So erstellen Sie moderne Mail-Signaturen in Outlook

Geschrieben am 17. März 2023

Schritt für Schritt: Professionelle Signaturen komfortabel in Outlook erstellen

Dies ist ein Tipp aus dem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.

Signaturen bestehen häufig nur aus Textelementen mit Adresse und Telefonnummern. Viele Anwender wünschen sich eine Modernisierung unter anderem Icons für Accounts in den sozialen Netzwerken sowie einem Logo. Im Outlook-Dialogfenster für Signaturen kommen Sie allerdings aber nicht weiter, da die Formatierungsmöglichkeiten sehr eingeschränkt sind. In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie mit einer wenig bekannten kostenlosen Sammlung von Mailvorlagen von Microsoft zum Ziel kommen.

Grundsätzlich sollten Sie wissen: Sie können E-Mail-Signaturen auch in Word erstellen und dann von dort in Outlook einfügen. Und wenn Sie sich noch mehr Arbeit ersparen wollen, nutzen Sie die von Microsoft vorbereiteten kostenlosen E-Mail-Signaturen. Sie müssen dann nur Ihre persönlichen Informationen einbauen. Zu diesem Zweck können Sie sich eine Vorlage für Microsoft Word herunterladen:

  1. Öffnen Sie diese Webseite mit kostenlosen Microsoft-Vorlagen in Ihrem Browser.
  2. In das Suchfeld geben Sie den Begriff "Signatur" ein und bestätigen die Eingabe mit der Return-Taste.
  3. In der Trefferliste finden Sie einen Eintrag mit dem Titel "Katalog für E-Mail-Signatur". Klicken Sie darauf, um zur Download-Seite der Vorlage zu gelangen.
  4. Dort klicken Sie auf Herunterladen.
  5. Sofern möglich, öffnen Sie die Vorlage direkt in Word.
  6. Anderenfalls speichern Sie sie zunächst auf Ihrer Festplatte. Wenn Sie den Zielordner nicht auswählen können, landet die Vorlagendatei üblicherweise in Ihrem "Downloads"-Ordner. Öffnen Sie die Datei dann aus diesem Ordner in Word.

In der Microsoft-Vorlage finden Sie 20 Designvorschläge für E-Mail-Signaturen. Eine Kurzanleitung am Anfang des Dokuments informiert Sie über die Schritte, die zum Einbinden in Outlook erforderlich sind. Außerdem gibt es einen Link zu einem englischsprachigen Video mit weiteren Details.

Kurz zusammengefasst müssen Sie folgende Schritte ausführen:

  • Suchen Sie die Signatur, die Ihnen am besten gefällt, und setzen Sie den Cursor in den Bereich dieser Signatur.
  • Klicken Sie dann auf das kleine Vierfachpfeil-Symbol oben links neben der Signatur, um sämtliche Signaturelemente zu markieren.
  • Kopieren Sie die Markierung mit Strg+C.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook, setzen Sie den Cursor in den Textbereich des Nachrichtenfensters und fügen Sie die Signatur mit Strg+V ein.
  • Ersetzen Sie die Angaben in der Signatur durch Ihre persönlichen Informationen. Den Text können Sie einfach ersetzen. Um das Foto anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Bild ändern an; danach öffnen Sie eine Bilddatei mit Ihrem eigenen Foto bzw. Ihrem Firmenlogo. Und die Hyperlinks hinter den Symbolen für Facebook, LinkedIn usw. passen Sie an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und dann Hyperlink bearbeiten aufrufen.
  • Nun kopieren Sie die gesamte Signatur in die Zwischenablage, indem Sie wieder auf das Symbol mit dem Vierfachpfeil oben links neben dem Signaturbereich klicken und dann Strg+C drücken.
  • Zum Speichern der Signatur wählen Sie im Nachrichtenfenster Nachricht-Einfügen-Signatur-Signaturen an.
  • Im Dialogfenster für Signaturen wählen Sie gegebenenfalls zuerst das E-Mail-Konto aus, in dem Sie die Signatur verwenden wollen.
  • Dann klicken Sie auf Neu und vergeben einen Namen für die Signatur.
  • Fügen Sie die angepasste Signatur ein, indem Sie den Cursor in den Bearbeitungsbereich des Dialogfensters setzen und Strg+V drücken.

moderne signatur

Auf Basis der Microsoft-Vorlagen lassen sich schnell professionelle Signaturen erstellen.

  • Danach klicken Sie auf Speichern und schließen das Dialogfenster für Signaturen mit Ok.
  • Das Nachrichtenfenster, in dem Sie die Signatur angepasst haben, schließen Sie, ohne die Änderungen zu speichern.

Jetzt können Sie die neue Signatur in gewohnter Weise in Ihren E-Mails einsetzen.

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