E-Mails und Anhänge mit Outlook blitzschnell ablegen, archivieren, auslagern

Perfekte E-Mail-Organisation mit dem SmartTools AutoFiler 5.0 für Outlook

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation haben wir mit der Version 5.0 komplett überarbeitet – es handelt sich um das bisher umfangreichste Update der beliebten Outlook-Erweiterung. Der SmartTools AutoFiler 5.0 integriert sich jetzt noch besser in Outlook und in Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Die neue Benutzeroberfläche sowie eine Fülle von neuen Funktionen helfen dabei, die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen. Die wichtigsten neuen Funktionen:

• Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
• Eine der beliebtesten neuen Funktionen unserer Betatester ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
• Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5.0 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler 5.0 kann Anhänge jetzt noch flexibler unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
• Die Automatisierung Ihrer Mailablage ist jetzt noch einfacher und komfortabler: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche.
• Die Benutzeroberfläche wurde komplett modernisiert. Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 wird jetzt über einen Aufgabenbereich gesteuert, der sich am rechten Fensterrand einblendet.
• Insgesamt haben wir über 100 Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen umgesetzt

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist das seit Jahren bewährte Profitool zur E-Mail-Organisation:

E-Mail-Organisation per Mausklick

Die Ablagefunktion des SmartTools AutoFiler sorgt dafür, dass jede E-Mail in Sekundenschnelle an der richtigen Stelle abgelegt wird – und zwar ganz flexibel dort, wo Sie es wünschen: Outlook-/Exchange-Ordner, als PDF auf der Festplatte, in der Cloud, in einem Netzwerk-Ordner, in einer externen PST-Datei und, und, und...

PDF-Archivierung flexibel und leistungsfähig

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF oder PDF/A auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet. Mit dem Speichern im Standardformat PDF bzw. PDF/A werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5 oder 10 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können.

Komplette Outlook-Ordner und Ordnerstrukturen archivieren

Definieren Sie beliebige Ablagejobs für verschiedene Outlook-/Exchange-Ordner, Kriterien, Regeln sowie Ablageformate und -ziele. Jeden Job können Sie gezielt per Mausklick aufrufen oder automatisch starten lassen.

Der SmartTools AutoFiler erledigt Ablage und Archivierung voll automatisch zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Zum Beispiel am Ende des Tages, in der Mittagspause oder immer am Ende des Monats.

Der SmartTools AutoFiler 5.0 erscheint im November 2021 und kann bereits jetzt zum Einführungspreis mit 45% Rabatt bestellt werden. Sie erhalten dann sofort die aktuelle Version 4.9, die sich bei Verfügbarkeit der neuen Version per Mausklick aktualisieren lässt. Alle Einstellungen werden mit dem Update natürlich voll automatisch übernommen:

Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 mit 45% Rabatt

Sie sind bereits ein zufriedener Anwender des SmartTools AutoFiler? Als Käufer des SmartTools AutoFiler können Sie hier ein günstiges Update auf die Version 5.0 bestellen. Wenn Sie den SmartTools AutoFiler 4.5, 4.7 oder 4.9 in den letzten Monaten bereits erworben haben, ist das Update auf die Version 5.0 für Sie kostenlos. Sie werden vom SmartTools AutoFiler automatisch benachrichtigt sobald die neue Version heruntergeladen werden kann.

E-Book-Tipp: Serienbriefe und Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte leicht gemacht

Sie möchten Serienbriefe oder Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte verschicken? Auf den ersten Blick machen die Word-Assistenten den Seriendruck ganz einfach, aber der Teufel steckt im Detail. Damit am Ende wirklich jeder Empfänger sein ganz persönliches Anschreiben ohne peinliche Fehler erhält, müssen Sie viel Zeit investieren.

Unser E-Book fasst alle wichtigen Informationen rund um Serienbriefe und Serienmails praxisorientiert zusammen. So kommen Sie in kürzester Zeit zum Ziel!

Wir führen Sie nicht nur zuverlässig Schritt für Schritt zu Ihrem ersten Serienbrief, sondern zeigen auch schnelle Lösungen für komplexere Themen wie die korrekte Anredeformulierung, das Zusammensetzen des Adressblocks, die Formatierung von Zahlen- und Datumswerten oder das Erstellen von Katalogen und die Ausgabe von Etiketten.

Auch der Einsatz der verschiedenen Datenquellen für Ihren Seriendruck kommt nicht zu kurz: egal ob Sie Ihre Adressen aus Outlook, einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank, vom SQL Server, einer einfachen Textdatei oder einer Word-Tabelle verwenden wollen - wir zeigen wie es geht.

Hier ein Ausschnitt der Themen aus unserem E-Book:

• Schritt für Schritt zum ersten Serienbrief
• So funktioniert der Versand von Serienmails mit Word
• Adressblock und Anrede immer richtig zusammensetzen
• Seriendruck flexibel eingesetzt für Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse und Kataloge
• Datenquellen perfekt im Griff
• Outlook-Kontaktordner richtig nutzen
• Seriendruck aus Outlook starten
• Excel: Tabellenblatt oder benannte Bereiche als Datenquelle
• Access-Datenbanken einbinden
• Text-/CSV-Dateien oder Word-Dokumente als Datenquelle
• Für Profis: SQL Server-Datenbanken
• Datenquellen ganz einfach wechseln
• Empfängerlisten filtern und sortieren
• Manuelle Empfängerauswahl
• Empfängerliste sortieren
• Duplikate aufspüren

Das E-Book "Serienbriefe und Serienmails mit Word" ist ab sofort verfügbar. Sie erhalten das E-Book mit über 140 Seiten als PDF und außerdem zahlreiche Beispieldateien, damit Sie die Anleitungen sofort nachvollziehen können. Nutzen Sie den Aktionspreis mit 50% Rabatt:

Seriendruck E-Book mit 50% Rabatt herunterladen

Tipp: Effektive Mail-Verwaltung mit der Unterhaltungsansicht, Teil 2

Schnell geht bei Mail-Unterhaltungen die Übersicht verloren, wenn mit jedem neuen Beitrag zu einem Thema ein neues AW: oder RE: im Betreff vorangestellt wird, Mails verstreut in Ordnern liegen und viele Inhalte durch das Beantworten mehrfach vorliegen. Bringen Sie jetzt Ihre Mails unter einen Hut! In unserem zweiteiligen Tipp des Newsletters SmartTools Outlook Weekly zeigen wir, wie mit Hilfe der Unterhaltungsansicht eine effektivere Verwaltung Ihres Mail-Aufkommens gelingt.

Weitere Themen der Ausgabe:

• Gratis-Download: Aktuelle Ferientermine in den Outlook-Kalender übernehmen
• Wichtige Sicherheitsupdates für alle aktuellen Outlook-Versionen
• QuickTipp: E-Mail-Konten im Griff
• Helpline: Schaltfläche 'Ordnergröße' ein- oder ausblenden
• Helpline: Zusätzliche Aktionssymbole am rechten Fensterrand