Neues Outlook-Profil anlegen

Zuletzt geändert am 16. April 2018

Outlook-Profile sind das Kernstück der Konfiguration von Outlook. Ein Outlook-Profil wird beim 1. Einrichten bzw. Starten von Outlook automatisch eingerichtet. Es kann nachträglich geändert und auch weitere Profile angelegt werden.

 

Einführung in Outlook-Profile

In einem Outlook-Profil werden unter anderem E-Mail-Konten und Verweise zu Datendateien gespeichert. Es kann dazu dienen, mehrere Benutzer zu verwalten, ohne dass diese ein eigenes Benutzerprofil in Windows haben müssen. Zu beachten ist dabei, dass in einem Outlook-Profil keine Einstellungen von Outlook gespeichert werden, sondern nur Einstellungen bezüglich der E-Mail-Konten und der Datendateien. Auch der Namenscache (siehe Autovervollständigen) wird nicht im Outlook-Profil gespeichert.

Wenn Sie jedoch eine saubere Trennung erreichen und Ihre eigenen Einstellungen in Outlook verwenden möchten, müssen Sie für jeden Benutzer ein eigenes Benutzerkonto in der Systemsteuerung anlegen (empfohlen).

Ein Outlook-Profil ist leider relativ fehleranfällig und muss daher gegebenenfalls gereinigt, repariert oder im schlimmsten Fall neu angelegt werden. Das Problem beim Neuanlegen besteht hauptsächlich darin, dass alle E-Mail-Konten neu eingegeben werden müssen. Bis Outlook 2000 gab es dazu noch eine Ex-/Importfunktion, die jedoch in späteren Versionen weggelassen wurde.

Ihre Outlook-Daten gehen beim Neuanlegen nicht verloren (E-Mails, Kontakte, Termine, Notizen etc.), da diese bei POP3-Konten in einer Datendatei gespeichert werden (.pst, siehe Wie übertrage ich meine Outlook-Daten in eine neue Installation). Sie müssen lediglich Ihre bisherige Pst-Datei wieder in das neue Profil einbinden. Wie das geht, zeigt der Workshop Pst-Datei wechseln. Das entfällt jedoch bei Anwendern mit Exchange-Konten, da die Daten in diesem Fall nicht lokal, sondern auf dem Server gespeichert sind (siehe in diesem Zusammenhang auch Outlook im Netz). Wie Sie IMAP-Konten in eine PST übertragen, dass beschreiben wir in unserem E-Book "Termine, Kontakte und Aufgaben mit IMAP-Konten in Outlook sichern und wiederherstellen". Anwender vor Outlook 2007 sichern bitte vor dem Neuanlegen eines Profils Ihre Regeln über Extras -> Regeln und Benachrichtigungen... -> Optionen -> Regeln exportieren, da diese erst ab 2007 in der Pst-Datei selbst gespeichert werden.

Ein defektes Outlook-Profil macht sich meist durch ein merkwürdiges, nicht auf andere Weise lösbares Verhalten in Outlook bemerkbar. Dabei muss dies keineswegs mit den E-Mail-Konten oder den Datendateien in direktem Zusammenhang stehen. Wenn Sie also mit einem (seltsamen) Problem nicht weiterkommen, so ist ein neues Outlook-Profil eventuell die Lösung.

 

Vorhandenes Profil reinigen

Bevor Sie jedoch alle E-Mail-Konten neu einrichten, kann es sich lohnen, das Profil zunächst zu reinigen, bzw. zu reparieren. Für eine Reinigung verwenden Sie einfach den Startparameter /cleanprofile (nur bis Outlook 2007):

Windows 7 / Windows Vista: Start -> Suchfeld -> outlook /cleanprofile -> ENTER

Windows 10 und XP: Start -> Ausführen -> outlook /cleanprofile -> OK

Bitte achten Sie darauf, dass vor dem Schrägstrich ein Leerzeichen zu setzen ist. Beim darauffolgenden Outlook-Start werden Sie nach dem zu reinigenden Profil gefragt (auch wenn Sie nur 1 haben (das heißt in der Regel "Outlook")). Ein sichtbarer Reinigungsvorgang ist dabei nicht erkennbar. Auch gibt es keine Hinweismeldung, ob erfolgreich oder nicht. Wenn Outlook wieder vollständig geladen ist, ist vermutlich der Reinigungsvorgang abgeschlossen.

