So organisieren Sie die Arbeit im Homeoffice mit einem kleinen Team

Geschrieben am 26. März 2020

Meistern Sie Homeoffice mit kleinen Teams mithilfe kostenloser Tools von Microsoft

Durch die aktuelle Corona-Krise sind viele Unternehmen gezwungen, von einem Tag auf den anderen in virtuellen Teams zu arbeiten. Selbst wenn in der Vergangenheit bereits einige Mitarbeiter teilweise im Homeoffice tätig waren, birgt die Umstellung auf eine komplett virtualisierte Zusammenarbeit ganz neue Herausforderungen. Es gibt inzwischen zahlreiche Angebote, um die Team-Arbeit über das Internet zu optimieren, aber wir möchten uns in diesem Tipp vor allem auf die Angebote rund um Microsoft Office konzentrieren. Außerdem soll es in erster Linie um die schnelle und kostengünstige Virtualisierung eines kleinen Teams gehen, denn aktuell sind eher pragmatische Lösungen gefragt, die sich schnell umsetzen lassen.

MSTeams

Die optimale von Microsoft angebotene Lösung zur Arbeit in einem virtuellen Team heißt passenderweise Microsoft Teams. Sie finden hier alle Funktionen für Gruppenchat, virtuelle Meetings und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten unter einer komfortablen Oberfläche. Die entsprechende App steht auf verschiedenen Plattformen für Windows, Mac, Linux, Android und iOS zur Verfügung. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen eine "Business-Variante" von Office 365 einsetzen, steht Ihnen Microsoft Teams ohne Zusatzkosten zur Verfügung. In diesem Fall sollten Sie Ihren Admininstrator ansprechen, damit Microsoft Teams entsprechend eingerichtet wird.

Planen Sie in absehbarer Zeit den Umstieg auf eine kostenpflichtige Office 365-Variante für Unternehmen, könnte jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Test sein, denn Microsoft bietet aufgrund der gestiegenen Anzahl von Remoteanwendern durch den COVID-19-Ausbruch eine kostenlose Testversion von Office 365 E1 inklusive Microsoft Teams für ganze 6 Monate an. Einen entsprechenden Promotionkey erhalten Sie vom Microsoft-Vertrieb oder einem Microsoft-Partner.

Die beste kostenpflichtige Abovariante von Microsoft Office für ein kleine und mittlere Unternehmen ist aber derzeit Office 365 Business Premium, denn Office 365 E1 bietet lediglich den Zugriff auf die Online-Varianten der Office-Anwendungen an. Mit Office 365 Business Premium erhalten Sie alle Desktop Anwendungen des Office-Paketes inklusive Exchange Online mit E-Mail und Kalender, SharePoint-Teamwebsite sowie alle Funktionen von Microsoft Teams. Die Kosten belaufen sich auf knapp 125,00 € pro Anwender und Jahr.

Es gibt aber auch eine komplett kostenlose Variante von Microsoft Teams, die unabhängig von einem Office 365-Abonnement ist und die sich daher auch mit älteren Office-Versionen einsetzen lässt. Es gibt hier einige Einschränkungen wie zum Beispiel maximal 10 GB Speicherplatz für gemeinsam im Team genutzte Dateien, aber als schneller Start in die Virtualisierung ist das zunächst einmal absolut ausreichend. Für Installation und Einrichtung des kostenlosen Microsoft Teams muss man sich ein wenig Zeit nehmen und damit Sie möglichst schnell zum Ziel kommen. Unser brandneues E-Book, beschreibt ausführlich alle Schritte zur Vernetzung Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice mit Microsoft Teams. Wir bieten das E-Book zum kostenlosen Download an. Wenn Ihnen das E-Book weiterhilft und Sie unsere Arbeit unterstützen möchten, können Sie auf Wunsch einen freiwilligen Betrag für das E-Book zahlen.

homeoffice box

Aber auch ohne Microsoft Teams können Sie schnell und kostengünstig ein virtuell zusammenarbeiten. Sie benötigen dazu lediglich ein Microsoft Konto, das mit wenigen Mausklicks kostenlos angelegt ist. In den meisten Fällen werden Sie und die übrigen Team-Mitglieder bereits über ein Microsoft Konto verfügen. Es wird unter anderem für Neuinstallationen von Windows 10, die Verwendung von Skype, Office 365 Home oder Personal, OneDrive oder die Verwendung von outlook.com benötigt. Sobald alle Team-Mitglieder über ein Microsoft Konto verfügen können Sie sofort über das Internet zusammenarbeiten:

Skype für Video- und Telefonkonferenzen, Gruppenchats, Telefonate, Remote-Support und einfache Bildschirm-Präsentationen

