Termine und Besprechungen in Outlook automatisch kürzen

So lassen Sie Termine und Besprechungen in Outlook 365 automatisch kürzen

Nachdem die meisten Besprechungen inzwischen online stattfinden und man praktisch per Mausklick das Meeting wechseln kann ohne zumindest in einen neuen Besprechungsraum zu gehen, ist man schnell versucht, Termine ohne Pause direkt aneinander zu hängen. In Outlook 365 steht allen Abonnenten bald eine neue Funktion zur Verfügung, die Sie in dieser Hinsicht ein wenig bremsen soll.

Rufen Sie dazu den Optionen-Dialog auf und wechseln Sie in die Kategorie "Kalender". Unter Verkürzen von Terminen und Besprechungen haben Sie die Wahl, ob Sie beim Vereinbaren von neuen Terminen lieber etwas später starten oder früher beenden möchten. Markieren Sie zum Beispiel "Früh beenden" und legen Sie die gewünschte Dauer für kurze und lange Termine (weniger oder mehr als 1 Stunde) fest. Ein Termin, der dann beispielsweise standardmäßig von 14:00 bis 14:30 dauern würde, wird dann in Zukunft automatisch von Outlook für 14:00 bis 14:25 vorgeschlagen, so dass Sie ein paar Minuten Verschnaufpause haben, bevor vielleicht der nächste Termin schon wieder um 14:30 beginnt.

Es handelt sich dabei aber immer nur um Vorschläge. Sie können die Zeiten natürlich jederzeit genau so festlegen, wie Sie sie benötigen, aber ein entspanntes Zeitschema, das standardmäßig vorgegeben wird, kann zumindest zeitweise für die notwendigen Pausen sorgen.

Auch mit einem aktiven Microsoft 365-Abonnent kann es sein, dass Sie die neue Option aktuell noch nicht nutzen können. Sie wird nach und nach verteilt und sollte spätestens in einigen Wochen für alle Outlook 365-Anwender verfügbar sein.