Einheitliche Outlook-Signaturen zentral im Firmennetz verwalten
Sobald mehrere Benutzer in einer Firma arbeiten, wird das Anlegen und Verwalten von Signaturen in Outlook® zu einem Problem.
Dabei ist das einmalige Anlegen nicht so tragisch (obwohl es auch relativ viel Zeit kostet), sondern die Tatsache, dass dem Anwender seine Signatur unter Umständen nicht gefällt und er sie abändert. Damit geht jedes Corporate Identity verloren und macht auf Kunden einen schlechten Eindruck.
Zur Problemlösung gibt es verschiedene Tools, welche dafür Sorge tragen, dass die Signatur in Outlook® bei jedem Anwender gleich aussieht und zudem an zentraler Stelle verwaltet werden kann. Eines davon ist kostenlos und soll hier vorgestellt werden. Es handelt sich dabei um das Programm OutlookSignature, das für den normalen Anwendungsfall ausreichend ist.
OutlookSignature funktioniert mit Daten aus dem ActiveDirectory und jeder anderen Datenquelle, die sich per ODBC ansteuern lässt (z. B. eine Access®-Tabelle). Was auf der Hersteller-Seite (bisher) nicht erwähnt wird, ist die Tatsache, dass sich auch eine normale Excel®-Tabelle als Datenquelle verwenden lässt.
In diesem Beitrag wird daher nicht auf den normalen Anwendungsfall eingegangen, der auf der Herstellerseite eigentlich ausführlich beschrieben wird, sondern folgende Situation berücksichtigt und dabei Schritt-für-Schritt auf Probleme und deren Behebung eingegangen:
- Windows Small Business Server 2003 mit Benutzerverwaltung im Active Directory
- Clients machen keine Domänenanmeldung, sondern nur lokal und verbinden sich dann mit einem lokalen Loginskript zum Server
- OutlookSignature wird nur auf dem Server eingerichtet und lediglich über das Loginskript aufgerufen
- Als Datenquelle wird eine einfache Excel®-Tabelle verwendet
Der Beitrag richtet sich an Administratoren bzw. versierte Computeranwender.
Vorteile:
- Kostenlos
- Keine Programm-Installation im eigentlichen Sinn erforderlich
- Funktioniert mit vielen Datenquellen (z. B. AccessTM, Excel®, Active Directory)
- Keine Konfiguration/Installation auf den Clients erforderlich (außer Anpassung des Loginskripts)
Nachteile
- Kein Support bei Problemen
- Weiterentwicklung nicht gewährleistet
- Einarbeitungsaufwand
- Keine Unterstützung für Visitenkarten
- Kein Schutz vor Manipulationen durch den Anwender
Wie funktioniert OutlookSignature? OutlookSignature besteht in diesem Beispiel aus vier Dateien (plus Vorlagen):
- OutlookSignature.exe (eigentliches Programm)
- OutlookSignature.ini (Programmeinstellungen)
- ODBC.udl (Datenquellenkonfiguration)
- Daten.xls (Datenquelle)
Alle Dateien werden auf dem Server abgelegt und vom Client aus die Datei OutlookSignature.exe aufgerufen. Das Programm ermittelt daraufhin den Windows-Benutzernamen des gerade angemeldeten Benutzers und liest dessen Daten aus der Datenquelle (Daten.xls). Mit Hilfe der Programmeinstellungen (OutlookSignature.ini) werden nun die Platzhalter in den Signatur-Vorlagen mit den Daten des Mitarbeiters ersetzt und auf dessen Computer in das Signaturenverzeichnis kopiert. Anschließend wird diese Signatur noch in Outlook® als Standardsignatur gesetzt. Damit wird deutlich, dass auf den Clients nichts konfiguriert werden muss (Ausnahme Visitenkarte, siehe unten), sondern die Konfiguration allein auf dem Server erfolgen kann.