Skype ist die Basis für die Kommunikation in Ihrem Team. Es stehen kostenlose Clients für Windows, Mac, Linux, Android und iOS zur Verfügung, so dass Sie sogar Kollegen einbeziehen können, die nur über ein SmartPhone oder Tablet im Homeoffice verfügen. Sie haben dann unter anderem folgende Möglichkeiten:

  • Video- oder Audio-Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern
  • Einbeziehung von Gesprächspartnern außerhalb Ihres Teams über Einladungslinks oder das Anrufen von regulären Festnetz-/Mobilnummern (für diese Funktion müssen Sie allerdings Skype-Guthaben kaufen).
  • Chat-Funktionen für Gruppen oder Einzelpersonen
  • Einfacher Remote-Support und schnelle Bildschirm-Präsentation durch die Freigabe Ihres Bildschirms während eines Skype-Gesprächs.

OneDrive für den Zugriff gemeinsam genutzte Dateien

Zusammen mit Ihrem Microsoft Konto erhalten Sie automatisch 5 GB kostenlosen Speicherplatz bei OneDrive. Sollten Sie ein Abonnement von Office 365 Home oder Personal nutzen, stehen Ihnen sogar 1 TB Speicherplatz zur Verfügung, aber auch 5 GB reichen für die wichtigsten gemeinsam genutzten Dateien erfahrungsgemäß aus.

OneDrive lässt sich zwar auf Wunsch ausschließlich online über den Browser nutzen, aber für eine effektive Zusammenarbeit empfiehlt sich die Installation der entsprechenden OneDrive-Erweiterung für Windows oder Mac. Auf diese Weise stehen Ihnen alle auf OneDrive gespeicherten Dateien ganz normal im Browser bzw. im Finder zur Verfügung. Anschließend können Sie gezielt einzelne Ordner oder Dateien für Ihr komplettes Team oder nur für einzelne Anwender freigeben und so jederzeit gemeinsam auf die gleichen Daten zugreifen. Über Office Online (siehe folgender Abschnitt) können Sie sogar jede auf OneDrive gespeicherte Office-Datei zur gleichen Zeit gemeinsam bearbeiten (und auf Wunsch zur gleichen Zeit per Skype über die Bearbeitung sprechen). Aber auch die Bearbeitung mit einer lokal installierten Office-Version ist möglich indem Sie die Datei ganz einfach aus dem OneDrive-Ordner öffnen. Dabei können auch ältere Office-Versionen zum Einsatz kommen, aber hier ist die gleichzeitige Nutzung der gleichen Dateien häufig eingeschränkt!

In der Praxis hat es sich bewährt, zumindest einen Ordner für alle Anwender freizugeben, in dem dann ggf. mit weiteren Unterordnern eine Strukturierung zum Beispiel nach Themen, Kunden oder Projekten vorgenommen wird.

Office Online zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Arbeitsmappen und Präsentationen

Wenn Sie die OneDrive-Dateien lokal synchronisieren, können Sie sie ganz normal mit jeder Office-Version bearbeiten, aber echtes Teamwork funktioniert am besten über Office Online unter anderem mit Excel, Word und PowerPoint. Die Online-Anwendungen bieten nicht den kompletten Funktionsumfang der Desktop-Varianten, aber Sie werden feststellen, dass die angebotenen Funktionen für den Großteil der Anwendungen absolut ausreichend sind. Sie können so Dokumente, Arbeitsmappen oder Präsentationen im Browser gemeinsam mit anderen Anwendern erstellen und bearbeiten.

Jeder Anwender, mit dem Sie das Dokument teilen hat immer Zugriff auf die aktuelle Version und Sie können gemeinsam Änderungen vornehmen oder Kommentare hinterlassen.

Sie haben also die Wahl - Wenn Sie bei Ihrer virtuellen Zusammenarbeit im kleinen Team komplett in der Microsoft-Welt bleiben möchten, haben wir Ihnen drei Vorschläge gemacht:

  • Die kostenlose Basis-Variante basierend auf einem Microsoft Konto mit Skype, OneDrive und Office Online.
  • Die kostenlose Komfort-Variante basierend auf dem Gratis-Plan von Microsoft Teams. Der Installations-, Abstimmungs- und Einrichtungsaufwand ist etwas größer, aber das Ergebnis komfortabler und leistungsfähiger als bei der Basis-Version. Wir unterstützen Sie bei den ersten Schritten mit einer kostenlosen Anleitung, die nächste Woche erscheinen wird.
  • Die Premium-Variante mit Microsoft Teams und einem kostenpflichtigen Office 365-Abonnement wie Office 365 Business Premium. Hier steht Ihnen der komplette Funktionsumfang von Teams zur Verfügung, Sie nutzen immer die neueste Office-Version und Ihnen steht gleichzeitig noch Exchange Online zur Verfügung. Mit ca. 125,00 € pro Anwender und Jahr ist diese Variante allerdings nicht ganz billig.

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