E-Mails aus Outlook ganz einfach als PDF speichern

Geschrieben am 03. März 2021

Der neue SmartTools AutoFiler bietet Ablage, Organisation und komfortablen PDF-Export für Ihre Outlook-Mails 

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation wird mit der Version 5.0 jetzt noch besser:

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Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden

  • Ablagejobs für Projekte, Kunden, Themen, Archivierung usw. können Sie jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ist eine E-Mail bearbeitet genügt ein Mausklick und sie wird zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in den richtigen Outlook-Ordner verschoben.
  • Der SmartTools AutoFiler 5.0 kann Anhänge jetzt unabhängig von Ihren E-Mails ablegen und organisieren
  • Die in der Version 4 eingeführte Automatisierung Ihrer Mailablage wurde weiter ausgebaut und optimiert
  • Wir haben über 100 Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen umgesetzt

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist und bleibt natürlich das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation:

E-Mail-Organisation per Mausklick

Die Ablagefunktion des SmartTools AutoFiler sorgt dafür, dass jede E-Mail in Sekundenschnelle an der richtigen Stelle abgelegt wird – und zwar ganz flexibel dort, wo Sie es wünschen: Outlook-/Exchange-Ordner, als PDF auf der Festplatte, in der Cloud, in einem Netzwerk-Ordner, in einer externen PST-Datei und, und, und...

PDF-Archivierung flexibel und leistungsfähig

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF oder PDF/A auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet. Mit dem Speichern im Standardformat PDF bzw. PDF/A werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5 oder 10 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können.

Komplette Outlook-Ordner und Ordnerstrukturen archivieren

Definieren Sie beliebige Ablagejobs für verschiedene Outlook-/Exchange-Ordner, Kriterien, Regeln sowie Ablageformate und -ziele. Jeden Job können Sie gezielt per Mausklick aufrufen oder automatisch starten lassen.

Der SmartTools AutoFiler erledigt Ablage und Archivierung voll automatisch zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Zum Beispiel am Ende des Tages, in der Mittagspause oder immer am Ende des Monats.

Die brandneue Version 5.0 erscheint im 2. Quartal 2021. In unserer Sonderaktion für Abonnenten erhalten Sie nicht nur über 45% Rabatt auf den aktuellen SmartTools AutoFiler 4.7, sondern außerdem eine Lizenz der Version 5.0 als Gratiszugabe.

AutoFiler-Sonderaktion mit Gratislizenz

Sie sind bereits ein zufriedener Anwender des SmartTools AutoFiler? Als Käufer des SmartTools AutoFiler 4.x können Sie hier ein günstiges Update auf die Version 4.7 bestellen – die Version 5.0 erhalten Sie ebenfalls kostenlos. Wenn Sie den SmartTools AutoFiler 4.2 oder 4.5 in den letzten Monaten bereits erworben haben, ist das Update auf die Version 4.7 für Sie kostenlos. Sie werden vom SmartTools AutoFiler automatisch benachrichtigt sobald die neue Version verfügbar ist und heruntergeladen werden kann.

ol autofiler werbung02 Globale Ablageregeln helfen bei der standardisierten Mailablage im Unternehmen – die Regeln werden zentral verwaltet und allen Anwendern zur Verfügung gestellt.

Mit der neuen Teamedition des SmartTools AutoFiler können Sie Ablageregeln zentral verwalten und an alle Anwender verteilen. So stellen Sie sicher, dass sich alle Anwender an den vorgegebenen Standard halten:

SmartTools AutoFiler Teamedition

Für den Einsatz in größeren Unternehmen gibt es außerdem SmartTools AutoFiler Enterprise. Diese Version ist für die Installation über eine automatische Softwareverteilung oder auf dem Terminal Server optimiert. Sie bietet ebenfalls globale Ablageregeln, die sich zentral definieren und nur von berechtigten Anwendern ändern lassen sowie die Steuerung von Einstellungen über Gruppenrichtlinien.

Helpline: Navigationsrichtung beim Lesen und Löschen von Nachrichten

Navigationsrichtung

Frage: Beim Lesen neuer E-Mails habe ich mir angewöhnt, mit der ältesten ungelesenen Nachricht zu beginnen und den Posteingang dann quasi von unten nach oben bis zur neuesten Nachricht durchzuarbeiten. Beim Lesen ist das kein Problem, da ich mit der Pfeiltaste einfach nach oben zur darüber stehenden E-Mail gehen kann. Aber wenn ich eine Nachricht lösche, springt Outlook automatisch zur nachfolgenden Nachricht, - die ich ja schon gelesen hatte. Lässt sich die Bearbeitung irgendwie komfortabler gestalten, so dass ich beim Löschen einer Nachricht automatisch zu der darüber stehenden springe?

Antwort: Erfreulicherweise lässt sich die Navigationsrichtung beim Löschen einzelner Nachrichten direkt durch eine Outlook-Option beeinflussen. In der neuesten Ausgabe von SmartTools Outlook Weekly erfahren Sie, wie sie dazu genau vorgehen müssen.

Tool-Tipp: Serienmails mit personalisierten Anhängen an Ihre Outlook-Kontakte

Verschicken Sie jetzt mit wenigen Mausklicks personalisierte Anhänge für individuelle Rechnungen, Einladungen, Angebote, Bestellformulare, Einsatzpläne, Preislisten usw.

Personalisierte Serien-E-Mails sind der Standard für professionelles Marketing und optimale Kundenpflege. Mit dem brandneuen SmartTools Serienmail-Profipaket 4.5 für Word 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 werden Ihre Mailings noch erfolgreicher: Sie können nicht nur die Serienmails, sondern auch die Anhänge personalisieren und perfekt auf jeden einzelnen Empfänger abstimmen.

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Der SmartTools Serienmailer und der SmartTools Seriendruck PDF-Konverter sind perfekt aufeinander abgestimmt und können in diesem Profipaket mit über 40% Rabatt auf die Einzelpreise bestellt werden. Nutzen Sie den Sonderpreis für Abonnenten:

Das Serienmail-Profipaket 4.5 zum Sonderpreis

Weitere Themen der Ausgabe:

Support

  • Hilfe zum Shop
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  • Fragen und Antworten
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