 

Vorhandenes Profil reparieren

Ist der Fehler damit nicht behoben, so können Sie noch eine Profilreparatur mit Hilfe von SmartTools Outlook Toolbox 4.0 für Outlook versuchen. Das Tool liefert eine Übersicht aller mit dem Profil verknüpften Dienste. Dabei sehen Sie direkt auf einen Blick, welche Dienste korrekt eingebunden sind und welche einen Fehler aufweisen:

Outlook Toolbox

Über die Schaltfläche Profil reparieren starten Sie die Reparatur, die mit Hilfe von verschiedenen Analyse-Schritten die problematischen Einträge in der Registry aufsucht und auf die korrekten Werte zurücksetzt. Ebenso bietet das Tool die Möglichkeit das Profil zu bereinigen und verfügt darüber hinaus über Verwaltungfunktionen für PST-Dateien. Eine ausführliche Beschreibung des Tools finden Sie auf der nachfolgenden Internetseite:

http://www.add-in-world.com/katalog/ol-toolbox/

 

Neues Profil mit E-Mail-Konten anlegen

Wenn Sie ein neues Profil anlegen, erstellen Sie quasi die Inhalte von Outlook neu, ohne Änderungen am Programm selbst vorzunehmen. Sie erhalten damit auch eine saubere Datendatei. Allerdings bedeutet ein neues Profil auch, dass Sie alle vorhandenen E-Mail-Konten neu anlegen müssen. Das ist ein gewisser Aufwand. Aber wenn Outlook danach wieder reibungslos funktioniert, sollte es die Mühe wert sein.

Hier die erforderlichen Schritte:

  • Beenden Sie Outlook, falls es gerade läuft.
  • Öffnen Sie die Systemsteuerung. In Windows 8.x geht das am schnellsten, indem Sie die Tastenkombination Windows-Taste+X drücken und im aufklappenden Menü den Befehl Systemsteuerung anwählen. In Windows 10 und den älteren Windows-Versionen erreichen Sie die Systemsteuerung über das Windows-Startmenü.
  • Öffnen Sie per Doppelklick das Symbol Mail (Windows 10, 7, Vista und XP) bzw. E-Mail (Windows 8.x). In der klassischen Ansicht der Systemsteuerung werden Sie das Symbol problemlos in der alphabetischen Liste finden. Wenn Sie die Kategorieansicht verwenden, wechseln Sie erst zur Kategorie Benutzerkonten; danach sollten Sie das Symbol Mail bzw. E-Mail auf dem Bildschirm sehen.

outlook profil 01

  • Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Profile anzeigen.
  • Sie sehen jetzt eine Liste aller verfügbaren Profile. Oft gibt es nur ein Profil namens "Outlook". Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein neues Profil anzulegen.

outlook profil 02

  • Als erstes müssen Sie einen Profilnamen eingeben. Der Name muss sich von den vorhandenen Profilen unterscheiden. Ansonsten haben Sie freie Wahl. Sie könnten zum Beispiel Ihren Vornamen verwenden. Nach Eingabe des neuen Profilnamens klicken Sie auf Ok.

outlook profil 03

  • Danach öffnet sich der Outlook-typische Assistent zum Einrichten eines neuen E-Mail-Kontos. Die genaue Vorgehensweise richtet sich nach der eingesetzten Outlook-Version. In Outlook 2016, 2013, 2010 und 2007 können Sie zum Beispiel die Automatikfunktion für E-Mail-Konten verwenden, indem Sie nur Ihren Namen und die Details des Kontos eingeben. Oder Sie aktivieren die Option zur manuellen Konfiguration, um nach einem Klick auf Weiter alle Einstellungen individuell vorzunehmen. Achten Sie bei Einsatz von Outlook 2016, 2013 und 2010 nur darauf, dass für neue POP3-Konten auch neue Datendateien angelegt werden, damit die Probleme mit Ihrer bisherigen PST-Datei nicht gleich wieder im neuen Profil auftreten.
  • Nachdem Sie die Einrichtung des ersten E-Mail-Kontos mit Fertig stellen abgeschlossen haben, kehren Sie automatisch zum Dialogfenster mit den Profilen zurück. Hier finden Sie einen Listeneintrag für das neue Profil. Klicken Sie vorerst auf Ok und schließen Sie danach das Fenster der Systemsteuerung.

