So reparieren Sie die Rechtschreibprüfung von Outlook
Reparatur der Rechtschreibprüfung von Outlook per Checkliste ausführen
Dies ist ein Tipp aus dem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.
In der Helpline des SmartTools Outlook Weekly erreichen uns immer wieder Anfragen zu Problemen mit der Rechtschreibprüfung. Wenn Sie zum Beispiel auf eine E-Mail antworten, klappt alles tadellos. Aber wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, erfolgt keine Rechtschreibprüfung. Manchmal funktioniert sie plötzlich wieder, wenn Sie das Schreiben der E-Mail unterbrechen und die Aktion dann aus dem Ordner "Entwürfe" fortsetzen. Mit der Checkliste aus diesem Tipp finden Sie die Ursache und lösen das Problem.
Grundsätzlich kann natürlich die individuelle Konfiguration Ihres PCs eine Rolle spielen: Haben Sie alle Office- und Windows-Updates installiert? Sind die Versionen von Outlook und Word auf Ihrem PC identisch?
Haben Sie diese Punkte erfolglos geprüft, hier nun einige wichtige Tipps zur korrekten Konfiguration der Rechtschreibprüfung:
Grundeinstellungen
Um die Rechtschreibprüfung überhaupt zu aktivieren, passen Sie diese Outlook-Einstellungen an:
- Wählen Sie Datei-Optionen an und wechseln Sie im danach angezeigten Dialogfenster zur Kategorie E-Mail.
- Im Bereich mit der Schaltfläche Rechtschreibung und AutoKorrektur stehen Ihnen zwei Kontrollkästchen zur Verfügung, mit der Sie bereits die ersten Einstellungen für die Rechtschreibprüfung vornehmen können: Vor dem Senden immer die Rechtschreibung prüfen aktiviert eine manuelle Prüfung, bei der Sie vor dem Senden einer E-Mail jeden gefundenen Rechtschreibfehler einzeln korrigieren können. Mit Originalnachricht bei Antworten und Weiterleitungen ignorieren wird der Text des ursprünglichen Absenders nicht auf Fehler geprüft.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rechtschreibung und AutoKorrektur.
- In der Kategorie Dokumentprüfung müssen Sie jetzt im Bereich Bei der Rechtschreibkorrektur in Outlook das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen einschalten, damit Ihre E-Mails gleich beim Schreiben auf Fehler überprüft werden.
- Danach schließen Sie die zuvor geöffneten Dialogfenster jeweils mit Ok.
E-Mail-Vorlage anpassen
Womöglich ist die Rechtschreibung aber auch in der Dokumentvorlage deaktiviert, auf der alle neuen E-Mails basieren. Um das zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren, führen Sie folgende Schritte aus:
- Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
- Setzen Sie den Cursor in die erste Zeile des Nachrichtentexts.
- Wählen Sie Überprüfen-Sprache-Sprache-Sprache für die Korrekturhilfen festlegen an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster wählen Sie in der oberen Liste zunächst die gewünschte Sprache aus. Achten Sie außerdem darauf, dass KEIN Haken im Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen gesetzt ist. Unter Umständen ist es auch sinnvoll, das Kontrollkästchen Sprache automatisch erkennen auszuschalten.
- Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Als Standard festlegen, um die Einstellungen in der E-Mail-Vorlage zu speichern.
- Wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Standard ändern wollen, klicken Sie auf Ja.
- Danach schließen Sie das Dialogfenster Sprache mit Ok.
Falsche Eingabeposition
Dass Rechtschreibfehler beim Verfassen einer E-Mail nicht sofort bemängelt werden, kann ansonsten auch daran liegen, dass Sie Ihren Nachrichtentext versehentlich in den Signaturbereich eingeben.
Setzen Sie eine Signatur in Ihren E-Mails ein? Dann achten Sie genau darauf, wo Ihre Signatur beginnt. Wenn Sie Ihre Nachricht nicht in den Zeilen über der Signatur eingeben, sondern in der ersten Signaturzeile (die womöglich leer ist), wird Outlook Ihren Text nicht auf Fehler prüfen, denn im Signaturbereich ist die Rechtschreibprüfung standardmäßig deaktiviert.
Fangen Sie Ihren Text möglichst in der allerersten Zeile des Nachrichtenbereichs an. Dann können Sie sicher sein, dass sie sich nicht innerhalb der Signatur befinden. – Oder gestalten Sie Ihre Signatur so, dass die erste Zeile auf Anhieb zu erkennen ist, beispielsweise mit einer waagerechten Linie.
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