Das Ende der kostenlosen Microsoft Teams-Version und was Sie jetzt tun müssen

Ende von kostenloser Microsoft Teams-Version - Das sollten Sie nun tun

Dies ist ein Tipp aus dem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.

Zugegeben: Microsoft wird auch in Zukunft eine kostenlose Variante von Microsoft Teams anbieten, aber sie ist so weit eingeschränkt, dass sie nur noch in ganz wenigen Fällen sinnvoll genutzt werden kann. Aber der Reihe nach: Microsoft Teams hat während der Pandemie viele Unternehmen, Organisationen oder Schulen dabei unterstützt, die interne Kommunikation trotz Homeoffice aufrecht zu erhalten. Chats, Datenaustausch und selbst Videokonferenzen waren so kein Problem. Das Beste dabei: Es gab eine kostenlose Version von Microsoft Teams, die viele Anwender in Anspruch genommen haben und deren Leistungsumfang in den meisten Fällen vollkommen ausreichte.

Doch nun scheint die Pandemie überwunden und jetzt ist auch Microsoft offensichtlich nicht mehr bereit, seine Kommunikationsplattform kostenfrei anzubieten: Die bisherige kostenlose Version von Microsoft Teams – sie heißt jetzt "Microsoft Teams Free (Classic)" – wird am 12. April 2023 eingestellt. Natürlich wird es weiterhin Microsoft Teams geben, sogar in einer kostenlosen Variante. Für einen Leistungsumfang, der mit Microsoft Teams Free (Classic) vergleichbar ist, müssen Sie jetzt aber zahlen.

Vor wenigen Tagen hat Microsoft das Ende der bisherigen Gratis-Version von Microsoft Teams angekündigt.

Was heißt das konkret? Was müssen Sie tun, um weiterhin effektiv mit Teams arbeiten zu können? Was passiert mit den Informationen, die sich im Laufe der Zeit in Ihrer Teams-Umgebung angesammelt haben? Einen kleinen Überblick geben wir in diesem Tipp. Dabei geht es konkret um das Upgrade der bisherigen kostenlosen Variante „Microsoft Teams Free (Classic)“. Denn wenn Sie Teams schon längst auf eine Bezahlversion umgestellt haben, besteht ohnehin kein Handlungsbedarf.

Microsoft Teams Free (Classic) wird am 12. April 2023 eingestellt.

Auswirkungen für Teams-Nutzer

Überraschend ist es nicht, dass Microsoft mit Teams Geld verdienen will. Da passt eine kostenlose Variante, die fast genau so viel kann wie die Bezahlversionen, nicht ins Bild. Überraschend ist aber, dass das Ende von Microsoft Teams Free (Classic) so schnell kommt. Wer sich auf dieser Basis eine Kommunikationslösung aufgebaut hat, dem bleiben bis zum 12. April 2023 nur noch wenige Wochen, um eine andere Lösung zu finden.

Warnmeldungen weisen Sie auf das anstehende Upgrade hin.

Eine Schonfrist gibt es nicht. Wenn Sie nicht reagieren, werden Sie alle Informationen aus Ihrer bisherigen Teams-Umgebung verlieren, - sowohl die Dateien, die Sie zur gemeinsamen Nutzung in Teams abgelegt haben, als auch alle Kanäle samt darin enthaltener Chatverläufe.

Also welche Optionen bleiben Ihnen jetzt?