Nun geht es darum, weitere Konten zu Ihrem neuen Profil hinzuzufügen und das Profil zu aktivieren. Viele Anwender haben mehrere E-Mail-Konten, die sie mit Outlook abrufen wollen. Mit den folgenden Schritten fügen Sie weitere Konten zu einem Outlook-Profil hinzu:

  • Beenden Sie Outlook, falls es gerade läuft.
  • Öffnen Sie - wie im zuvor beschrieben - die Systemsteuerung und darin das Symbol Mail bzw. E-Mail.
  • Markieren Sie in der Liste der eingerichteten Profile den Namen des neuen Profils.

outlook profil 04

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften.
  • Im danach angezeigten Dialogfenster klicken Sie auf E-Mail-Konten.

outlook profil 05

  • In Outlook 2016, 2013, 2010 und 2007 gelangen Sie jetzt zur Liste verfügbarer E-Mail-Konten, so dass Sie nur noch auf Neu zu klicken brauchen, um den Assistenten für neue E-Mail-Konten zu starten.
  • Nach diesem Prinzip fügen Sie alle E-Mail-Konten hinzu, die Sie mit Outlook verwalten wollen.
  • Am Ende klicken Sie so oft auf die Schaltfläche Schließen, bis Sie zum Dialogfenster mit den Outlook-Profilen zurückkehren.

Sie müssen jetzt dafür sorgen, dass Outlook automatisch mit dem neuen Profil gestartet wird. Das ist schnell erledigt:

  • Aktivieren Sie im Dialogfenster mit den eingerichteten Profilen die Option Immer dieses Profil verwenden.

outlook profil 06

  • Wählen Sie im darunter stehenden Dropdownfeld den Namen des neu angelegten Profils aus.
  • Klicken Sie zur Bestätigung auf Ok.
  • Schließen Sie das Fenster der Systemsteuerung.

Beim nächsten Mal wird Outlook automatisch mit dem neuen Profil starten. Weil dabei meist erst eine neue PST-/OST-Datendatei angelegt werden muss, kann der Start etwas länger dauern als üblich. Und wenn Sie Glück haben, sind Ihre unerklärlichen Outlook-Probleme anschließend verschwunden.

Tipp: Die bisher in Outlook verwendeten Dateien und Einstellungen werden nicht automatisch in das neue Profil übernommen. Sie können Sie aber aus der alten Standarddatendatei importieren. Das erledigen Sie recht komfortabel mit dem Import-Assistenten.

outlook profil 07

In Outlook 2016 und 2013 starten Sie ihn, indem Sie auf dem Register Datei erst Öffnen und exportieren und dann Importieren/Exportieren anwählen. In Outlook 2010 lautet die Befehlsfolge Datei-Öffnen-Importieren. In Outlook 2007 rufen Sie Datei-Importieren/Exportieren auf. Importieren Sie dann "aus anderen Programmen oder Dateien" und bestimmen Sie als Dateityp "Outlook-Datendatei (.pst)" (Outlook 2016, 2013 und 2010) oder "Persönliche Ordner-Datei (.pst)" (Outlook 2007 und früher).

 

Tipps zu Outlook-Profilen

Tipp 1: Falls Sie ein Problem mit dem E-Mail-Versand haben und viele Konten vorhanden sind, versuchen Sie zunächst nur das betreffende Konto zu löschen und neu einzurichten.

Tipp 2: Kopieren Sie unmittelbar nach dem Einrichten eines neuen Profils dieses Profil. Sollte dann Ihr Profil mit dem Sie arbeiten eines Tages kaputt gehen, können Sie auf die Kopie zurückgreifen (die Sie dann vorher wiederum kopieren).

Falls das Anlegen eines Outlook-Profils nicht geholfen hat, finden Sie in dem Beitrag Allgemeine Anleitung zur Problemlösung in Outlook weitere Informationen.