E-Mail-Ablage und -Organisation perfekt im Griff!

E-Mails Archivierung Gesendete Nachrichten

Sonderaktion: E-Mail-Ablage blitzschnell und komfortabel – Ablegen, Organisieren und Auslagern als PDF, MSG, HTML, EML an beliebigen Speicherorten – jetzt mit Gratis-Lizenz für die brandneue Version 5.0

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38,01 €
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Der neue SmartTools AutoFiler 5.0: Jetzt auch Anhänge flexibel ablegen – Optimierter Automatikmodus – Markierte Nachrichten blitzschnell verarbeiten

E-Mails und Anhänge blitzschnell ablegen, archivieren oder auslagern – flexible Speicherorte (Festplatte, Netzwerk, Cloud, PST...) und Formate (PDF, MSG, HTML...)

Sichern Sie sich Ihre GRATISLIZENZ: Nur kurze Zeit erhalten Sie 30% Rabatt und die Version 5.0 geschenkt!


Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (in Outlook/Exchange, auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML, EML, MBOX) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation wird mit der Version 5.0 jetzt noch besser:

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Neu in Version 5.0! Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden

  • Ablagejobs für Projekte, Kunden, Themen, Archivierung usw. können Sie jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler noch besser in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ist eine E-Mail bearbeitet genügt ein Mausklick und sie wird zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in den richtigen Outlook-Ordner verschoben.
  • Der SmartTools AutoFiler 5.0 kann Anhänge jetzt unabhängig von Ihren E-Mails ablegen und organisieren
  • Die in der Version 4 eingeführte komplette Automatisierung Ihrer Mailablage wurde weiter ausgebaut und optimiert
  • Wir haben über 100 Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen umgesetzt

Sowohl Einzelanwender, kleine und mittelständischen Unternehmen als auch Behörden und Großfirmen nutzen den SmartTools AutoFiler jeden Tag, um E-Mails schnell und effektiv zu organisieren, Mails nach Bedarf auszulagern und beispielsweise als PDF zu archivieren. In vielen Fällen genügt bereits ein Mausklick, um die Mails aus dem Posteingang zu archivieren oder als PDF samt Anhängen abzulegen:

SONDERAKTION: SmartTools AutoFiler 5.0 als Gratiszugabe

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In unserer Sonderaktion erhalten Sie nicht nur über 30% Rabatt auf den aktuellen SmartTools AutoFiler 4.5 (Listenpreis: 59,00 €), sondern außerdem eine Lizenz der brandneuen Version 5.0 als Gratiszugabe (erscheint im November 2020).

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Der SmartTools AutoFiler im Praxiseinsatz

Die komplette Automatisierung Ihrer Mailorganisation ist eine besondere Stärke des SmartTools AutoFiler:

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Die gewünschten Ablagejobs werden einmal definiert und können dann jederzeit aufgerufen oder auch voll automatisch zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden.

Die Ablagejobs sind flexibel und passen sich ganz an Ihre Bedürfnisse an: Archivieren Sie zum Beispiel eine komplette Ordnerstruktur aus Outlook 1:1 (egal ob auf einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud), legen Sie bestimmte Kriterien für die Ablage fest oder wenden Sie einfach Ihre zuvor definierten Regeln an.

Kein manuelles Kopieren mehr – hier werden schnell und komfortabel Hunderte oder auch Tausende Mails in einem einzigen Arbeitsschritt archiviert. Und das mit allen flexiblen Möglichkeiten des SmartTools AutoFiler für die Definition der Ordner- und Dateinamen. Ein komfortabler Assistent führt Sie durch die Erstellung jedes Ablagejobs.

Der SmartTools AutoFiler kann jeden Ablagejob voll automatisch für Sie übernehmen. Überlassen Sie ihm beispielsweise jeden Freitag die Archivierungsarbeit, während Sie schon im Wochenende sind. Outlook kann danach automatisch beendet und das System heruntergefahren werden.

Oder Sie starten einen Ablagejob jederzeit bei Bedarf per Doppelklick. Die Ablage läuft dann im Hintergrund während Sie ganz normal mit Outlook weiterarbeiten können.

Mehrere E-Mails in einer PDF zusammenfassen

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Auf vielfachen Wunsch haben wir den SmartTools AutoFiler  außerdem um die Möglichkeit erweitert, mehrere Mails in einer einzigen PDF zusammenzufassen. Markieren Sie dazu einfach die gewünschten Nachrichten und klicken Sie auf Zusammenfassen in PDF. Alternativ kann der SmartTools AutoFiler auch automatisch alle Nachrichten, die zu einer Konversation gehören in eine einzige PDF schreiben.

Weitere Highlights

Komfortables Auslagern von Anhängen

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre E-Mails natürlich komplett mit allen Anhängen ablegen, archivieren und organisieren. Für viele Anwendungen sollen allerdings vor der Ablage der E-Mail die Anhänge separat ausgelagert werden.