Durch die fehlende Domänen-Anmeldung der Clients kann es sein, dass sich der lokale Benutzername und der Benutzername auf dem Server (im AD) unterscheiden. Aus diesem Grund kann das Active Directory nicht von OutlookSignature als Datenquelle verwendet werden und wird deshalb durch eine Excel®-Tabelle ersetzt. In Firmen mit SBS (max. 75 Benutzer) ist das ein vertretbarer Aufwand. Eventuell gibt es auch die Möglichkeit die Daten aus dem AD nach Excel® zu exportieren. Ein Tool, das die Daten lesbar im HTML-Format exportieren kann, ist José Active-Directory-Dokumentation.
Doch nun geht es Schritt für Schritt los:
- Laden Sie sich bitte die für Excel®-Verwendung vorkonfigurierte Software herunter (OutlookSignature.zip) und entpacken diese in ein Verzeichnis auf dem Server (z. B. "Signaturen"). Vergeben Sie zunächst für alle Anwender Lese- und Schreibrechte für dieses Verzeichnis und beschneiden Sie diese wieder, wenn das Tool läuft.
- Als nächstes werden die Vorlagen für die Signatur benötigt. Dazu wird mit der HTML-Signatur begonnen. Sie können für einen ersten Test auch die mitglieferte Standard-Signatur verwenden und diesen Abschnitt überspringen.
Die HTML-Signatur sollte mit einem normalen Texteditor erstellt und von Hand geschrieben werden. Alternativ geht auch ein Homepage-Werkzeug, das sauberen HTML-Code liefert. Verwenden Sie jedoch bitte nicht Word® zum Erstellen von HTML-Signaturen. Word® liefert keinen validen HTML-Code, wodurch eine korrekte Darstellung beim Empfänger nicht gewährleistet ist. Das umso mehr, wenn dieser kein Outlook® verwendet.
Zu beachten ist bei der Erstellung einer HTML-Signatur, dass keine CSS-Klassen verwendet werden dürfen, da diese von Outlook® in der Regel nicht umgesetzt werden. Bewährt hat es sich, jede Zeile in ein <div></div> einzubinden und jeweils die Schriftart, -größe und -farbe anzugeben. Den Zeilenabstand regelt man über margin-Attribute. Die Signatur wird ohne <html> bzw. <body> Tags etc. geschrieben. Auch eine Dokumentdeklaration entfällt.
HTML-Signaturen werden nicht mit der Erweiterung .html, sondern nur mit .htm gespeichert! Anderenfalls werden die Signaturvorlagen von OutlookSignature nicht kopiert. Außerdem muss die Signatur in allen 3 Formaten vorliegen (HTML, Rich-Text, Nur-Text), auch wenn nur 1 davon verwendet wird.
Ist die Signatur fertig und sieht sie im Browser so aus, wie Sie es sich vorstellen, ersetzen Sie nun die Daten, welche Mitarbeiterbezogen sein sollen, durch entsprechende Platzhalter. Die Platzhalternamen entnehmen Sie bitte der Dokumentation und schließen diese in % ein (z. B. %FIRSTNAME%). Danach geht es daran, die Signatur noch in Rich-Text- und Nur-Text-Format zu speichern. Diese Arbeit kann Outlook® zu einem gewissen Grad erledigen. Kopieren Sie zunächst die HTML-Signatur-Datei in das Anwendungsverzeichnis des Benutzers "C:\Dokumente und Einstellungen\%BENUTZERNAME%\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures" bzw. "C:\Users\%BENUTZERNAME%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures". Sollte es noch nicht vorhanden sein, legen Sie es bitte an.
Jetzt starten Sie Outlook® und gehen in die Signaturbearbeitung: Extras -> Optionen -> E-Mail-Format -> Signaturen. Dort finden Sie Ihre HTML-Signatur vor (im Beispiel "Standard"). Bis einschließlich Outlook® 2003 verlassen Sie den Signatur-Dialog mit "OK" und erhalten dann die Rich-Text- und Nur-Text-Version in dem oben genannten Verzeichnis. Bei Outlook® 2007 klicken Sie vor dem Verlassen des Signatur-Dialogs bitte 1x in den Signaturtext und dann auf "Speichern".
