung hat, mit der sie erstellt wurde. Ausnahmen sind normale Bildformate (z. B. jpg, png, bmp usw.) und wenn der Absender sicher weiß, dass der Empfänger über ein Programm verfügt, mit dem er die Anlage öffnen kann (z. B. einen Viewer, der eine Datei nur betrachten, aber nicht verändern kann).

Ab Office 2007 lassen sich Office-Dateien auch ganz einfach über einen entsprechenden Menüpunkt als PDF per E-Mail verschicken:

2007: Office-Knopf -> Datei -> Senden -> PDF-E-Mail-Anlage

2010: Datei -> Speichern und Senden -> Als PDF senden

Das geht jedoch nur, wenn Outlook® installiert ist. Ist kein Outlook® installiert, muss der Umweg über das manuelle Speichern als PDF gegangen werden. D. h. Sie speichern die Datei zunächst als PDF-Datei auf der Festplatte ab (Speicherort bitte merken!) und fügen diese dann in einer neuen E-Mail als Anlage wieder ein.

Wer kein Office 2007 oder höher hat, oder auch aus anderen Anwendungen PDF-Dateien erstellen möchte, kann sich das kostenlose Programm FreePDF herunterladen. Das Programm wird als Drucker eingebunden und ist somit in jeder Anwendung, die über eine Druckfunktion verfügt, verfügbar. Nach dem Sie auf "Drucken" geklickt haben, fragt Sie das Programm, was mit der Datei geschehen soll. In dem Dialog können Sie u. a. auch die Datei an eine E-Mail anhängen.