Neues Outlook-Profil anlegen

Zuletzt geändert am 24. Mai 2014

Outlook®-Profile sind das Kernstück der Konfiguration von Outlook®. Ein Outlook®-Profil wird beim 1. Einrichten bzw. Starten von Outlook® automatisch eingerichtet. Es kann nachträglich geändert und auch weitere Profile angelegt werden.

 

Einführung in Outlook®-Profile

In einem Outlook®-Profil werden unter anderem E-Mail-Konten und Verweise zu Datendateien gespeichert. Es kann dazu dienen, mehrere Benutzer zu verwalten, ohne dass diese ein eigenes Benutzerprofil in Windows haben müssen. Zu beachten ist dabei, dass in einem Outlook®-Profil keine Einstellungen von Outlook® gespeichert werden, sondern nur Einstellungen bezüglich der E-Mail-Konten und der Datendateien. Auch der Namenscache (siehe Autovervollständigen) wird im Outlook®-Profil gespeichert.

Wenn Sie jedoch eine saubere Trennung erreichen und Ihre eigenen Einstellungen in Outlook® verwenden möchten, müssen Sie für jeden Benutzer ein eigenes Benutzerkonto in der Systemsteuerung anlegen (empfohlen).

Ein Outlook®-Profil ist leider relativ fehleranfällig und muss daher gegebenenfalls gereinigt, repariert oder im schlimmsten Fall neu angelegt werden. Das Problem beim Neuanlegen besteht hauptsächlich darin, dass alle E-Mail-Konten neu eingegeben werden müssen. Bis Outlook® 2000 gab es dazu noch eine Ex-/Importfunktion, die jedoch in späteren Versionen weggelassen wurde.

Ihre Outlook®-Daten gehen beim Neuanlegen nicht verloren (E-Mails, Kontakte, Termine, Notizen etc.), da diese in einer Datendatei gespeichert werden (.pst, siehe Wie übertrage ich meine Outlook®-Daten in eine neue Installation). Sie müssen lediglich Ihre bisherige Pst-Datei wieder in das neue Profil einbinden. Wie das geht, zeigt der Workshop Pst-Datei wechseln. Das entfällt jedoch bei Anwendern mit Exchange-Konten, da die Daten in diesem Fall nicht lokal, sondern auf dem Server gespeichert sind (siehe in diesem Zusammenhang auch Outlook® im Netz). Anwender vor Outlook® 2007 sichern bitte vor dem Neuanlegen eines Profils Ihre Regeln über Extras -> Regeln und Benachrichtigungen... -> Optionen -> Regeln exportieren, da diese erst ab 2007 in der Pst-Datei selbst gespeichert werden.

Ein defektes Outlook®-Profil macht sich meist durch ein merkwürdiges, nicht auf andere Weise lösbares Verhalten in Outlook® bemerkbar. Dabei muss dies keineswegs mit den E-Mail-Konten oder den Datendateien in direktem Zusammenhang stehen. Wenn Sie also mit einem (seltsamen) Problem nicht weiterkommen, so ist ein neues Outlook®-Profil eventuell die Lösung.

 

Vorhandenes Profil reinigen

Bevor Sie jedoch alle E-Mail-Konten neu einrichten, kann es sich lohnen, das Profil zunächst zu reinigen, bzw. zu reparieren. Für eine Reinigung verwenden Sie einfach den Startparameter /cleanprofile (nur bis Outlook® 2007):

Windows® XP: Start -> Ausführen -> outlook /cleanprofile -> OK

Windows Vista® / 7: Start -> Suchfeld -> outlook /cleanprofile -> ENTER

Bitte achten Sie darauf, dass vor dem Schrägstrich ein Leerzeichen zu setzen ist. Beim darauffolgenden Outlook®-Start werden Sie nach dem zu reinigenden Profil gefragt (auch wenn Sie nur 1 haben (das heißt in der Regel "Outlook")). Ein sichtbarer Reinigungsvorgang ist dabei nicht erkennbar. Auch gibt es keine Hinweismeldung, ob erfolgreich oder nicht. Wenn Outlook® wieder vollständig geladen ist, ist vermutlich der Reinigungsvorgang abgeschlossen.

 

Vorhandenes Profil reparieren

Ist der Fehler damit nicht behoben, so können Sie noch eine Profilreparatur mit Hilfe von OLfix versuchen. Wenn Sie jedoch nur 1 oder 2 E-Mail-Konten haben, so sind Sie besser beraten gleich ein neues Profil einzurichten, da die Reparatur nicht immer zum Erfolg führt.

 

Neues Profil anlegen

Ein neues Outlook®-Profil legen Sie in der Systemsteuerung unter dem Punkt Mail bzw. E-Mail an (klassische Ansicht, bzw. Symbolansicht; Anwender von 64-Bit Betriebssystemen lesen bitte den Beitrag Unter Vista fehlt in der Systemsteuerung der Punkt Mail). Hinweis: Der Punkt ist erst nach dem ersten Einrichten von Outlook® vorhanden. Nach einem Doppelklick auf Mail öffnet sich das Fenster zur E-Mail-Konfiguration (Setup):

Neues Outlook-Profil einrichten - Mail-Setup

Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Profile anzeigen, um in die Profilverwaltung zu gelangen:

Profilverwaltung

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Hinzufügen und vergeben Sie einen Namen für das neue Profil. Danach werden Sie zur Eingabe eines E-Mail-Kontos aufgefordert. Falls der Fehler nicht auf ein Problem mit dem E-Mail-Konto zurückzuführen ist, können Sie die Kontoeinrichtung zunächst abbrechen und ein Profil ohne E-Mail-Konto erstellen. E-Mail-Konten können Sie später noch hinzufügen.

Damit Outlook® auch mit dem neuen Profil startet, wählen Sie es bitte unter Immer dieses Profil verwenden aus. Alternativ können Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen aktivieren. Dann wird vor dem Start von Outlook® eine Profilauswahl angezeigt. Oder Sie legen sich entsprechende Verknüpfungen auf dem Desktop bzw. im Startmenü an, um mit dem Startparameter /profile mit einem bestimmten Outlook®-Profil zu starten (siehe auch Feststellen, ob Outlook korrekt beendet wurde).

Achtung: In einem Outlook®-Profil wird u. a. gespeichert, welche E-Mail-Nachrichten schon heruntergeladen wurden. Wenn Sie diese also auf dem Server belassen haben (für 14 Tage empfohlen), so werden diese erneut heruntergeladen.

 

Tipps zu Outlook®-Profilen

Tipp 1: Falls Sie ein Problem mit dem E-Mail-Versand haben und viele Konten vorhanden sind, versuchen Sie zunächst nur das betreffende Konto zu löschen und neu einzurichten.

Tipp 2: Kopieren Sie unmittelbar nach dem Einrichten eines neuen Profils dieses Profil. Sollte dann Ihr Profil mit dem Sie arbeiten eines Tages kaputt gehen, können Sie auf die Kopie zurückgreifen (die Sie dann vorher wiederum kopieren).

Falls das Anlegen eines Outlook®-Profils nicht geholfen hat, finden Sie in dem Beitrag Allgemeine Anleitung zur Problemlösung in Outlook weitere Informationen.

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