Die besten Tipps aus SmartTools Outlook Weekly
Das sind die besten Tipps aus SmartTools Outlook Weekly
In unserem kostenlosen Newsletter SmartTools Outlook Weekly finden Sie jede Woche Tipps und Kniffe rund um Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010. Das sind die beliebtesten Tipps aus den letzten Monaten:
So kehren Sie zu einer früheren Microsoft 365-Version zurück
Wenn Sie Outlook im Rahmen ein Microsoft 365-Abonnements nutzen, lassen Sie Updates in der Regel automatisch installieren – nicht zuletzt, um größtmöglichen Schutz vor neuen Sicherheitslücken zu gewährleisten. Es kommt aber immer wieder vor, dass Updates Fehler enthalten und Outlook oder andere Office-Anwendungen plötzlich nicht mehr korrekt funktionieren. Es dauert dann nicht selten mehrere Wochen bis Microsoft den Fehler behebt… Bis dahin müssen Sie entweder mit dem Problem leben oder Sie kehren zu einem früheren Update-Stand zurück. Wir zeigen Schritt für Schritt wie Sie dazu vorgehen müssen.
Bilder in E-Mails automatisch anzeigen
Immer wieder erhalten wir Anfragen von Lesern, die Probleme mit der Anzeige von Bildern aus E-Mails wie Newslettern haben. In diesem Tipp zeigen wir, mit welchen Einstellungen Sie die perfekte Balance zwischen Komfort und Sicherheit finden, wenn es um das automatische Nachladen von Bildern geht. Ob Bilder automatisch geladen und angezeigt werden, richtet sich zunächst einmal nach den Sicherheitseinstellungen im Trust Center von Outlook.
Aktuelles Datum in Signatur verwenden
In älteren Outlook-Versionen ließ sich problemlos eine E-Mail-Signatur mit dem aktuellen Datum erstellen. Dazu musste man bei der Signaturdefinition lediglich ein Word-Datumsfeld einfügen – zum Beispiel per Strg+F9 und Eingabe des Feldnamens "DATE". In den neueren Outlook-Versionen funktioniert das offensichtlich nicht mehr. Bei der Signaturdefinition ist das Einfügen von Word-Feldfunktionen nicht mehr möglich. Unser Tipp zeigt, wie Sie Signaturen mit einem automatisch aktualisierbaren Datum auch in den aktuellen Outlook-Versionen einsetzen können.
So können Sie erledigte Aufgaben automatisch in andere Ordner verschieben
Wenn Sie Aufgaben als "Erledigt" kennzeichnen, möchten Sie sie häufig aus dem Standard-Aufgabenordner in einen anderen Ordner verschieben. Automatisch ist das nicht ohne weiteres möglich, denn Regeln können Sie nur für E-Mail-Nachrichten definieren. Um die Arbeit mit Aufgaben zu automatisieren, können Sie auf die VBA-Lösung aus diesem Tipp zurückgreifen. Eine Aufgabe aus dem Standardordner "Aufgaben" wird automatisch in den darunter befindlichen Unterordner "Erledigte Aufgaben" verschoben, sobald Sie die Aufgabe als "Erledigt" markieren.
Mehrere Outlook-Elemente gleichzeitig ändern
Es gibt immer wieder Situationen, in denen es sinnvoll ist, mehrere Outlook-Elemente in einem Arbeitsschritt zu ändern. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie Sie bei mehreren Terminen, die bislang noch keine Erinnerungszeit hatten, die Erinnerung auf 1 Woche einstellen möchten. Oder es soll bei verschiedenen Terminen der Besprechungsort geändert werden. Wir zeigen in unserem Tipp, wie das mit wenigen Handgriffen gelingt, ohne jedes Outlook-Element einzeln bearbeiten zu müssen.
Automatische Formatierung für Kontakte
Viele Anwender nutzen die Möglichkeit der automatischen Formatierung von Outlook, um beispielsweise die E-Mails eines bestimmten Absenders oder die Nachrichten mit einem speziellen Betreff hervorzuheben. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Ihnen die automatische Formatierung auch in Ihren Kontakten zur Verfügung steht. So haben Sie unter anderem die Möglichkeit, alle Personen aus einer Firma oder einer wichtigen Kategorie besonders hervorzuheben.
Outlook-Kategorien auch in IMAP-Konten einsetzen
Immer wieder erreichen uns Leseranfragen, in denen es um nicht funktionierende Kategorien geht. Meist liegt es daran, dass Outlook mit IMAP-Konten arbeitet. Und in IMAP-Konten stehen Kategorien standardmäßig nicht zur Verfügung, weil das IMAP-Protokoll keine Kategorien unterstützt. Was also tun?
In diesem Tipp verraten wir Ihnen, warum Kategorien in IMAP-Konten so problematisch sind. Wir zeigen Ihnen aber auch, wie Sie doch noch an Ihre Kategorien kommen.
So können Sie die Betreffzeile von E-Mails automatisch um das aktuelle Datum erweitern
In vielen Bereichen werden täglich Nachrichten mit gleich lautenden Betreffzeilen an mehrere Empfänger verschickt. Wenn Sie dabei Lesebestätigungen anfordern, gibt es ein Problem: Da die Empfänger die Nachrichten nicht immer am gleichen Tag lesen, treffen die Bestätigungen häufig erst einige Tage später ein. Am Betreff ist dann nicht zu erkennen, auf welche Nachricht sich die Lesebestätigung bezieht. Zum Beispiel: Sie verschicken täglich aktuelle Preislisten mit dem Betreff "Anbei aktuelle Preisliste". Um das oben geschilderte Problem zu lösen, müsste bei jeder Nachricht das aktuelle Tagesdatum in den Betreff eingegeben werden, so dass Sie später am Betreff "Gelesen: Aktuelle Preisliste vom 16.6.23" erkennen können, dass der Empfänger die Preisliste erhalten hat. Dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe der VBA-Routine aus diesem Tipp vermeiden.
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