Allgemeines Visitenkartenlayout in Outlook ändern

So können Sie das generelle Visitenkartenlayout in Outlook anpassen

Frage: Sie hatten vor kurzem eine Leseranfrage im SmartTools Outlook Weekly beantwortet, in der es um unvollständige Informationen in den Visitenkarten des Outlook-Kontaktordners ging. Da ist mir die Idee gekommen, das generelle Visitenkartenlayout zu überarbeiten, damit die bislang fehlenden Kontaktinformationen (Faxnummer usw.) automatisch in der Standard-Visitenkarte erscheinen. Meine Versuche, das zu erreichen, sind bislang aber gescheitert. Haben Sie vielleicht eine Lösung parat?

Antwort: Es gibt leider keine Vorlagendatei für Visitenkarten, die Sie kurzerhand an Ihre Bedürfnisse anpassen könnten. Die einzige uns bekannte Methode, Einfluss auf das Layout der Standard-Visitenkarte zu nehmen, besteht darin, ein neues Formular zu entwerfen, in dem Sie die gewünschten Visitenkartenänderungen vornehmen. Hier die Details:

Bevor Sie mit den Änderungen des Kontaktformulars beginnen, müssen Sie dafür sorgen, dass im Menüband/der Multifunktionsleiste des Kontaktformulars das Register Entwicklertools angezeigt wird. Sollte das noch nicht der Fall sein, aktivieren Sie es wie folgt:

Wählen Sie das Menü Datei-Optionen an und wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfenster zur Kategorie Menüband anpassen. Setzen Sie auf der rechten Seite ein Häkchen neben dem Registerkarteneintrag "Entwicklertools". Danach klicken Sie auf Ok.

Nun können Sie sich mit dem Kontaktformular beschäftigen:

1. Wechseln Sie in Ihren Kontaktordner und legen Sie einen neuen Kontakt an.
2. Im Kontaktformular doppelklicken Sie auf die (leere) Visitenkarte, um den Visitenkarten-Editor zu öffnen.
3. Passen Sie die Liste der Felder an, die in der Visitenkarte angezeigt werden sollen. Fügen Sie zum Beispiel die Faxnummer hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken und dann Telefon-Fax geschäftl. anwählen. Mit den Pfeilschaltflächen unter der Feldliste können Sie das Feld anschließend an die gewünschte Position verschieben. Wenn Sie wollen, können Sie natürlich auch das Design der Visitenkarte durch ein anderes Hintergrundbild oder durch andere Schriftformatierungen verändern.
4. Nachdem Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Ok.
5. Im Kontaktformular wechseln Sie auf das Register Entwicklertools und wählen Formular-Veröffentlichen-Formular veröffentlichen an.
6. Im Dialogfenster Formular veröffentlichen unter wählen Sie im Dropdownfeld Suchen in den Eintrag "Outlook-Ordner" aus. Dann geben Sie im Feld Angezeigter Name einen Formularnamen Ihrer Wahl ein - etwa "Kontakt mit Karte". Zum Abschluss klicken Sie auf Veröffentlichen.
7. Schließen Sie das Kontaktformular, ohne die Änderungen zu speichern.

Neue Kontakte, die Sie auf Basis dieses Formulars erfassen, besitzen jetzt das geänderte Visitenkartenlayout. Das Formular können Sie entweder manuell öffnen, indem Sie im Kontaktordner Start-Neu-Neue Elemente-Benutzerdefinierte Formulare und danach den oben veröffentlichten Formularnamen anwählen (zum Beispiel: "Kontakt mit Karte").

Alternativ können Sie das geänderte Formular auch zum Standardformular Ihres Kontaktordners machen, damit es automatisch beim Anklicken des Symbols Neuer Kontakt geöffnet wird. Dazu wechseln Sie in den Kontaktordner und wählen Ordner-Eigenschaften-Ordnereigenschaften an. Im Dropdownfeld Bereitstellen in diesem Ordner mit können Sie jetzt das geänderte Formular auswählen (etwa: "Kontakt mit Karte"). Danach müssen Sie nur noch auf Ok klicken.

Auf bereits erfasste Kontakte wirkt sich das geänderte Visitenkartenlayout allerdings nicht aus, so dass Sie in der bestehenden Kontaktliste immer noch selbst aktiv werden müssen.