Wenn es keinen zwingenden Grund für die Verwendung von Word® als E-Mail-Editor gibt, deaktivieren Sie bitte die entsprechende Option unter "E-Mail-Format" (Grund siehe oben).
Markieren Sie die RTF-Signatur-Datei (im Beispiel Standard.rtf) mit der rechten Maustaste und wählen dann "Öffnen mit..." und das Programm "WordPad" aus (nicht Word®!). Anmerkung: Rich-Text ist ein eigenes Format von Microsoft®, das nicht von allen E-Mail-Clients verstanden und daher für externe E-Mails nicht verwendet werden sollte.
Formatieren Sie nun die Signatur so, damit sie in etwa wie in der HTML-Darstellung aussieht. Ein Problem sind hierbei die Farben, die nur recht spärlich zur Verfügung stehen. Sie können diese jedoch nachträglich im Quelltext anpassen. Öffnen Sie dazu die RTF-Datei mit einem gewöhnlichen Text-Editor (z. B. Notepad). Dort finden Sie z. B. den Eintrag "{\colortbl ;\red70\green70\blue70;\red255\green202\blue0;\red0\green0\blue255;\red221\green111\blue0;}" vor. Diese Farben werden im Text dann mit z. B. "cf1", "cf2" usw. verwendet. Passen Sie nun die Werte der jeweiligen Farbtöne entsprechend an. Die Werte für die einzelnen Farbtöne erhalten Sie, wenn Sie einen Screenshot der HTML-Signatur machen und diesen dann in Paint einfügen. Klicken Sie dann mit dem Farbauswahl-Werkzeug (Pipette) auf die gewünschte Farbe und rufen Sie anschließend die Farbpalette auf (Farben -> Palette bearbeiten). Unter "Farben definieren" werden Ihnen die Rot- Grün- und Blauwerte für die selektierte Farbe angezeigt.
Danach bearbeiten Sie noch die Text-Version der Signatur (Standard.txt).
Die Textdatei wird von Outlook® im Unicode-Format abgespeichert, welche OutlookSignature nicht lesen kann. Wählen Sie nach dem Bearbeiten in Notepad den Befehl "Speichern unter" aus und stellen die Codierung auf ANSI um.
Kopieren Sie nun die neuen Signaturen (Rich-Text und Nur-Text) zurück in das Signaturen-Verzeichnis auf dem Server. Damit wäre die Bearbeitung der Signaturen abgeschlossen.
Abbildung 1: Text-Datei mit Notepad im ANSI-Format abspeichern - Ini-Datei anpassen.
Die Beispiel-Ini-Datei ist für den fertigen Gebrauch mit der Excel®-Tabelle bereits vorkonfiguriert. Sie unterteilt sich in 2 Bereiche: "Main" und "Fieldmapping". Im Bereich "Main" werden die Programmeinstellungen vorgenommen und im Bereich "Fieldmapping" die Zuordnung der Felder in der verwendeten Datenquelle. Links sehen Sie die Felder, die intern von OutlookSignature verwendet werden, rechts (nach dem = Zeichen) die Felder, die Sie in Ihrer Datenquelle verwenden (im Beispiel die Spaltenüberschriften der Excel®-Tabelle). Interessant sind für Sie die Felder auf der linken Seite. Diese Feldnamen können Sie in den Vorlagen als Platzhalter verwenden.
Platzhalter müssen in Großbuchstaben geschrieben und in das vordefinierte Platzhalterzeichen ("PlaceholderSymbol" im Bereich "Main") eingeschlossen werden.
