So nutzen Sie den versteckten Power-Filter in Outlook für individuelle Ansichten

Geschrieben am 05. Mai 2022

Individuelle Ansichten mit einer wenig bekannten Funktion in Outlook erstellen

Über die Funktion Ansicht-Ansichteinstellungen können Sie eine Funktion "Filtern" aufrufen, die beispielsweise die Übersicht im Posteingang oder Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien filtert. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, nur Elemente anzeigen zu lassen, die einer oder mehreren Kategorien zugeordnet sind. Beispiel: Sie ordnen Ihren Kontakten die Kategorien "Hauptkunde", "Wichtiger Kontakt", "International" und "Zulieferer" zu. Mitunter ordnen Sie bei neuen Kontakten die Kategorien "International" und "Wartet" zu, um kenntlich zu machen, dass sich diese Geschäftsbeziehung im Aufbau befindet.

Um nun alle Kontakte anzuzeigen, die Ihnen aus dem Ausland etwas liefern oder um alle potentiellen Zulieferer aus dem Ausland auflisten, lassen Sie nach Kategorien filtern und aktivieren die beiden Kategorien "International" und "Zulieferer" bzw. "International" und "Wartet" in der Auswahlliste. Hier zeigen sich nun die Grenzen der Filterfunktion: Outlook filtert ausschließlich ODER-Verknüpfungen. Bei Aktivierung von "International" und "Wartet" werden auch alle "Zulieferer"- sowie alle sonstigen Kontakte mit der Kategorie "International" angezeigt. Was Outlook hier anscheinend fehlt, ist eine UND-Verknüpfung, so dass Sie nach Kontakten mit den Kategorien "International UND Zulieferer" bzw. "International UND Wartet" filtern können.

Diese Filterung lässt sich jedoch über eine wenig bekannte und nur spärlich dokumentierte Funktion realisieren, die wir in unserem aktuellen Tipp der Woche im SmartTools Outlook Weekly vorstellen.

Tool-Tipp: E-Mail-Archivierung so komfortabel wie nie – voll automatisch im Hintergrund

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung – egal ob Mail-To-PDF oder Mail-To-MSG. Das genial einfache Konzept:

  1. Installieren
  2. In 2 Minuten einrichten
  3. Nie wieder kümmern – E-Mails werden voll automatisch im Hintergrund archiviert – Sie arbeiten normal weiter

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 sichert danach voll automatisch im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben während Sie wie gewohnt mit Outlook arbeiten. Die E-Mail-Anhänge gehen nicht verloren, sondern werden in die MSG- oder PDF-Dateien integriert.

Mit der brandneuen Version 4.7 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser:

  • Die bewährten Komfortfunktionen haben wir optimiert und überarbeitet.
  • Die Ordnerstruktur beim Archivieren Ihrer E-Mails können Sie jetzt ganz nach Ihren Bedürfnissen mit Platzhaltern flexibel "zusammenklicken". Wie Sie es schon bisher mit den Dateinamen machen konnten.
  • Die automatische Ablage können Sie jederzeit mit einem Mausklick auf das entsprechende Symbol im Menüband ein- oder ausschalten.
  • Treffen Sie auf Wunsch eine Vorauswahl der Nachrichten, die archiviert werden. Markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch ablegen und alles wird so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben.
  • Ab sofort haben Sie auch die Ausnahmefälle im Griff, die Sie einmal außerhalb der Automatik ablegen möchten: Sie markieren einfach die Nachrichten und klicken auf Manuell ablegen. In einem Dialog wählen Sie dann den gewünschten Speicherort aus.

Outlook Autoarchiv Pro4.7c

Ist SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 einmal aktiviert, wird zu jeder eintreffenden und ausgehenden E-Mail eine Festplatten-Kopie im gewünschten Format angelegt.

Nach der automatischen Installation integriert sich SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 nahtlos in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010. Sie nehmen dann einmal mit wenigen Mausklicks die gewünschten Einstellungen vor: Über einen komfortablen Dialog legen Sie zunächst fest, wie der Dateiname der abgelegten E-Mails aufgebaut sein soll. Sie können den Betreff, den Absender, das Datum und viele andere Elemente im Dateinamen verwenden.

Dann bestimmen Sie den Speicherort und die gewünschte Ordnerstruktur, die SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 voll automatisch für Sie anlegt. Zum Beispiel können Sie für jeden Absender einen eigenen Ordner anlegen lassen und dort dann eine übersichtliche Struktur nach Jahren, Monaten und Tagen. Danach müssen Sie sich nicht mehr um die Archivierung kümmern!

Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie aktuell über 40% Rabatt:

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.7 zum Sonderpreis

Gratis-E-Book: Perfekt vernetzt im Homeoffice mit der kostenlosen Edition von Microsoft Teams

Aufgrund des großen Bedarfs an Informationen zur Anbindung von Mitarbeitern im Homeoffice bieten wir unser beliebtes E-Book 'Perfekt vernetzt im Homeoffice' wieder kostenlos an.

homeoffice box03

Die 3. Auflage wurde auf den neuesten Stand gebracht und zeigt in einem neuen Kapitel den Einsatz der neuen Besprechungsfunktion von Teams, mit der Sie Online-Meetings auf Wunsch inklusive Bildschirmpräsentation planen und durchführen.

In dem E-Book zeigen wir die Nutzung des wenig bekannten und von Microsoft nicht aktiv beworbenen komplett kostenlosen Plans von Microsoft Teams. Der Plan bleibt zeitlich unbegrenzt kostenlos (er ist also nicht auf 6 Monate beschränkt), hat aber ein paar kleine Einschränkungen wie maximal 10 GB Speicherplatz für gemeinsam genutzte Dateien. Für Dokumente in kleinen Teams ist das aber vollkommen ausreichend und alle anderen Vorteile wie gemeinsamer Chat, Audio-/Video-Konferenzen und Dokumentbearbeitung im Team bleiben bestehen.

Das E-Book richtet sich vor allem an kleine Unternehmen, die bisher noch keinerlei Vorbereitungen für den Einsatz von Mitarbeitern im Homeoffice getroffen haben. Mit dem kostenlosen Plan von Microsoft Teams sind alle mit minimalem Zeitaufwand verbunden. Und das auch ohne eine aktuelle Windows-/Office-Version und auf verschiedenen Geräten/Plattformen.

Wir bieten das E-Book aufgrund des großen aktuellen Bedarfs wieder zum kostenlosen Download an. Wenn Ihnen das E-Book weiterhilft und Sie unsere Arbeit unterstützen möchten, möchten wir Sie um einen freiwilligen Betrag beim Download des E-Books bitten. Vielen Dank!

Outlook-Download: Nachverfolgungen und Erinnerungen für Ihre E-Mails blitzschnell zuweisen

Zur Erinnerung an wichtige E-Mails sind Nachverfolgungen praktisch, doch leider müssen sie für jede Nachricht neu mit Betreff, Fälligkeit und Uhrzeit eingerichtet werden. Mit dem neuen SmartTools FollowUp-Manager 7.0 für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 können Sie bis zu 10 individuelle Nachverfolgungen samt Erinnerung einmal festlegen und dann jederzeit per Mausklick der aktuellen E-Mail zuweisen. Sie müssen also nur einmal die Einstellungen für eine Nachverfolgung festlegen und sparen in Zukunft viel Zeit bei der Bearbeitung Ihres Posteingangs.

Outlook Follwupmanager6

IMAP-Postfächer unterstützen keine benutzerdefinierten Nachverfolgungen oder Erinnerungen für E-Mails, so dass Sie auf diese erweiterten Funktionen normalerweise verzichten müssen. Der SmartTools FollowUp-Manager 7.0 schließt diese Lücke mit einem Trick: Auf Wunsch erstellt das Add-In für jede nachzuverfolgende E-Mail per Mausklick eine Outlook-Aufgabe mit einem Link auf die E-Mail. Mit diesem Kniff können Sie auch in IMAP-Postfächern Nachverfolgungen setzen und sich an wichtige E-Mails erinnern lassen.

Zusätzlich können Sie in der aktuellen Version 7.0 des FollowUp-Managers auch Kategorien zuweisen und den Nachverfolgungstext frei bestimmen.

Nach der automatischen Installation finden Sie in Outlook eine neue Symbolleiste des Assistenten, über die Sie zunächst Ihre individuellen Nachverfolgungen einrichten. Dabei legen Sie einen Namen fest (etwa "Anrufen: Nächste Woche!"), unter dem Sie die Nachverfolgung später in der Outlook-Symbolleiste oder direkt aus einer geöffneten Mail heraus abrufen können. Den kostenlosen Download finden Sie unter:

Kostenlosen FollowUp-Manager herunterladen

Weitere Themen der Ausgabe:

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