Office-Dokumente mit Outlook-Terminen verknüpfen und drucken
So lassen sich Office-Dokumente mit Outlook-Terminen verknüpfen und drucken
Dies ist eine Helpline aus dem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.
Frage: Ich möchte Word- und Excel-Dateien mit Outlook-Terminen verknüpfen, damit ich die entsprechenden Dokumente sofort drucken kann, wenn ein Termin ansteht. Lässt sich diese Aufgabe irgendwie automatisieren?
Antwort: Es kommt darauf an, was Sie unter "automatisieren" verstehen. Damit Outlook von sich aus Office-Dokumente druckt, sobald ein bestimmter Termin ansteht, sind komplexe Makros unumgänglich - wenn eine solche Automatisierung überhaupt realisierbar wäre.
Wenn Ihnen eine einfachere Lösung genügt, versuchen Sie es mit folgenden Schritten:
- Erstellen Sie einen Termin mit den gewünschten Zeitangaben.
- Fügen Sie das auszudruckende Office-Dokument als Anhang ein. Wählen Sie dazu Einfügen-Einschließen-Datei anfügen an. Anschließend müssen Sie die passende Datei nur noch auswählen.
- Wenn Sie weitere Dateien mit dem Termin verknüpfen wollen, wiederholen Sie den letzten Schritt.
- Speichern und schließen Sie den Outlook-Termin.
Um eine angehängte Datei zu drucken, öffnen Sie den Termin zum passenden Zeitpunkt wieder. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol der angehängten Datei und wählen im Kontextmenü den Befehl Schnelldruck bzw. Drucken an.
Üblicherweise warnt Sie Outlook vor dem Öffnen von Anlagen aus vermeintlich unsicheren Quellen. Da die Datei aber von Ihnen selbst stammt, können Sie unbesorgt auf Öffnen klicken.
Je nach Programmeinstellung müssen Sie danach noch das Öffnen im Lesemodus bestätigen. Danach aber wird das Dokument automatisch von Word oder Excel auf dem Standarddrucker ausgegeben. Eine benutzerdefinierte Wahl des Druckermodells ist bei dieser Vorgehensweise nicht möglich.
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