So nutzen Sie die Serien-E-Mail-Funktion von Outlook
Die Serien-E-Mail-Funktion in Outlook richtig einsetzen
Frage: Ich möchte Serien-E-Mails – am besten mit Anhang – über Outlook senden. Aus diesem Grund habe ich die Symbolleiste für den Schnellzugriff angepasst und den Befehl Serien-E-Mails eingefügt. Leider ist das Symbol aber inaktiv (ausgegraut), so dass ich den Befehl nicht aufrufen kann. Wissen Sie, woran das liegt? Und haben Sie eine Idee, wie ich den Serien-E-Mails-Befehl doch noch einsetzen kann?
Antwort: Sie versuchen vermutlich, den Befehl Serien-E-Mails im Posteingang von Outlook aufzurufen. Dort funktioniert er nicht. Sie müssen erst in Ihren Kontaktordner wechseln. Dort werden Sie feststellen, dass der Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff aktiv und anwählbar ist.
Wenn Sie Serien-E-Mails nur an einen Teil Ihrer Kontakte senden wollen, sollten Sie vorher die gewünschten Kontakte markieren. Nach Aufruf des Befehls Serien-E-Mails, den Sie im Kontaktordner übrigens auch direkt über die Menübandgruppe Start-Aktionen aufrufen können, haben Sie dann die Möglichkeit, die Serien-E-Mail an alle Kontakte oder nur die ausgewählten Kontakte zu senden.
Denken Sie außerdem daran, im Dropdownfeld Zusammenführung an die Option "E-Mail" auszuwählen, damit das Seriendokument automatisch für den E-Mail-Versand vorbereitet wird.
Das Seriendokument selbst erstellen Sie anschließend in Word, von wo Sie auch den E-Mail-Versand starten.
Was mit Outlook und Word von Haus aus allerdings nicht gelingt, ist der Versand von Serien-E-Mails mit Anhängen. Dieses und vieles mehr leistet unser SmartTools Serienmailer, der gerade in der neuen Version 4.2 erschienen ist. Der Serienmailer integriert sich in Word und kann Serien-E-Mails nicht nur an Kontakte, die Sie in Outlook erfasst haben, verschicken, sondern auch an Adressenlisten aus Excel oder Access.
Tipp: Regeln in alphabetischer Reihenfolge
Wenn Sie das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen öffnen, zeigt Outlook die angelegten Regeln leider nicht in alphabetischer Reihenfolge an. Das wäre beim Bearbeiten und Verwalten der Regeln jedoch sehr nützlich. Eine vorgefertigte Option zum Sortieren der Regeln gibt es leider nicht. Dafür wäre das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen auch nicht der geeignete Ort.
In dem Tipp der aktuellen Ausgabe des SmartTools Outlook Weekly zeigen wir, wie Sie sich mithilfe einer VBA-Makrolösung einen Überblick über die verfügbaren Regeln verschaffen können. Sie ermittelt alle Regeln, die im Standard-Posteingang definiert sind und gibt die Namen anschließend in alphabetischer Reihenfolge in einem neuen E-Mail-Fenster aus.
Weitere Themen der Ausgabe:
- Alle Outlook-Daten und -Einstellungen voll automatisch sichern und per Mausklick wiederherstellen
- Gratis-Download: Nachverfolgungen und Erinnerungen für Ihre E-Mails blitzschnell zuweisen
- E-Book: WINMAIL.DAT und andere Outlook-Probleme schnell und einfach lösen
- Kalendervorschau kann nicht angezeigt werden
- QuickTipp: Kontakte auf Tastendruck suchen
- Helpline: Outlook-Archivdateien einsehen