Wie beuge ich Problemen in Outlook vor?
Outlook® ist ein relativ empfindliches Programm, das man gut behandeln sollte.
Beherzigen Sie die folgenden Tipps, um den häufigsten Problemen vorzubeugen:
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Verwenden Sie keinen Virenscanner, der sich in Outlook® einbindet, bzw. deaktivieren Sie sämtliche Funktionen, die auf Outlook® zugreifen.
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Achten Sie darauf, dass Ihre Pst-Dateien < 500 MB sind (empfohlen sind 100-300 MB). Grundsätzlich gilt: Je kleiner, desto besser.
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Verkleinern Sie große Pst-Dateien durch Archivierung und das Auslagern von Anlagen. Bei überschaubarem E-Mail-Aufkommen ist 1 Archivdatei pro Jahr ausreichend. Je nach dem können Sie auch eine pro Quartal oder pro Monat einrichten.
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Verwenden Sie den Ordner "Gelöschte Objekte" nicht als Ablage, sondern leeren Sie diesen regelmäßig.
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Löschen Sie SPAM nach Möglichkeit sofort, um Datenmüll zu vermeiden und damit Sie den Überblick nicht verlieren und so echte E-Mails übersehen.
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Komprimieren Sie von Zeit zu Zeit Ihre Pst-Datei, da diese beim Löschen von Elementen nicht automatisch kleiner wird.
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Halten Sie nicht zu viele Pst-Dateien gleichzeitig in Outlook® geöffnet. Jede Datei benötigt Arbeitsspeicher und fordert die Ressourcen von Outlook®.
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Halten Sie Ihre Ordnerstruktur übersichtlich und vermeiden Sie zu tiefe und zu viele Unterordner. Arbeiten Sie stattdessen besser mit Kategorien.
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Löschen Sie niemals Pst-Dateien von der Festplatte, die noch in Outlook® eingebunden sind! Dieser Fehler trägt häufig zu einem defekten Outlook®-Profil bei. Schließen Sie eine Pst-Datei vor dem Löschen mit einem Rechtsklick in Outlook® oder entfernen Sie diese über die Systemsteuerung mit dem Punkt "Mail" -> "Datendateiverwaltung". Vor dem Löschen von der Festplatte muss Outlook® geschlossen sein.
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Importieren und Exportieren Sie keine Daten von Pst-Dateien (siehe "Wie übertrage ich meine Outlook®-Daten in eine neue Installation?").
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Sofern Sie noch mit einer Pst-Datei arbeiten, die mit einer Outlook®-Version vor 2003 erstellt wurde, erstellen Sie bitte eine neue Pst-Datei mit dem aktuellen Datenformat. Kopieren Sie dann die Daten der alten Datei mit CopyPst in die neue. Exportieren Sie jedoch vorher Ihre Outlook®-Regeln.
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Wenn möglich arbeiten Sie nicht mit Pst-Dateien, die auf einem Netzlaufwerk liegen. Diese Möglichkeit wird von Microsoft® nicht unterstützt und kann im Extremfall zum totalen Datenverlust führen (siehe auch Outlook im Netz).
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Achten Sie vor dem Herunterfahren Ihres Computers darauf, dass Outlook® auch wirklich beendet ist (dieses Problem ist mit Version 2010 so gut wie behoben und tritt nur noch in seltenen Fällen auf. Schon aus diesem Grund wird nur noch Outlook® 2010 empfohlen, da es durch das unkorrekte Beenden zu Problemen mit der Pst-Datei kommen kann).
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Anwender vor Outlook® 2010 löschen bitte von Zeit zu Zeit die Datei outcmd.dat, da diese von selbst wächst und zu den unterschiedlichsten Problemen führen kann.
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Auch die Datei extend.dat, in welcher installierte Add-Ins und Exchange-Client-Erweiterungen zwischengespeichert werden, kann Probleme machen und sollte ab und zu gelöscht werden.
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Gleiches wie für die beiden zuvor genannten Dateien gilt auch für den versteckten Tempordner von Outlook®, den Sie ebenfalls von Zeit zu Zeit leeren sollten.
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Pst-Dateien können Fehler bekommen und auch ganz defekt werden. Sichern Sie daher regelmäßig Ihre Pst-Dateien.
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