Besprechungen in Outlook automatisch als Teams-Meetings erstellen
So einfach können Sie in Outlook 365 regeln, dass alle Besprechungen automatisch als Teams-Meetings angelegt werden.
Frage: Im Zuge der Pandemie setzen wir bei der firmeninternen Zusammenarbeit verstärkt auf Microsoft Teams. Trotzdem plane ich meine Termine weiterhin in Outlook. Im Kalender gibt es jetzt zwar den Befehl Neue Teams-Besprechung. Aus alter Gewohnheit klicke ich häufig aber noch auf Neue Besprechung, um ein Meeting einzurichten. Wenn ich vor dem Versand der Einladungen nicht daran denke, die Besprechung in ein Teams-Meeting umzuwandeln, landet der Termin nicht in unserer Teams-Umgebung und ich muss ihn erst wieder stornieren und dann neu als Teams-Besprechung anlegen. Kann man vielleicht mit einem Makro verhindern, dass "einfache" Besprechungen verschickt werden?
Antwort: In einem der jüngsten Updates von Outlook 365 hat Microsoft eine Option hinzugefügt, die sich genau um Ihr Problem kümmert. Per Kontrollkästchen können Sie regeln, dass alle Besprechungen automatisch als Teams-Meetings angelegt werden.
Ob Ihnen diese neue Funktion bereits zur Verfügung steht, richtet sich nach Ihrem Update-Kanal. Eventuell müssen Sie also noch ein wenig Geduld haben, bis Ihr Outlook entsprechend vorbereitet ist.
Wenn Sie Besprechungen nur noch als Teams-Meetings erstellen wollen, nutzen Sie die neue Programmoption wie folgt:
- Wählen Sie in Outlook Datei-Optionen an.
- Wechseln Sie zur Kategorie Kalender.
- Suchen Sie in der rechten Fensterhälfte den Abschnitt Kalenderoptionen.
- Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen.
- Schließen Sie das Dialogfenster der Outlook-Optionen mit Ok.
Es spielt nun keine Rolle, ob Sie im Outlook-Kalender auf Neue Besprechung oder auf Neue Teams-Besprechung klicken. In beiden Fällen erstellt Outlook ein Teams-Meeting.
Darauf werden Sie auch mit einer Meldung hingewiesen, die – so frisch scheint die neue Funktion zu sein – sogar noch in Englisch erscheint.