Riesen-E-Mail verschicken

Mit dem Versenden von E-Mails mit großen Anhängen kann es mit unter Probleme geben (siehe auch Blockierende Mail aus Postausgang löschen). Nachfolgend aber ein paar Tipps zum Versenden von großen E-Mails.

Bilder in E-Mails am besten im png-Format speichern. Das ist sehr klein und hat kaum Qualitätsverluste. Alternativ geht auch jpg oder tif. Beim Speichern darauf achten, dass eine gewisse Komprimierungstufe gewählt wurde (z. B. 6 bei png oder 80% bei jpg). Mit dem (für privaten Gebrauch kostenlosen) Programm IrfanView lassen sich Bilder nicht nur hervorragend komprimiert speichern, sondern auch in der Größe ändern, was zusätzlich Platz spart.

Ein einzelnes Bild sollte eine Größe von 300 Kbyte nicht übersteigen. Insgesamt sollte eine E-Mail maximal 5 MB groß sein, um Probleme zu vermeiden. Viele Mailserver verweigern Anhänge, wenn diese größer als ca. 5-10 MB sind. Dazu muss man wissen, dass die zu sendende E-Mail durch die MIME-Kodierung um ca. 30 Prozent zunimmt. D. h. die Original-E-Mail, die man erstellt, sollte nur ca. 3,5-4 MB groß sein.

Mit einem Packprogramm lassen sich z. B. sehr gut Word- oder Excel®-Dateien einpacken und so auch z. T. erheblich Platz sparen. Ein auch für kommerzielle Anwendung kostenloses Programm ist 7-zip. Wenn Sie Daten versenden, die schützenswert sind, können Sie das kostenlose Tool AxCrypt verwenden, das die verschlüsselten Daten auch gleich komprimiert.

Wer auch schon bei so kleinen E-Mails mit ca. 3 MB beim Versenden Probleme hat, sollte den Servertimeout in den erweiterten Kontoeinstellungen erhöhen. Wird die E-Mail nicht innerhalb des Servertimeout versendet, kommt es zu einem Fehler (teilweise wird die E-Mail aber dennoch versendet). Die Einstellung finden Sie unter Extras -> E-Mail-Konten -> Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten -> Ändern -> Weitere Einstellungen -> Erweitert. Der Timeout steht per Default auf 1 Minute und kann bedenkenlos hoch gesetzt werden. Zu beachten dabei ist, dass man aber auch bei einem anderen E-Mailserver-Problem erst eine Fehlermeldung nach der hier eingestellten Zeit erhält.

Ich muss aber eine E-Mail mit 35 MB verschicken - was kann ich tun?

• Sofern vorhanden, laden Sie den Anhang auf einen Webserver hoch und verschicken Sie dann eine E-Mail, die nur einen Link zu dem Download enthält. Sofern es sich um private oder sensible geschäftliche Daten handelt, sollte der Zugriff mit Benutzername und Passwort auf das Download-Verzeichnis mit Hilfe einer .htaccess-Datei geschützt werden.
• Nutzen Sie Zusatz-Tools (z. B. Pando)
• Wenn es nicht sehr eilig ist, wird bei so großen Anhängen das Versenden auf CD/DVD per Post empfohlen, da ein Upload von 35 oder mehr MB bzw. das Verschicken von vielen E-Mails relativ lange dauert.