Outlook-Aufgaben mit Microsoft To-Do synchronisieren
So funktioniert das Zusammenspiel Ihrer Outlook-Aufgaben auf Ihrem SmartPhone mit der App "Microsoft To-Do"
Wenn Sie Aufgaben in Outlook verwalten, suchen viele Anwender ach nach einer App, die ihre Aufgaben auch mit dem Smartphone synchronisiert. Mit "To-Do" gibt es dafür inzwischen eine App von Microsoft – sowohl für Windows als auch für Android und iOS. Was die App leistet und wie gut sie sich mit Outlook versteht, erfahren Sie in diesem Tipp.
Dank Cloud-Diensten lassen sich Termine, Kontaktdaten und E-Mails problemlos auf den unterschiedlichsten Geräten synchronisieren. Nicht ganz so reibungslos sieht es bei Aufgaben aus, da viele Smartphones keine eingebaute Aufgaben-App besitzen. Und bei Apps von Drittanbietern hakt es mitunter an der Synchronisierung mit den Aufgaben aus Outlook. Selbst Microsofts eigener Outlook-App für Android und iOS fehlt eine Aufgaben-Integration. Diese Lücke füllt "Microsoft To-Do".
Microsoft To-Do ist ein kostenloses, Cloud-basiertes Management-Tool für Aufgaben und To-Do-Listen. Es ist als Windows 10-App sowie als App für Android oder iOS verfügbar. Über den App-Store der jeweiligen Plattform können Sie To-Do auf Ihrem PC, Tablet oder Smartphone installieren. Außerdem können Sie To-Do systemunabhängig im Browser starten, und zwar über die Adresse
Voraussetzung für den Einsatz von To-Do ist ein Microsoft-Konto. Das kann ein kostenloses Outlook.com-Konto sein oder ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto im Rahmen eines Office 365-Abonnements. Beim ersten Start von To-Do werden Sie zur Anmeldung aufgefordert.
Der Funktionsumfang von To-Do ist – zumindest aktuell – recht überschaubar. Sie können Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum und gegebenenfalls einer Erinnerung anlegen und diesen Aufgaben Notizen oder Dateianhänge hinzufügen. Außerdem lassen sich "Schritte" zuordnen – so etwas wie Unteraufgaben, die allerdings kein eigenes Fälligkeitsdatum besitzen und lediglich als erledigt gekennzeichnet werden können.
Organisieren lassen sich die Aufgaben in Listen, um beispielsweise private von geschäftlichen Aufgaben zu trennen oder um Aufgaben nach Themenschwerpunkten zu gruppieren. Interessant für die Teamarbeit ist, dass Sie die Listen mit anderen Personen teilen können, indem Sie einen von To-Do generierten Einladungslink verschicken.
Für einen schnellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben bietet To-Do die Ansicht Mein Tag an. Und alle Aufgaben der kommenden Woche finden Sie in der Ansicht Geplant. So steht einer effektiven Planung nichts im Wege.
Da stellt sich nur die Frage, wie das Ganze mit Ihren Outlook-Aufgaben harmoniert. Das hängt ganz davon ab, in welchem Outlook-Konto Sie Ihre Aufgaben verwalten.
Wenn Sie in Outlook den Aufgabenordner eines Office 365- oder eines Microsoft-Kontos verwenden, funktioniert der Datenaustausch zwischen To-Do und Outlook vollautomatisch – vorausgesetzt natürlich, Sie greifen mit To-Do und Outlook auf dasselbe Office 365- oder Microsoft-Konto zu. Dann werden Sie in To-Do sofort Ihre Outlook-Aufgaben wiederfinden. Und umgekehrt landen alle Aufgaben, die Sie in To-Do anlegen, direkt im Aufgabenordner Ihres Desktop-Outlook. Die darin enthaltenen Unterordner erscheinen in To-Do als separate Listen.
In Kauf nehmen müssen Sie jedoch, dass in To-Do nicht alle Detailinformationen einer Outlook-Aufgabe angezeigt werden. Es fehlen zum Beispiel das Startdatum einer Aufgabe, der Erledigt-Prozentsatz, Gesamtaufwand, Ist-Zeit und einige andere Eigenschaften, die Sie im Formular einer Outlook-Aufgabe eintragen können. Immerhin gehen diese Informationen nicht verloren, wenn Sie eine Aufgabe einmal nicht in Outlook, sondern in To-Do bearbeiten.
Umgekehrt tauchen in Outlook keine "Schritte" (Unteraufgaben) auf, die Sie in To-Do definieren. Sie werden dort weder im Notizbereich angezeigt, noch erstellt Outlook dafür eine eigenständige Aufgabe.
Trotz dieser Einschränkungen bietet sich To-Do als Ergänzung zu Outlook an, wenn Sie Ihre Aufgaben auch auf dem Smartphone oder Tablet verwalten und die Ergebnisse gleich mit Ihrem Heim- oder Büro-Arbeitsplatz synchronisieren wollen.
So positiv fällt das Urteil allerdings nur aus, wenn Sie komplett auf Microsoft-Produkte und -Dienstleistungen eingeschworen sind. Wenn Sie Ihre Outlook-Aufgaben dagegen in einem Konto eines anderen Dienstleisters, in einem Konto eines firmeneigenen Exchange Servers oder gar in einer lokalen Datendatei verwalten, hilft To-Do nicht weiter. Zumindest findet dann keine Synchronisierung der Daten statt.
Ob To-Do für Sie eine sinnvolle App auf mobilen Geräten ist, hängt somit davon ab, wie groß Ihre Bereitschaft ist, auf die Dienste von Microsoft zu bauen.