Winmail.dat können E-Mail-Empfänger nicht öffnen bzw. lesen

Immer wieder kommt es vor, dass sich Empfänger von E-Mails, die mit Outlook verschickt wurden, über eine Anlage namens Winmail.dat wundern,die sich nicht ohne weiteres öffnen lässt.

Dabei ist die Ursache für Winmail.dat-Anlagen schnell erklärt: Outlook verfügt über 3 verschiedene Formate, in welchen eine E-Mail verfasst werden kann:

1. Nur-Text
2. HTML
3. Rich-Text

Während Nur-Text und HTML in der Regel von allen E-Mail-Clients gelesen werden können, handelt es sich bei Rich-Text (RTF) um ein von Microsoft® eigenständiges Format, das normaler weise nur E-Mail-Programme von Microsoft® lesen können.

In der Datei Winmail.dat sind Informationen zur Formatierung einer im Rich-Text-Format verfassten Nachricht enthalten. Bekommt diese ein Outlook®-Client, so liest er diese Informationen und stellt den Text beim Empfänger entsprechend so dar, wie ihn der Absender formatiert hat.

Wird nun aber eine im Rich-Text-Format gesendete E-Mail von einem Client geöffnet, der keine Rich-Text-Nachrichten lesen kann, so kann dieser mit der gesendeten Datei Winmail.dat nichts anfangen und zeigt sie lediglich als Anlage an. Auch gesendete Anlagen können in der Winmail.dat-Datei enthalten sein.

Outlook®-Anwender sollten daher darauf achten, das Rich-Text-Format (sofern erforderlich) nur intern zu verwenden oder aber bei externen E-Mails sicherstellen, dass der Empfänger auch einen Client verwendet, welcher Rich-Text-Nachrichten lesen kann. Outlook® 2013/2010 und 2007-Anwender, die nicht RTF verwenden, deren Empfänger aber dennoch eine Winmail.dat-Anlage bekommen, lesen in diesem KB-Artikel von Microsoft® nach, welche Ursache und Lösung es dafür gibt.

Bitte prüfen Sie auch in den Kontakten, ob dort das Rich-Text-Format voreingestellt ist. Öffnen Sie dazu einen Kontakt und doppelklicken Sie auf die E-Mail-Adresse. Bei Internetformat sollte Outlook wählt das optimale Sendeformat stehen. Steht dort Im Outlook-Rich-Text-Format senden, so sollten Sie das besser umstellen. Müssen Sie dies für viele Kontakte durchführen, empfiehlt sich die Verwendung von EditContacts, das unter anderem auch das Internetformat umstellen kann.

Ein weiterer Grund für die Winmail.dat sind in E-Mails hinzugefügte, benutzerdefinierte Felder. Einige Anwender kennen benutzerdefinierte Felder vermutlich aus den Kontakten, da sie hier öfter Verwendung finden. In E-Mails werden benutzerdefinierte Felder in der Regel nur von Zusatzprogrammen beim Bearbeiten der E-Mails eingefügt. Wird nun eine E-Mail mit benutzerdefinierten Feldern verschickt, so verwendet Outlook automatisch das Rich-Text-Format dafür, ohne, dass Sie Einfluss darauf haben.

Falls Sie eine E-Mail mit einem Winmail.dat-Anhang bekommen haben und Ihr Client damit nichts anfangen kann und Sie auch kein E-Mail-Programm von Microsoft® zur Verfügung haben, so können Sie Winmail.dat-Anhänge auch mit Zusatzsoftware öffnen und lesen. Dazu gibt es zum Beispiel den Winmail Opener. Die Homepage ist zwar in Englisch, das Programm kommt aber mit einer Deutschen Benutzeroberfläche:

Speichern Sie zunächst die Winmail.dat-Anlage auf der Festplatte ab. Anschließend können Sie diese einfach vom Explorer auf die Benutzeroberfläche ziehen und loslassen. Alternativ wählen Sie Datei -> Öffnen... bzw. klicken Sie auf den Link Datei öffnen.... Danach wird der Inhalt der Winmail.dat-Anlage angezeigt.

Eine Alternative für alle, die keine Software installieren möchten oder können, ist ein Online-Service zur Anzeige des Inhaltes einer Winmail.dat-Anlage. Sie finden ihn unter http://www.winmaildat.com/. Beachten Sie in diesem Fall aber die Datenschutzbestimmungen, da der Inhalt der Winmail.dat-Anlage zwangsweise auf dem Server dort zur Bearbeitung gespeichert werden muss. Sie sollten diesen Service bei vertraulichen E-Mails daher besser nicht nutzen.