EmptySignatureFolder=0. OutlookSignature kann in der aktuellen Version (1.9.02) leider keine Visitenkarten den Signaturen zuordnen. Dies müssen Sie beim Einrichten der Signatur 1x manuell in Outlook® einstellen. Damit diese aber bei der nächsten Anmeldung nicht verlorengeht, darf EmptySignatureFolder nicht auf 1 stehen, da sonst der Signaturordner vor dem Kopieren der Signaturen komplett geleert wird. Manche Anwender erstellen sich Signaturen auch als eine Art Textbaustein. Diese würden dann auch gelöscht, was man nicht machen sollte. Die eigenen Signaturvorlagen sind kein Problem, da OutlookSignature die kopierten Signaturen jeweils als Standard einrichtet. - Datenquellenkonfiguration anpassen
Damit der Zugriff via ODBC auf eine Excel®-Tabelle funktioniert, muss in der Datei "ODBC.udl" der vollständige Pfad zur Excel®-Datei eingetragen werden. Zwar funktioniert der manuelle Aufruf auch ohne Pfadangabe, jedoch schlägt er fehl, wenn der Aufruf über ein lokales Loginskript erfolgt. Öffnen Sie die Datei "ODBC.udl" und setzen Sie vor "Daten.xls" noch den kompletten Pfad, in dem sich die OutlookSignature-Dateien befinden (z. B. "\\192.168.1.201\Firma\Signaturen\Daten.xls"). Danach klicken Sie auf "Verbindung testen".
Ist auf dem Server kein Office installiert (Normalfall), können Sie die Verbindung nicht direkt auf dem Server testen und konfigurieren. Nehmen Sie in diesem Fall die Konfiguration bitte auf einem Client mit installiertem Office vor.
Falls Sie weiterhin folgende Fehlermeldung erhalten:
Abbildung 2: Fehlgeschlagener Verbindungstest zur Datenquelle
so liegt das vermutlich daran, dass Sie keine Verbindung über die IP zum Server aufgebaut haben. Kopieren Sie in diesem Fall den kompletten Pfad in die Zwischenablage und rufen die Excel®-Datei über Start -> Ausführen auf. Daraufhin fragt Sie der Server nach Benutzername und Kennwort. Nach deren Eingabe sollte dann auch der Verbindungstest klappen:
Abbildung 3: Erfolgreicher Verbindungstest zur Datenquelle
Bei anhaltenden Problemen versuchen Sie es zunächst ohne Pfad nur mit dem Dateinamen. Wenn das schon misslingt, so liegt es eher an dem System bzw. dem ODBC-Treiber. Klappt es nur mit dem Dateinamen, aber nicht mit dem vollständigen Pfad, können Sie es anstelle mit der IP auch mit dem Servernamen versuchen.
Damit die zentrale Verwendung des ODBC-Zugriffs auf die Excel®-Datei funktioniert, muss das Setup für den ODBC-Treiber an den Clients einheitlich gestaltet sein. Zu empfehlen ist folgende Konfiguration (Systemsteuerung -> Verwaltung -> Datenquellen (ODBC)):
Abbildung 4: ODBC-Konfiguration für Excel®-Dateien
Sollte das ODBC-Setup (siehe Abbildung 4) nicht aufgerufen werden können, weil Sie eine Fehlermeldung erhalten, so installieren Sie bitte Ihr Office vollständig bzw. versuchen eine Reparatur. Solange das ODBC-Setup nicht geöffnet werden kann, so lange wird die Verbindung zur Excel®-Datei nicht funktionieren. - Datenquelle anpassen.
Öffnen Sie die Datei "Daten.xls" und tragen Sie dort alle erforderlichen Daten ein. Im Beispiel wurden einige Spalten ausgeblendet, die Sie bei Bedarf wieder einblenden können. Nicht benötigte Spalten können Sie auch löschen. Achten Sie darauf, dass keine Leerzeilen in der Datei enthalten sein sollten, da sonst die ODBC-Abfrage unter Umständen nicht mehr richtig funktioniert. Die Spaltenüberschriften sind beliebig. Sie sollten jedoch darauf achten, keine Umlaute und auch keine Leerzeichen zu verwenden. Ist die Tabelle fertig, passen Sie gegebenenfalls noch die verwendeten Feldnamen in der Datei OutlookSignature.ini im Bereich "Fieldmapping" an. Links stehen die in OutlookSignature verwendeten Feldnamen, rechts die in der Excel®-Tabelle verwendeten. Durch das "Fieldmapping" nehmen Sie sozusagen eine Feldzuordnung vor, wie Sie diese eventuell auch beim Importieren von Outlook®-Daten her kennen.
