E-Mails mit Outlook nach Kunden und Projekten organisieren

E-Mail-Ablage in Outlook blitzschnell und komfortabel nach Kunden oder Projekten – Ablegen, Organisieren und Auslagern als PDF oder MSG an beliebigen Speicherorten

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Neu in Version 5.0! Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation haben wir mit der Version 5.0 komplett überarbeitet – es handelt sich um das bisher umfangreichste Update der beliebten Outlook-Erweiterung.

Der brandneue SmartTools AutoFiler 5.0 ist ab sofort verfügbar!

Er integriert sich jetzt noch besser in Outlook und in Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Die neue Benutzeroberfläche sowie eine Fülle von neuen Funktionen helfen dabei, die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen. Die wichtigsten neuen Funktionen:

• Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
• Eine der beliebtesten neuen Funktionen ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
• Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5.0 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler 5.0 kann Anhänge jetzt noch flexibler unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
• Die Automatisierung Ihrer Mailablage ist jetzt noch einfacher und komfortabler: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche.
• Die Benutzeroberfläche wurde komplett modernisiert. Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 wird jetzt über einen Aufgabenbereich gesteuert, der sich am rechten Fensterrand einblendet.
• Insgesamt haben wir über 100 Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen umgesetzt

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist das seit Jahren bewährte Profitool zur E-Mail-Organisation:

E-Mail-Organisation per Mausklick

Die Ablagefunktion des SmartTools AutoFiler sorgt dafür, dass jede E-Mail in Sekundenschnelle an der richtigen Stelle abgelegt wird – und zwar ganz flexibel dort, wo Sie es wünschen: Outlook-/Exchange-Ordner, als PDF auf der Festplatte, in der Cloud, in einem Netzwerk-Ordner, in einer externen PST-Datei und, und, und...

Flexible PDF-Archivierung

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF oder PDF/A auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet. Mit dem Speichern im Standardformat PDF bzw. PDF/A werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5 oder 10 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können.

Komplette Outlook-Ordner und Ordnerstrukturen archivieren

Definieren Sie beliebige Ablagejobs für verschiedene Outlook-/Exchange-Ordner, Kriterien, Regeln sowie Ablageformate und -ziele. Jeden Job können Sie gezielt per Mausklick aufrufen oder automatisch starten lassen.

Der SmartTools AutoFiler erledigt Ablage und Archivierung voll automatisch zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Zum Beispiel am Ende des Tages, in der Mittagspause oder immer am Ende des Monats.

Der SmartTools AutoFiler 5.0 ist ab sofort verfügbar und kann noch kurze Zeit zum Einführungspreis mit 45% Rabatt bestellt werden:

Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 mit 45% Rabatt

Helpline: Erweiterte Kontoinformationen anzeigen

Frage: Mein E-Mail-Provider hat das Verschlüsselungsverfahren und die Ports für den E-Mail-Abruf geändert. Die entsprechenden Anpassungen wollte ich nun in den Kontoeinstellungen von Outlook vornehmen. Das Dialogfenster bietet mir aber keine Änderung der Serverports oder Verschlüsselungsverfahren an. Auch fehlt eine Schaltfläche für erweiterte Kontoeinstellungen. Haben Sie eine Idee, wie ich den Zugriff auf mein E-Mail-Konto ändern kann?

Antwort: Im Vergleich zu den Vorgängerversionen ist das Dialogfenster der Kontoeinstellungen in Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 deutlich reduziert. In unserem aktuellen Newsletter SmartTools Outlook Weekly erfahren Sie, wie Sie die erweiterten Optionen in den aktuellen Outlook-Versionen erreichen.

Weitere Themen der Ausgabe:

• Gratis-Download: Ansichten für mehrere Ordner zuweisen
• E-Book-Tipp: Outlook-Kontakte und -Termine auf Ihrem Android-SmartPhone
• Überarbeitete Diktierfunktionen in Outlook 365
• Tipp: Abgesagte Besprechung doch noch annehmen
• QuickTipp: E-Mails von unbekannten Absendern aussortieren
• Helpline: Angehängte E-Mails senden