• Ignorieren Vielleicht sind die Zeiten von Homeoffice und externen Arbeitsplätzen in Ihrer Firma längst vorbei und Sie nutzen Microsoft Teams gar nicht mehr. Dann können Sie die Ankündigung vom Ende der kostenlosen Teams-Version natürlich ignorieren. Bedenken Sie nur, dass Ihre Daten verloren gehen, wenn Sie bis zum 12. April 2023 nichts tun. Es könnte sinnvoll sein, zumindest die gemeinsam genutzten Dateien aus der OneDrive-Cloud von Microsoft Teams zu retten, damit sie Ihnen auch später noch zur Verfügung stehen.
• Neue Kommunikationslösung Wenn Sie einer Bezahlversion von Microsoft Teams skeptisch gegenüberstehen, könnten Sie überlegen, auf eine andere Kommunikationslösung umzusteigen. Es gibt kostenlose Alternativen. Sie müssen nur genau prüfen, ob diese auch einen mit Teams vergleichbaren Funktionsumfang bieten. Und unter Umständen müssen Sie auch bei den Alternativlösungen zu einer Bezahlversion greifen. Hinzu kommt, dass eine Datenübernahme nur selten direkt möglich ist. Microsoft Teams besitzt keine Exportfunktion. Und ob andere Kommunikationslösungen eine Importfunktion für Teams bieten, müssten Sie recherchieren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie auf jeden Fall die in Teams gespeicherten Dateien sichern. Dazu laden Sie die Dateien aus dem OneDrive-Speicher von Teams oder aus den Chats auf Ihren PC herunter. Das ist nicht kompliziert, sondern höchstens zeitaufwändig. Problematischer ist es, die Kanalstruktur und die Chatverläufe zu retten. Komfortabel gelingt das nur mit Hilfe von Drittanbieter-Tools, für die Sie dann aber zahlen müssen. Vergewissern Sie sich gegebenenfalls auch, dass das kostenlose „Microsoft Teams Free (Classic)“ von dem Tool unterstützt wird.
• Weiterhin das kostenlose Teams nutzen Auch nach dem 12. April 2023 wird es eine kostenlose Version von Microsoft Teams geben. Die hat aber nur noch wenig mit dem bisherigen Microsoft Teams Free (Classic) gemein. Es handelt sich eher um eine persönliche Messaging-App für Einzelpersonen. Eine Mitgliederverwaltung fehlt ebenso wie eine Gruppeneinteilung in Form von Kanälen. Jedes kostenlose Teams-Konto ist gewissermaßen eine Insellösung ohne übergeordnete Organisationskontrolle. Damit dürfte das neue kostenlose Teams als Nachfolger des alten Microsoft Teams Free (Classic) ausscheiden. Wenn Sie trotzdem auf die neue Version umsteigen wollen, müssen Sie in Kauf nehmen, dass Ihre bisherigen Teams-Daten verloren gehen. Sie können Ihr altes Microsoft Teams nämlich nicht einfach weiterbenutzen, sondern müssen ein neues kostenloses Teams-Konto anlegen. Es erfolgt keine Datenübernahme.

Reduzierter Funktionsumfang im neuen kostenlosen Teams.

• Auf ein Bezahlmodell von Microsoft umsteigen Viele Firmen dürften inzwischen aber eine Abhängigkeit von Microsoft Teams entwickelt haben. Angesichts der kurzen Vorlaufzeit kommt ein Wechsel zu einer anderen Lösung häufig nicht in Frage. So bleibt nur der Umstieg zu einer kostenpflichtigen Teams-Version. Der Vorteil dabei: In den meisten Fällen bleiben die in Teams gespeicherten Informationen sowie die angelegten Kanalstrukturen erhalten. Sie müssen sich nur entscheiden, auf welches Bezahlmodell Sie umsteigen. Wenn Sie nur auf die Teams-Umgebung Wert legen, reicht womöglich „Teams Essentials“ für 3,40 € monatlich. Wenn Sie im Zuge der Teams-Umstellung auch gleich zu Microsoft 365 wechseln wollen, könnten sich „Microsoft 365 Business Basic“ für 5,10 €/Monat oder „Microsoft 365 Business Standard“ für 10,50 €/Monat lohnen. Im zuletzt genannten Business-Plan sind die Office-Anwendungen wie Word und Excel enthalten, was interessant sein könnte, wenn Sie ohnehin das Upgrade einer älteren Volumenlizenz im Auge haben.

Gewohnte Teams-Funktionalität bieten nur die Bezahlversionen.

Soweit ein erster Überblick. Viele weitere Informationen und Tipps rund um das Ende der kostenlosen Variante von Microsoft Teams finden Sie in diesem kostenlosen E-Book:

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