Teilnehmerdetails in Besprechungsanfragen mit Outlook ausblenden

So lassen sich Teilnehmer in Besprechungsanfragen anonymisiert mit Outlook einladen

Viele Anwender stört es, dass beim Senden von Besprechungsanfragen immer alle Teilnehmerdetails verschickt werden. So erhalten zum Beispiel auch betriebsfremde Teilnehmer, die Sie einladen, die E-Mail-Adressen der betriebsinternen Mitarbeiter. Bei E-Mails können Sie Empfänger in das Bcc-Feld setzen, damit die E-Mail-Adressen anderen Empfängern verborgen bleiben. Bei Besprechungsanfragen gibt es aber nur die Felder Erforderlich und Optional, und die entsprechenden Angaben sind für alle Teilnehmer sichtbar. Im Tipp unseres neuesten Newsletters SmartTools Outlook Weekly zeigen wir, wie Sie Teilnehmer quasi anonymisiert zu einer Besprechung einladen.

Brandneu: SmartTools AutoFiler 5.0 - E-Mails und Anhänge blitzschnell ablegen, archivieren oder auslagern

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Der neue Aufgabenbereich des SmartTools AutoFiler wird bei Bedarf am rechten Fensterrand eingeblendet. Starten und verwalten Sie hier ganz einfach Ihre Ablagejobs – übersichtlich strukturiert in beliebigen Gruppen.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation haben wir mit der Version 5.0 komplett überarbeitet – es handelt sich um das bisher umfangreichste Update der beliebten Outlook-Erweiterung. Der SmartTools AutoFiler 5.0 integriert sich jetzt noch besser in Outlook und in Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Die neue Benutzeroberfläche sowie eine Fülle von neuen Funktionen helfen dabei, die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen. Die wichtigsten neuen Funktionen:

• Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
• Eine der beliebtesten neuen Funktionen unserer Betatester ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
• Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5.0 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler 5.0 kann Anhänge jetzt noch flexibler unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
• Die Automatisierung Ihrer Mailablage ist jetzt noch einfacher und komfortabler: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche.
• Die Benutzeroberfläche wurde komplett modernisiert. Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 wird jetzt über einen Aufgabenbereich gesteuert, der sich am rechten Fensterrand einblendet.
• Insgesamt haben wir über 100 Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen umgesetzt

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist das seit Jahren bewährte Profitool zur E-Mail-Organisation:

E-Mail-Organisation per Mausklick

Die Ablagefunktion des SmartTools AutoFiler sorgt dafür, dass jede E-Mail in Sekundenschnelle an der richtigen Stelle abgelegt wird – und zwar ganz flexibel dort, wo Sie es wünschen: Outlook-/Exchange-Ordner, als PDF auf der Festplatte, in der Cloud, in einem Netzwerk-Ordner, in einer externen PST-Datei und, und, und...

PDF-Archivierung flexibel und leistungsfähig

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF oder PDF/A auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet. Mit dem Speichern im Standardformat PDF bzw. PDF/A werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5 oder 10 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können.

Komplette Outlook-Ordner und Ordnerstrukturen archivieren

Definieren Sie beliebige Ablagejobs für verschiedene Outlook-/Exchange-Ordner, Kriterien, Regeln sowie Ablageformate und -ziele. Jeden Job können Sie gezielt per Mausklick aufrufen oder automatisch starten lassen.

Der SmartTools AutoFiler erledigt Ablage und Archivierung voll automatisch zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Zum Beispiel am Ende des Tages, in der Mittagspause oder immer am Ende des Monats.

Der SmartTools AutoFiler 5.0 erscheint im November 2021 und kann bereits jetzt zum Einführungspreis mit 45% Rabatt bestellt werden. Sie erhalten dann sofort die aktuelle Version 4.9, die sich bei Verfügbarkeit der neuen Version per Mausklick aktualisieren lässt. Alle Einstellungen werden mit dem Update natürlich voll automatisch übernommen:

Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 mit 45% Rabatt

Sie sind bereits ein zufriedener Anwender des SmartTools AutoFiler? Als Käufer des SmartTools AutoFiler können Sie hier ein günstiges Update auf die Version 5.0 bestellen. Wenn Sie den SmartTools AutoFiler 4.5, 4.7 oder 4.9 in den letzten Monaten bereits erworben haben, ist das Update auf die Version 5.0 für Sie kostenlos. Sie werden vom SmartTools AutoFiler automatisch benachrichtigt sobald die neue Version heruntergeladen werden kann.

Gratis-Download: Komfortabler Zugriffsschutz mit LockOutlook 6.6

Sicherlich gehört auch bei Ihnen Outlook zu den Anwendungen, die Sie den ganzen Tag über im Einsatz haben. Wenn Sie den Arbeitsplatz kurz verlassen, kann jeder auf Ihre Outlook-Daten zugreifen und sensible Nachrichten lesen, Termine oder Kontakte einsehen. Der Kennwortschutz von Outlook erlaubt leider nur die Abfrage eines Kennworts beim Start von Outlook.

Mit SmartTools LockOutlook 6.6 können Sie Outlook mit einem einzigen Mausklick vorübergehend deaktivieren und erst nach Kennworteingabe wieder zum Leben erwecken, so dass Ihre Daten optimal geschützt sind, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz kurzzeitig verlassen.

Auch wenn Sie einmal vergessen sollten, den Schutz zu aktivieren: Outlook kann auf Wunsch nach einer bestimmten Zeit ohne Maus- oder Tastaturaktion automatisch verriegelt werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, gezielt einzelne Ordner in Ihrer PST-Datei mit einem Kennwort zu schützen oder gezielt nur das Ändern oder Anlegen von neuen Elementen zu verhindern. Den Gratis-Download finden Sie unter:

LockOutlook 6.6 kostenlos herunterladen

Weitere Themen der Ausgabe:

• E-Mails jetzt noch schneller schreiben und beantworten mit Anredeautomatik und Mailvorlagen
• E-Book-Tipp: Outlook per VBA aus Access steuern
• Alte Outlook-Versionen können nicht mehr auf Exchange Online zugreifen
• QuickTipp: E-Mail an Kontakt per Mausklick
• Helpline: OST-Datei auf anderes Laufwerk verschieben
• Helpline: Bestimmte Elemente von der AutoArchivierung ausnehmen