Automatische Antwort bei Urlaub bzw. Abwesenheit
Sie fahren in Urlaub bzw. haben einen geplanten Krankenhausaufenthalt vor sich und möchten nicht, dass E-Mails unbeantwortet liegen bleiben?
Im Prinzip gibt es 3 Möglichkeiten, um eine automatische Antwort bei Abwesenheit zu verschicken:
1. Abwesenheitsfunktion am Exchange-Server
Sofern Sie an einen Exchange-Server angeschlossen sind, sprich ein "Postfach" dort haben, so können Sie den Abwesenheitsassistenten dafür verwenden (Extras -> Abwesenheits-Assistent...). Er schickt automatisch dem Absender eine E-Mail mit einem zuvor festgelegten Text. Auch Regeln können definiert werden, wie die Antwort erfolgen soll.
2. Regel "Mit Vorlage antworten" in Outlook® (nicht empfohlen)
Benutzer ohne Exchange-Postfach können auch eine automatische Antwort senden lassen. Theoretisch geht dies mit Outlook® und einer entsprechenden Regel ("Mit Vorlage antworten"), jedoch wird aus folgenden Gründen davon abgeraten:
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Der PC muss Tag und Nacht laufen (Stromverbrauch steht in keinem Verhältnis zum Nutzen)
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Theoretisch ist bei permanent unbeaufsichtigtem Betrieb eine Brandgefahr vorhanden (insbesondere bei älteren Computern und/oder in z. B. staubigen Umgebungen)
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Es dürfen keine Fehler z. B. durch automatische Updates bzw. Aktualisierung von Virensignaturen auftreten
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Es darf keine Stromunterbrechung vorkommen
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Es darf keine Störung an der DSL-Leitung auftreten, da sonst das angeschlossene Modem bzw. der angeschlossene Router neu gestartet/synchronisiert werden müsste (eine Autoresynchronisationsfunktion gibt es meines Wissens nach nicht)
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Man muss Vertrauen in den störungsfreien Betrieb von Outlook® haben
3. Autoresponder beim Provider (empfohlen)
Die weitaus bessere Alternative ist die Autoresponderfunktion, die Sie bei Ihrem Provider einrichten können. Loggen Sie sich dazu bitte per Webinterface in das Control-Panel (Kundencenter etc.) Ihres Providers ein und suchen Sie dort in der Rubrik E-Mail nach einer Funktion Namens Autoresponder.
Sollten Sie nicht fündig werden, sprechen Sie bitte Ihren Provider darauf an. Die automatische Antwort ist eine Standardfunktion für den E-Mail-Verkehr, die jeder Provider anbieten sollte.
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