Abgesagte Besprechung in Outlook doch noch annehmen

Geschrieben am 13. Juni 2022

So nehmen Sie eine abgesagte Besprechung in Outlook doch noch an

Dies ist ein Tipp aus dem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.

Wir haben vor kurzem einen Helpline-Beitrag veröffentlicht, in dem es darum ging, eine abgelehnte Besprechungsanfrage später doch noch anzunehmen, ohne dass der Organisator erneut eine Besprechungsanfrage senden muss. Unsere Lösung bestand darin, die Anfrage aus dem ´Ordner "Gelöschte Elemente" wiederherzustellen.

Unser Leser M. Binswanger hat alternativ vorgeschlagen, per einer Outlook-Regel in irgendeinem Ordner eine Kopie der Besprechungsanfrage anzulegen, auf die man später notfalls zurückgreifen kann. Das ist ein interessanter Vorschlag, den wir an dieser Stelle gerne aufgreifen. Für alle, die sich die Option offenhalten wollen, nachträglich eine Zusage für eine bereits abgelehnte Besprechung abzugeben, bietet sich folgende Vorgehensweise an:

  • Wechseln Sie in Ihren Posteingang.
  • Wählen Sie Start-Verschieben-Regeln-Regeln und Benachrichtigungen verwalten an.
  • Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf dem Register E-Mail-Regeln auf Neue Regel.
  • Im ersten Schritt des Regel-Assistenten markieren Sie die Option "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" und klicken auf Weiter.
  • Im nächsten Schritt kreuzen Sie die Bedingung "die eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung ist" an. Danach klicken Sie wieder auf Weiter.
  • Als Aktion kreuzen Sie "eine Kopie davon in den Ordner Zielordner verschieben" an.
  • Im Bereich der Regelbeschreibung klicken Sie dann auf den Text "Zielordner", um in einem weiteren Dialogfenster den Ordner auszuwählen, in den Besprechungsanfragen kopiert werden sollen. Bei Bedarf können Sie auch einen neuen Ordner anlegen. Dann bestätigen Sie die Ordnerauswahl mit Ok.

abgesagte besprechungsanfrage

  • Im Regel-Assistenten fahren Sie mit einem Klick auf Weiter fort, und die Seite mit den Regelausnahmen überspringen Sie ebenfalls mit Weiter.
  • Auf der letzten Seite des Assistenten geben Sie einen Regelnamen ein – zum Beispiel "Besprechungsanfragen archivieren" und klicken auf Fertig stellen.
  • Zum Schluss verlassen Sie das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen mit einem Klick auf Ok.

Wenn Sie jetzt eine Besprechungsanfrage ablehnen, verschwindet sie zwar aus dem Posteingang. Es gibt aber immer noch eine Kopie in dem Ordner, den Sie beim Zusammenstellen der Regel ausgewählt hatten.

Falls Sie eine Terminabsage revidieren wollen, müssen Sie also nur in diesen Ordner wechseln, die passende Besprechungsanfrage suchen und dann doch noch zusagen.

Der Übersichtlichkeit halber empfiehlt es sich natürlich, den Ordner mit den Besprechungsanfragen von Zeit zu Zeit aufzuräumen – und längst abgelaufene Terminanfragen endgültig zu löschen.

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