Nur E-Mail-Anhänge mit Outlook per Regel drucken

Geschrieben am 24. Juni 2022

Fertige Makrolösung zum gezielten Drucken von E-Mail-Anhängen, die per Outlook-Regel aufgerufen wird.

Mit Outlook können Sie mit wenig Aufwand eine Regel definieren, die E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch druckt. Wenn Sie im Druckdialog von Outlook vorher bereits das Kontrollkästchen Anlagen drucken aktiviert haben, werden durch die Regel auch die angehängten PDF-Dokumente gedruckt. Häufig möchten Sie mit der Regel nur den Dateianhang und nicht zusätzlich die E-Mail selber drucken aber genau dafür gibt es keine vorgefertigte Regelaktion. Sie können allerdings ein VBA-Makro erstellen, das gezielt nur Dateianhänge druckt und per Regel aufgerufen wird. In unserem aktuellen Newsletter SmartTools Outlook Weekly stellen wir Ihnen das Makro vor und zeigen, wie Sie es per Outlook-Regel nutzen.

Neue Version: Doppelte Kontakte, E-Mails, Aufgaben und Termine finden und entfernen

Duplikate sind ein häufiges Ärgernis in Outlook. Mit dem OLXDuplicateChecker 4.6 finden und entfernen Sie blitzschnell Duplikate allen Ordnern in Outlook, 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 oder auf dem Exchange Server.

Mit wenigen Mausklicks finden Sie:

  • doppelte Adressen
  • doppelte E-Mails
  • doppelte Aufgaben
  • doppelte Termine

Sie benötigen zur Bereinigung Ihrer Daten nur 3 Schritte:

olxduplicatechecker02

  1. Sie wählen einen oder mehrere Ordner aus, die Sie auf Duplikate untersuchen möchten. Der OLXDuplicateChecker findet wahlweise Duplikate innerhalb eines Ordners oder beim Vergleich mehrerer Ordnerinhalte.
  2. Entscheiden Sie sich für die gewünschten Suchkriterien zur Erkennung von Duplikaten. Zum Beispiel: reicht es bei Adressen, wenn nur der Name gleich ist oder müssen Name, Straße, Postleitzahl und E-Mail-Adresse übereinstimmen?
  3. Klicken Sie auf Prüfen und innerhalb weniger Sekunden ermittelt der OLXDuplicateChecker die Duplikate auch aus umfangreichen Datenbeständen (ca. 1 Sekunde pro 1.000 Einträge).

Sie haben dann die Wahl: Entweder Sie löschen die gefunden Duplikate oder Sie prüfen alle Doppel von Fall zu Fall und bestimmen dann gezielt den zu löschenden Eintrag zu.

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Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST) oder Mailbox auf dem Exchange Server:

Duplikate per Mausklick finden und löschen

Nutzen Sie die Serverversion, wenn Sie auch Duplikate aus öffentlichen Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten. Mit der Serverversion erwerben Sie außerdem eine Lizenz zur Installation auf beliebig vielen Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen:

OLXDuplicateChecker 4.6 – Serverversion

Helpline: Nachverfolgungsstatus von Terminen in einem öffentlichen Kalender

Frage: Wir setzen in unserem Team einen öffentlichen Kalender auf unserem Exchange Server ein. Wenn ich in diesem öffentlichen Kalender eine Besprechungsanfrage erstelle und an die Teilnehmer verschicke, sagt mir Outlook, dass Antworten auf die Anfrage nicht aufgezeichnet werden können. Tatsächlich erhalte ich Zusagen oder Absagen nur per E-Mail. Im Termin selbst werden sie auf der Statusseite nicht angezeigt. Gibt es Einstellungen oder Tricks, die die Teilnehmerreaktionen doch irgendwie mit meiner Besprechungsanfrage verknüpfen? So könnten alle Mitarbeiter sehen, wer schon zugesagt oder die Teilnahme abgesagt hat.

Antwort: Die automatische Statusüberwachung von Besprechungsanfragen funktioniert nur in Ihrem persönlichen Standardkalender. In unserem Newsletter SmartTools Outlook Weekly erläutern wir, wie Sie manuell dafür sorgen, dass die Zu- oder Absagen der Teilnehmer in dem Termin aus dem öffentlichen Kalender vermerkt werden.

Weitere Themen der Ausgabe:

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