So können Sie E-Mails aus Outlook ganz einfach als PDF speichern

Geschrieben am 21. Oktober 2020

Der brandneue SmartTools AutoFiler 5.0 – Ablage, Organisation und PDF-Export für Ihre E-Mails

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation wird mit der Version 5.0 jetzt noch besser:

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Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden

  • Ablagejobs für Projekte, Kunden, Themen, Archivierung usw. können Sie jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ist eine E-Mail bearbeitet genügt ein Mausklick und sie wird zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in den richtigen Outlook-Ordner verschoben.
  • Der SmartTools AutoFiler 5.0 kann Anhänge jetzt unabhängig von Ihren E-Mails ablegen und organisieren
  • Die in der Version 4 eingeführte Automatisierung Ihrer Mailablage wurde weiter ausgebaut und optimiert
  • Wir haben über 100 Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen umgesetzt

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist und bleibt natürlich das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation:

E-Mail-Organisation per Mausklick

Die Ablagefunktion des SmartTools AutoFiler sorgt dafür, dass jede E-Mail in Sekundenschnelle an der richtigen Stelle abgelegt wird – und zwar ganz flexibel dort, wo Sie es wünschen: Outlook-/Exchange-Ordner, als PDF auf der Festplatte, in der Cloud, in einem Netzwerk-Ordner, in einer externen PST-Datei und, und, und...

PDF-Archivierung flexibel und leistungsfähig

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF oder PDF/A auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet. Mit dem Speichern im Standardformat PDF bzw. PDF/A werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5 oder 10 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können.

Komplette Outlook-Ordner und Ordnerstrukturen archivieren

Definieren Sie beliebige Ablagejobs für verschiedene Outlook-/Exchange-Ordner, Kriterien, Regeln sowie Ablageformate und -ziele. Jeden Job können Sie gezielt per Mausklick aufrufen oder automatisch starten lassen.

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Die gewünschten Ablagejobs werden einmal definiert und können dann jederzeit aufgerufen oder auch voll automatisch zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden.

Der SmartTools AutoFiler erledigt Ablage und Archivierung voll automatisch zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Zum Beispiel am Ende des Tages, in der Mittagspause oder immer am Ende des Monats.

Die brandneue Version 5.0 erscheint im November 2020. In unserer Sonderaktion für Abonnenten erhalten Sie nicht nur über 30% Rabatt auf den aktuellen SmartTools AutoFiler 4.5, sondern außerdem eine Lizenz der brandneuen Version 5.0 als Gratiszugabe.

AutoFiler-Sonderaktion mit Gratislizenz

Sie sind bereits ein zufriedener Anwender des SmartTools AutoFiler? Als Käufer des SmartTools AutoFiler 4.x können Sie hier ein günstiges Update bestellen. Wenn Sie den SmartTools AutoFiler 4.2 in den letzten Monaten erworben haben, ist das Update für Sie kostenlos. Sie werden vom SmartTools AutoFiler automatisch benachrichtigt sobald die neue Version verfügbar ist und heruntergeladen werden kann.

So können Sie die Betreffzeile von E-Mails automatisch um das aktuelle Datum erweitern

In vielen Bereichen werden täglich Nachrichten mit gleich lautenden Betreffzeilen an mehrere Empfänger verschickt. Wenn Sie dabei Lesebestätigungen anfordern, gibt es ein Problem: Da die Empfänger die Nachrichten nicht immer am gleichen Tag lesen, treffen die Bestätigungen häufig erst einige Tage später ein. Am Betreff ist dann nicht zu erkennen, auf welche Nachricht sich die Lesebestätigung bezieht. Zum Beispiel: Sie verschicken täglich aktuelle Preislisten mit dem Betreff "Anbei aktuelle Preisliste". Um das oben geschilderte Problem zu lösen, müsste bei jeder Nachricht das aktuelle Tagesdatum in den Betreff eingegeben werden, so dass Sie später am Betreff "Gelesen: Aktuelle Preisliste vom 16.10.20" erkennen können, dass der Empfänger die Preisliste erhalten hat. Dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe der VBA-Routine aus unserem Tipp der neuesten Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly vermeiden.

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