Terminübersicht mit Outlook in E-Mails einfügen
Mit dem Gratis-Tool SmartTools Monatskalender für Outlook bequem eine Terminabstimmung per E-Mail vornehmen
Mit dem SmartTools Monatskalender für Outlook vereinfachen Sie die Terminabstimmung per E-Mail mit Kollegen und Freunden. Das Gratis-Add-In fügt kleine Monatskalender mit individuellen Terminhervorhebungen sowie aktuellen Ferien und Feiertagen ein. Der Assistent liest auf Wunsch zudem Termine aus Ihrem Outlook-Kalender aus und kennzeichnet automatisch die belegten Tage.
Der Clou: Mit der neuen Version können Sie wichtige und interessante Termine über das Internet in Form eines iCal-Kalenders kostenlos abonnieren und in den Monatskalender übernehmen. Dieser Tipp zeigt unser Add-In im Praxiseinsatz. Sie können die Outlook-Erweiterung unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen:
SmartTools Monatskalender für Outlook kostenlos herunterladen
Nach der Installation rufen Sie die Erweiterung in Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 über das Register "SmartTools" auf. In der Vorschau werden drei Monatskalender angezeigt. Nach einem Mausklick auf die Monats- bzw. die Jahresangabe im Monatskalender lässt sich ein beliebiger Zeitraum einstellen. Für jeden Kalender, der später in die E-Mail eingefügt werden soll, sollte die Option Diesen Monat einfügen aktiviert sein.
Terminmarkierungen nehmen Sie bequem per Klick auf einen Tag im Kalender vor und heben sie mit einem weiteren Klick wieder auf. Komplette Wochen markieren Sie per Klick auf die Kalenderwochenangabe am linken Kalenderrand. Ebenso lassen sich bestimmte Wochentage eines Monats per Klick auf die Abkürzung des Wochentags blitzschnell kennzeichnen. Mit einem Mausklick auf das Symbol Termine zurücksetzen entfernen Sie nach einer Sicherheitsabfrage sämtliche Terminmarkierungen.
Auch Ihre Outlook-Termine können Sie auf Knopfdruck in die Monatskalender übernehmen. Per Klick auf die Schaltfläche Termine aus Outlook übernehmen prüft der Assistent Ihren Standardkalender auf Termine für die ausgewählten Monate. Sind Termine für einen Tag vorhanden, wird der Tag im Monatskalender hervorgehoben.
Das Highlight der aktuellen Version: Sie können einen oder mehrere Internet-Kalender abonnieren und die entsprechenden Tage im Monatskalender hervorheben lassen. Internet-Kalender finden Sie ganz einfach, indem Sie im Internet nach dem gewünschten Thema zusammen mit dem Stichwort "iCalendar" suchen. Zum Einfügen in Ihren Monatskalender gehen Sie wie folgt vor:
- Kopieren Sie die Kalender-URL in die Windows-Zwischenablage.
- Klicken Sie im Monatskalender-Aufgabenbereich auf das Plus-Symbol (Hinzufügen).
- Im nachfolgenden Dialog fügen Sie die zuvor kopierte URL per Tastenkombination Strg + V in das Eingabefeld ein und bestätigen mit Ok.
- Geben Sie eine eindeutige Beschreibung für die Termine ein, beispielsweise "Messetermine Frankfurt", und bestätigen Sie mit Ok.
Danach werden die Termine aus dem Internet geladen und in der Vorschau angezeigt. Sie können nach einem Mausklick in das Feld Farbe eine Kennzeichnungsfarbe für die Termine wählen. Per Kontrollkästchen in der Spalte Aktiviert entscheiden Sie, ob die Termine angezeigt werden. Die Bezeichnung ändern Sie nachträglich durch direkte Eingabe in das gleichnamige Feld. Mit einem Klick auf das Aktualisierungssymbol werden die Termine über das Internet auf den neuesten Stand gebracht. Bei Bedarf löschen Sie Kalendertermine nach dem Markieren per Klick auf das X-Symbol (Entfernen) aus der Liste.
Nach Aktivierung der Option Feiertage markieren und Auswahl eines Landes (Deutschland, Österreich oder Schweiz) werden automatisch die Feiertage des jeweiligen Landes in den Monatskalendern kenntlich gemacht.
Analog zu Feiertagen lassen sich auch Ferientermine für ein Bundesland bzw. Kanton in den Monatskalendern kennzeichnen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen vor Ferien markieren und wählen Sie aus dem zugehörigen Dropdownfeld das gewünschte Bundesland/Kanton. Unser Tipp: Per Schaltfläche Ferienübersicht anzeigen können Sie eine entsprechende Übersicht für ein ganzes Jahr aufrufen.
Abschließend erstellen Sie per Klick auf die Schaltfläche Nachricht anlegen eine neue E-Mail im HTML-Format mit den Monatskalendern und Ihren Terminhervorhebungen. Unterhalb der Monatskalender finden Sie eine Legende, die die Markierungen in den Monatskalender erklärt. Ergänzen Sie nur noch den Empfänger und eventuell weitere Anmerkungen zur Terminabsprache und verschicken Sie die Nachricht.