Offene Besprechungsanfragen nicht im Outlook-Kalender anzeigen

So können Sie unbeantwortete Besprechungsanfragen im Outlook-Kalender verbergen

Dies ist eine Helpline aus dem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly.

Frage: Wenn ich eine Besprechungsanfrage per E-Mail erhalte, legt Outlook dafür automatisch einen Termin im Kalender an. Der hat zwar den Status "Mit Vorbehalt"; trotzdem bläht er meine Terminübersicht unnötig auf. Mir wäre es lieber, wenn Besprechungsanfragen erst in meinem Kalender erscheinen, nachdem ich den Termin zugesagt habe. Lässt sich das einrichten?

Antwort: In den Outlook-Optionen können Sie zwar einstellen, ob Besprechungsanfragen automatisch bearbeitet werden sollen oder nicht. Auf automatische Kalendereinträge wirkt sich das aber nur aus, wenn der Kalender mit einem IMAP- oder POP3-Konto verknüpft ist. Auf Kalender in Exchange-Konten – wie Microsoft (365)-Konten – hat die Option keinen Einfluss.

Sie können ausprobieren, ob die Einstellung auf Ihrem System weniger Kalendereinträge produziert. Dazu wählen Sie Datei-Optionen an und wechseln zur Kategorie E-Mail. Blättern Sie dann in der rechten Hälfte des Dialogfensters zum Bereich Verlauf. Dort entfernen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen sowie Abstimmungen automatisch bearbeiten. Dies bestätigen Sie mit Ok.

Durch das Abschalten der automatischen Bearbeitung von Besprechungsanfragen beeinträchtigen Sie aber auch die Verarbeitung Ihrer eigenen Besprechungsanfragen. Entsprechende Antworten ordnet Outlook dann nicht mehr automatisch den Terminen zu. Sie müssen die Antworten erst selbst im Posteingang öffnen.

Als Alternative zum Abschalten der Outlook-Automatik bietet es sich an, Besprechungsanfragen, auf die Sie noch nicht reagiert haben, im Kalender auszublenden. Das lässt sich schnell mit Hilfe eines Filters erreichen:

1. Wechseln Sie in Ihren Standardkalender, - also den Kalender, in dem die Besprechungsanfragen erscheinen.
2. Wählen Sie auf dem Menübandregister Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht den Befehl Ansichtseinstellungen an.
3. Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
4. Im nächsten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert.
5. Klicken Sie dann auf Feld, öffnen das Menü Häufig verwendete Felder und wählen Besprechungsstatus aus.
6. Im Dropdownfeld Bedingung aktivieren Sie den Eintrag "Ungleich".
7. Und im Dropdownfeld Wert wählen Sie "Noch nicht geantwortet" aus.
8. Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um das Filterkriterium zu aktivieren.
9. Schließen Sie die geöffneten Dialogfenster jeweils mit Ok.

So bleiben nur die Termine in Ihrem Kalender sichtbar, deren Besprechungsstatus nicht "noch nicht geantwortet" ist, - also im Grunde alle Termine, nur nicht die unbeantworteten Besprechungsanfragen.

Ohne offene Besprechungsanfragen ist Ihr Kalender übersichtlicher.

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