Feststellen, ob Outlook korrekt beendet wurde
Outlook® hat so seine Eigeneinheiten. Unter anderem läuft es nach dem Beenden oft weiter, obwohl das Programmsymbol schon aus dem Infobereich verschwunden ist (bis Outlook® 2007 < SP2).
Startet man dann Outlook® erneut, erhält man z. B. die Fehlermeldung Fehler beim Ausführen der Operation oder es wird ein 2. Prozess gestartet, der aber nicht sichtbar wird.
Dann bleibt in der Regel nur der Griff zum Taskmanager, um die laufenden Outlook®-Prozesse manuell zu beenden bzw. man meldet sich neu an oder startet gleich den Rechner neu. Falls die Datendatei nicht korrekt geschlossen wurde, kann es dabei unter Umständen zur Beschädigung bis hin zum Verlust der Pst-Datei kommen.
Mit einer kleinen Batchdatei lässt sich jedoch das vollständige Entladen von Outlook® aus dem Arbeitsspeicher überwachen. Öffnen Sie dazu einen Texteditor (z. B. Notepad):
Windows® XP: Start -> Ausführen -> notepad -> OK
Windows Vista® / 7: Start -> Suchfeld -> notepad -> OK
Geben Sie darin den Pfad zur Datei Outlook.exe ein:
"C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE11\OUTLOOK.EXE" /profile Outlook
Je nach der verwendeten Outlook®-Version lautet dieser Pfad anders. Suchen Sie im Zweifelsfall nach der Datei OUTLOOK.EXE im Windows-Explorer. In dem Beispiel wurde der Startparameter /profile verwendet, um beim Arbeiten mit mehreren Outlook-Profilen ein bestimmtes Profil zu starten (im Beispiel heißt das Profil Outlook). Wenn Sie nur 1 Profil haben (das heißt in der Regel Outlook) können Sie den Parameter auch weglassen und nur den Pfad zur Outlook.exe eingeben. Achten Sie aber auf die Anführungszeichen, die bei Leerzeichen in der Pfadangabe erforderlich sind. Anführungszeichen benötigen Sie auch, wenn Ihr Outlook®-Profil ein Leerzeichen enthält (z. B. /profile "Max Muster").
Speichern Sie diese Datei nun an einem beliebigen Ort unter einem beliebigen Namen mit der Dateiendung .bat ab (z. B. WatchOutlook.bat). Wenn Sie nun diese Datei doppelt anklicken, so öffnet sich eine auffallend hässliche Dos-Box und kurz danach auch Outlook®. Nach dem Beenden von Outlook® bleibt diese Dos-Box noch solange geöffnet, bis wirklich auch Outlook® aus dem Arbeitsspeicher entladen wurde. Wenn die Dos-Box geöffnet bleibt, so ist Outlook® hängen geblieben und es muss manuell beendet werden (Prozess im Taskmanager abschießen).
Wer viel mit Dos-Boxen arbeitet, dem fällt die zusätzliche eventuell nicht auf, oder jemand stört sich daran, dass die Dos-Box im Vordergrund stehen bleibt. In diesen Fällen erstellen Sie einfach eine Verknüpfung (Rechtsklick auf die Batchdatei -> Verknüpfung erstellen) und passen diese an. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die erstellte Verknüpfung und wählen Sie Eigenschaften:
Unter Ausführen stellen Sie Minimiert ein, damit die Dos-Box nur als Task auf der Taskleiste und nicht als eigenes Fenster erscheint. Es bietet sich auch an, ein anderes Symbol zu verwenden. Gut geeignet ist das Symbol zum Ausschalten. Nach einem Klick auf Anderes Symbol... erhalten Sie zunächst eine kurze Warnmeldung, dass keine anderen Symbole in der Datei (unsere Batch-Datei) zu finden sind und Sie aus einer anderen Symboldatei eines auswählen können. Sie könnten auch das Symbol von Outlook® verwenden. Suchen Sie in dem sich öffnenden Dialog einfach die Datei Outlook.exe und wählen Sie dann eines der darin enthaltenen Symbole aus. Nun können Sie mit einem Doppelklick auf diese Verknüpfung indirekt die Batch-Datei mit den vorgenommenen Einstellungen starten.
Schlussbemerkung: Das korrekte Beenden von Outlook® wird in vielen Fällen durch Add-Ins bzw. dem Virenscanner verhindert, kann aber auch durch das zu schnelle Herunterfahren des Systems erfolgen. Oft wird dann die Datendatei beim nächsten Outlook®-Start überprüft (siehe auch Beitrag Die Outlook-Datendatei wurde nicht richtig geschlossen und muss überprüft werden), was zum einen Zeit kostet und zum anderen auch die Gefahr des Datenverlustes nach sich ziehen kann. Sie sollten daher das Scannen von E-Mails deaktivieren und auch die Pst-Datei vom Scanvorgang ausschließen (manche Virenscanner löschen die gesamte Pst-Datei bzw. verschieben sie in ein Quarantäne-Verzeichnis, wenn ein Virus darin gefunden wird). Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Beitrag Outlook® und Virenscanner.
Update 1: Das Problem soll mit Service Pack 2 für Outlook® 2007 behoben sein. Wird unter 2007 Outlook® nicht richtig beendet, so färbt sich das Outlook®-Symbol grau und bleibt in der Infoleiste stehen. Auch hier bleibt dann nur der Griff zum Taskmanager.
Update 2: Outlook® bleibt unter 2007 hängen, bzw. benötigt extrem lange zum Entladen, wenn Sie eine Regel erstellt haben, die eine Desktopbenachrichtigung enthält.
Update 3: Das Herunterfahren wurde mit Outlook® 2010 erheblich verbessert, so dass es nur noch sehr selten zu Hängern kommt.