So setzen Sie E-Mails in Outlook auf Wiedervorlage

So nutzen Sie ein praktisches Wiedervorlagesystem in Outlook

Ein Wiedervorlagesystem hilft dabei, die Bearbeitung wichtiger E-Mails nicht zu vergessen. Wie Sie ein solches System in Outlook einrichten, haben wir Ihnen im ersten Teil dieses Tipps gezeigt. Doch nicht immer funktioniert das System so, wie es geplant ist. Wenn Nachrichtenkennzeichnungen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen und sich Erinnerungen gar nicht erst setzen lassen, müssen Sie auf Tricks zurückgreifen. Diese Tricks stellen wir Ihnen im zweiten Teil des neuesten Tipps im aktuellen Newsletter SmartTools Outlook Weekly vor.

SmartTools AutoFiler 5.5 – Die unentbehrliche Outlook-Erweiterung für Ihre E-Mail-Organisation

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (Outlook/Exchange, Festplatte, Netzwerk, Cloud…), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML…) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden.

Mit dem SmartTools AutoFiler 5.5 wird die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails zum Kinderspiel:

• Sie definieren einmal Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
• Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
• Die Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise Ihre Mails in Outlook-Ordner für Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5.5 übernimmt im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
• Der SmartTools AutoFiler 5.5 kann Anhänge unabhängig von E-Mails ablegen und organisieren.
• NEU Standardeinstellungen für neue Ablagejobs: Definieren Sie einmal die grundlegenden Einstellungen für Ihre persönliche Mailablage und neue Ablagejobs lassen sich in Zukunft noch schneller anlegen. Wichtige Standards wie zum Beispiel den Aufbau der Dateinamen, die Ordnerstruktur oder die Details zur Ablage von Anhängen müssen Sie nur noch einmal festlegen und ergänzen sie dann nur noch um die spezifischen Kriterien und Ablageziele.
• NEU Wenn Sie flexibel bleiben möchten, können Sie einen Ablagejob auch ohne festes Ablageziel definieren. Der SmartTools AutoFiler zeigt dann auf Wunsch einen "Speichern unter"-Dialog an, in dem Dateiname und Format bereits vorgegeben sind. Sie entscheiden sich nur noch für den Zielordner auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud.

Den Aufbau des Dateinamens für die Ablage als PDF oder MSG können Sie jetzt noch einfacher per Drag & Drop mit der Maus festlegen.

• NEU Der SmartTools AutoFiler kann den Dateinamen für archivierte Mails flexibel aus beliebigen Informationen zusammensetzen. Ab sofort steht Ihnen ein neuer komfortabler Dialog zur Verfügung, um den Aufbau des Dateinamens ganz einfach mit der Maus aus verschiedenen Bausteinen zusammenzusetzen.
• NEU Die zuletzt verwendeten Definitionen für Dateinamen und Unterordner stehen jetzt mit einem Mausklick für neue Ablagejobs zur Verfügung.

Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist das seit Jahren bewährte Profitool zur E-Mail-Organisation:

E-Mail-Organisation per Mausklick

Die Ablagefunktion des SmartTools AutoFiler sorgt dafür, dass jede E-Mail in Sekundenschnelle an der richtigen Stelle abgelegt wird – und zwar ganz flexibel dort, wo Sie es wünschen: Outlook-/Exchange-Ordner, als PDF auf der Festplatte, in der Cloud, in einem Netzwerk-Ordner, in einer externen PST-Datei und, und, und...

PDF-Archivierung flexibel und leistungsfähig

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF oder PDF/A auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet. Mit dem Speichern im Standardformat PDF bzw. PDF/A werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5 oder 10 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können.

Komplette Outlook-Ordner und Ordnerstrukturen archivieren

Definieren Sie beliebige Ablagejobs für verschiedene Outlook-/Exchange-Ordner, Kriterien, Regeln sowie Ablageformate und -ziele. Jeden Job können Sie gezielt per Mausklick aufrufen oder automatisch starten lassen.

