Wie beuge ich Problemen in Outlook vor?

Outlook® ist ein relativ empfindliches Programm, das man gut behandeln sollte.

Beherzigen Sie die folgenden Tipps, um den häufigsten Problemen vorzubeugen:

1. Verwenden Sie keinen Virenscanner, der sich in Outlook® einbindet, bzw. deaktivieren Sie sämtliche Funktionen, die auf Outlook® zugreifen.
2. Achten Sie darauf, dass Ihre Pst-Dateien < 500 MB sind (empfohlen sind 100-300 MB). Grundsätzlich gilt: Je kleiner, desto besser.
3. Verkleinern Sie große Pst-Dateien durch Archivierung und das Auslagern von Anlagen. Bei überschaubarem E-Mail-Aufkommen ist 1 Archivdatei pro Jahr ausreichend. Je nach dem können Sie auch eine pro Quartal oder pro Monat einrichten.
4. Verwenden Sie den Ordner "Gelöschte Objekte" nicht als Ablage, sondern leeren Sie diesen regelmäßig.
5. Löschen Sie SPAM nach Möglichkeit sofort, um Datenmüll zu vermeiden und damit Sie den Überblick nicht verlieren und so echte E-Mails übersehen.
6. Komprimieren Sie von Zeit zu Zeit Ihre Pst-Datei, da diese beim Löschen von Elementen nicht automatisch kleiner wird.
7. Halten Sie nicht zu viele Pst-Dateien gleichzeitig in Outlook® geöffnet. Jede Datei benötigt Arbeitsspeicher und fordert die Ressourcen von Outlook®.
8. Halten Sie Ihre Ordnerstruktur übersichtlich und vermeiden Sie zu tiefe und zu viele Unterordner. Arbeiten Sie stattdessen besser mit Kategorien.
9. Löschen Sie niemals Pst-Dateien von der Festplatte, die noch in Outlook® eingebunden sind! Dieser Fehler trägt häufig zu einem defekten Outlook®-Profil bei. Schließen Sie eine Pst-Datei vor dem Löschen mit einem Rechtsklick in Outlook® oder entfernen Sie diese über die Systemsteuerung mit dem Punkt "Mail" -> "Datendateiverwaltung". Vor dem Löschen von der Festplatte muss Outlook® geschlossen sein.
10. Importieren und Exportieren Sie keine Daten von Pst-Dateien (siehe "Wie übertrage ich meine Outlook®-Daten in eine neue Installation?").
11. Sofern Sie noch mit einer Pst-Datei arbeiten, die mit einer Outlook®-Version vor 2003 erstellt wurde, erstellen Sie bitte eine neue Pst-Datei mit dem aktuellen Datenformat. Kopieren Sie dann die Daten der alten Datei mit CopyPst in die neue. Exportieren Sie jedoch vorher Ihre Outlook®-Regeln.
12. Wenn möglich arbeiten Sie nicht mit Pst-Dateien, die auf einem Netzlaufwerk liegen. Diese Möglichkeit wird von Microsoft® nicht unterstützt und kann im Extremfall zum totalen Datenverlust führen (siehe auch Outlook im Netz).
13. Achten Sie vor dem Herunterfahren Ihres Computers darauf, dass Outlook® auch wirklich beendet ist (dieses Problem ist mit Version 2010 so gut wie behoben und tritt nur noch in seltenen Fällen auf. Schon aus diesem Grund wird nur noch Outlook® 2010 empfohlen, da es durch das unkorrekte Beenden zu Problemen mit der Pst-Datei kommen kann).
14. Anwender vor Outlook® 2010 löschen bitte von Zeit zu Zeit die Datei outcmd.dat, da diese von selbst wächst und zu den unterschiedlichsten Problemen führen kann.
15. Auch die Datei extend.dat, in welcher installierte Add-Ins und Exchange-Client-Erweiterungen zwischengespeichert werden, kann Probleme machen und sollte ab und zu gelöscht werden.
16. Gleiches wie für die beiden zuvor genannten Dateien gilt auch für den versteckten Tempordner von Outlook®, den Sie ebenfalls von Zeit zu Zeit leeren sollten.
17. Pst-Dateien können Fehler bekommen und auch ganz defekt werden. Sichern Sie daher regelmäßig Ihre Pst-Dateien.

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