In der Excel-Tabelle wurden die verwendeten Spalten einem Bereich namens "Mitarbeiter" zugeordnet. Unter Umständen funktioniert es auch ohne, jedoch ist der ODBC-Zugriff mit definiertem Bereich zuverlässiger.
- Loginskript anpassen
Clients ohne Domänenanmeldung müssen beim Verbinden mit einem Verzeichnis auf dem Server einen Benutzernamen und ein Passwort angeben. Dies wird in der Regel mit Hilfe eines Loginskripts erledigt, das beim Anmelden ausgeführt wird (liegt im Normalfall in der Autostart-Gruppe). Nachfolgend ein Beispiel in VBS (Connect.vbs ist in der Zip-Datei enthalten):
Abbildung 5: Login-Skript für lokale Benutzeranmeldung am Server
Ein Problem ist hier die Darstellung des Passwortes im Klartext. Solange kein anderer Benutzer Zutritt zu dem PC hat, ist das nicht so tragisch, jedoch generell keine professionelle Lösung. Man kann dies über eine DLL-Datei lösen, welche einen Entschlüsselungsalgorythmus enthält und so das Passwort verschlüsselt hinterlegen. Auch besteht die Möglichkeit per VB.NET eine Exe-Datei als Login-Datei zu erstellen und so das Auslesen des Passwortes zu erschweren (Beispiel "Connect" in Zip-Datei - funktioniert nur ab Windows® XP, da Framework 3.5 erforderlich, das es für Windows® 2000 nicht gibt. Das Programm zum Erstellen einer Exe-Datei (Visual Basic) ist kostenlos und kann bei Microsoft heruntergeladen werden). - Server-IP zu den vertrauenswürdigen Sites hinzufügen
Wie Sie im Loginskript sehen können, wird der Server über die IP-Adresse angesprochen. Das hat folgenden Grund: Beim Aufruf einer exe-Datei von einem Server erscheint von Windows ein Warnhinweis, ob die Datei ausgeführt werden soll. Dieser Warnhinweis kann durch das Hinzufügen der IP des Servers zu den vertrauenswürdigen Sites im Internet-Explorer unterdrückt werden (Extras -> Internetoptionen -> Sicherheit -> Vertrauenswürdige Sites). Das geht vermutlich auch mit dem Servernamen, jedoch ist die Verwendung einer IP schneller und zuverlässiger. Beachten Sie bitte, dass nach dem Hinzufügen der IP zu den vertrauenswürdigen Sites der Rechner neu gestartet werden muss, damit die Änderung wirksam wird.
Fertig!
Alle Schritte sind nun ausgeführt worden und es kann getestet werden. Starten Sie dazu den Rechner neu und führen Sie das Login-Script aus. Sie sollten nun eine Verbindung zu Ihrer Freigabe (im Beispiel "Firma") mit dem Laufwerk "G:" haben. Danach wird automatisch Outlook® gestartet und Sie können direkt über das Erstellen einer neuen E-Mail die Signatur überprüfen. Sollte es nicht gleich auf Anhieb klappen, lesen Sie bitte die mitgelieferte Dokumentation durch bzw. besuchen Sie die Seite des Herstellers für weitere Informationen. Sehen Sie sich bitte auch die Datei "OutlookSignature.log" an, welche Aufschluss über den Fehler geben kann. Zum Debuggen starten Sie OutlookSignature bitte mit dem Parameter /debug:log, bzw. /debug:true.
Wenn alles wie gewünscht funktioniert, vergessen Sie bitte nicht auf dem Server die Rechte für die Dateien zu setzen. Der normale Anwender sollte nur Leserechte auf die Dateien haben und nichts löschen können.