Der SmartTools AutoFiler 5.5 ist ab Anfang März verfügbar. Es gilt derzeit ein Aktionspreis mit 35% Rabatt:

Der neue SmartTools AutoFiler 5.0 mit 35% Rabatt

Sie sind bereits ein zufriedener Anwender des SmartTools AutoFiler? Als Käufer des SmartTools AutoFiler können Sie hier ein günstiges Update auf die Version 5.5 bestellen. Wenn Sie den SmartTools AutoFiler in den letzten 12 Monaten erworben haben, ist das Update auf die Version 5.5 für Sie kostenlos. Sie werden vom SmartTools AutoFiler in den nächsten Tagen automatisch benachrichtigt sobald die neue Version heruntergeladen werden kann

Mit der Teamedition des SmartTools AutoFiler können Sie Ablageregeln zentral verwalten und an alle Anwender verteilen. So stellen Sie sicher, dass sich alle Anwender an den vorgegebenen Standard halten:

SmartTools AutoFiler 5.5 Teamedition

Für den Einsatz in größeren Unternehmen gibt es außerdem SmartTools AutoFiler 5.5 Enterprise. Diese Version ist für die Installation über eine automatische Softwareverteilung oder auf dem Terminal Server optimiert. Sie bietet ebenfalls globale Ablageregeln, die sich zentral definieren und nur von berechtigten Anwendern ändern lassen sowie die Steuerung von Einstellungen über Gruppenrichtlinien.

E-Book-News: Erweiterte Neuauflage von 'Outlook per VBA aus Access steuern'

So arbeiten Access und Outlook perfekt zusammen: In unserem brandneuen E-Book finden Sie Tipps, Tricks und Lösungen zu VBA-Zugriff, Mailversand, Kontakteabgleich aus Access auf Outlook. Mit minimalen Aufwand stellen Sie Outlook in den Dienst von Access stellen. Greifen Sie beispielsweise auf Kontakte, Termine und Aufgaben zu oder versenden Sie Berichte und beliebige andere Informationen per E-Mail.

In der komplett überarbeiteten und erweiterten Neuauflage unseres beliebten E-Books Outlook aus Access steuern vermitteln wir alle wichtigen Grundlagen und stellen fertige Lösungen für den Einsatz von Outlook mit Access vor, die Sie mit wenig Aufwand in Ihre Datenbankanwendungen integrieren können. Wir haben zahlreiche neue Lösungen mit offenem und ausführlich dokumentiertem VBA-Code ergänzt. Der Umfang des E-Books hat sich in dieser 2. Auflage verdoppelt!

• Die wichtigsten Grundlagen zur VBA-Steuerung von Outlook
• Elemente per VBA in Outlook anlegen und mit Daten füllen
• Access-Berichte über Outlook verschicken
• Access-Adressen mit Outlook-Kontakten abgleichen
• Outlook-Kontakte bearbeiten und löschen
• Nachrichten senden und Anlagen speichern
• Komfortabler Mailversand direkt aus Access
• Posteingang durchsuchen und Anhänge speichern
• Neu: Direkter Zugriff auf Outlook-Ordner per SQL (keine Einbindung notwendig)
• Neu: So realisieren Sie eine flexible Auswahl für Outlook-Ordner in einem Access-Formular
• Neu: Outlook-Kontakte dynamisch einbinden - die ideale Lösung für die Arbeit mit mehreren Kontakteordnern

Sie erhalten ein komplettes Lösungspaket: das E-Book als PDF, den kompletten ungeschützten Sourcecode, Beispieldatenbanken und VBA-Module zur Übernahme in Ihre Datenbanken.

Nutzen Sie jetzt nur kurze Zeit den Einführungspreis mit 50% Rabatt:

E-Book 'Outlook aus Access steuern – 2. Auflage' zum Aktionspreis

Weitere Themen der Ausgabe:

• Gratis-Download: Aktuelle Ferientermine in den Outlook-Kalender übernehmen
• Keine Anmeldung bei Outlook.com mit persönlichem Konto möglich
• QuickTipp: Lesebereich oder Vorschaufenster für alle Ordner ausblenden
• Helpline: Schnell alle Fenster schließen
• Helpline: Kopie Ihrer E-Mail-Antworten speichern