Zu diesem Zweck arbeitet der SmartTools AutoFiler jetzt Hand in Hand mit unserem SmartTools Attachment AutoSave zusammen. Bei der manuellen Ablage von E-Mails, der Definition von Regeln und der automatischen Ordnerarchivierung können Sie festlegen, dass vor der Mailablage die Anhänge mit SmartTools Attachment AutoSave ausgelagert werden sollen.

Dateinamen für die E-Mail-Ablage flexibel festlegen wie noch nie

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Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF-, MSG- oder HTML-Datei

Hunderte von Unternehmen nutzen den SmartTools AutoFiler inzwischen zur Ablage und Archivierung von E-Mails und jeder hat sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Der SmartTools AutoFiler hat hier schon immer die wichtigsten Formate unterstützt, aber ab sofort können Sie sich nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen zusammenklicken. Zum Beispiel aus Empfangsdatum, Absender und Betreff:

2020-11-26_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf

Oder auch nach Kategorie, Empfangsdatum und Absender:

Projekt 128177 - 2020_11_26-13_37 - maxmustermann@example.com.msg

Vielleicht soll die Ablage auch nach dem Absender sortiert sein:

maxmustermann@example.com_2020_NOV_26 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf

Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen.

Unabhängig von Outlook durch die komfortable Archivierung als PDF oder PDF/A

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF-Dateien auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet, so dass Sie Nachrichtentext und Anhänge wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien über den Adobe Reader im Volltext durchsuchen können.

Immer mehr Unternehmen und Anwender nutzen die PDF-Archivierung für E-Mails, denn es gibt dafür viele gute Argumente:

  • Mit dem Speichern im Standardformat PDF werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5, 10 oder 20 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können. Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails auch im speziell für die Langzeitarchivierung entwickelten ISO-Format PDF/A speichern, so dass Ihre Nachrichten auf Jahrzehnte hinaus auch ohne Outlook oder Windows lesbar bleiben.
  • Mail-Anhänge werden auf Wunsch als Anlagen in den PDF-Dateien gespeichert, so dass Sie direkt auf die zugehörigen Dokumente, Tabellen, Bilder usw. im Originalformat zugreifen können.
  • Der SmartTools AutoFiler archiviert Ihre E-Mails nicht in einer Datenbank in einem speziellen Format, sondern als einzelne Dateien, die Sie schnell und flexibel mit Ordnern organisieren. Nach dem Auslagern benötigen Sie keine spezielle Software mehr, um schnell auf Ihre E-Mails zugreifen zu können.
  • Schaffen Sie ein flexibles Backup Ihres Mail-Archivs in der Cloud, das Ihnen auch mit dem SmartPhone bzw. Tablet zur Verfügung steht.
  • Archivieren Sie die Korrespondenz zu abgeschlossenen Projekten ganz einfach als PDF oder PDF/A im Netzwerk.
  • Stellen Sie wichtige E-Mails Ihren Kollegen zur Verfügung, die nicht mit Outlook arbeiten.
  • Entlasten Sie Ihre Outlook-Datendatei, indem Sie E-Mails regelmäßig beispielsweise auf eine externe Festplatte sichern.

Weitere Ablageformate für jede Anforderung: MSG, EML, HTML oder MBOX

Der SmartTools AutoFiler beherrscht aber nicht nur die PDF-Ablage, sondern unterstützt zur Auslagerung auch das Outlook-Nachrichtenformat MSG sowie HTML, EML, MBOX und TXT.

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Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails in allen wichtigen Formaten an beliebige Speicherorte auslagern.

Besonderen Komfort gibt es für ausgelagerte Mails im MSG-Format: MSG-Dateien werden automatisch mit allen wichtigen Datei-Eigenschaften für E-Mails versehen. So können Sie die Dateien auch im Windows-Explorer unabhängig von Outlook beispielsweise nach dem Mailabsender, dem Empfangsdatum, der Kategorie oder dem Namen einer angehängten Datei sortieren.

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Ausgelagerte MSG-Dateien lassen sich besonders einfach organisieren, weil wichtige E-Mail-Felder direkt im Windows Explorer angezeigt werden können.

Egal für welches Dateiformat Sie sich entscheiden: Die Namen der Unterorder für die Ablage können Sie aus dem Datum der Mails oder Absenderinformationen erstellen lassen. Und das gilt natürlich auch für die Dateinamen: Wie in einem Baukasten setzen Sie die Dateinamen aus Platzhaltern wie Betreff, Empfangsdatum, aktuellem Datum, Sendezeit, Absendername usw. flexibel zusammen.

Ablegen und automatisch erinnern lassen - nie wieder eine Mail vergessen

Sie möchten bestimmte Mails in Outlook ablegen, wünschen aber nach einigen Tagen eine Wiedervorlage? Für diese Fälle bietet der SmartTools AutoFiler die Ablage mit Nachverfolgung an. Also einfach Mails markieren, Favoritenordner auswählen, Nachverfolgung hinzuklicken und ablegen. Der AutoFiler archiviert die Mails und erstellt dabei für jede E-Mail automatisch eine Aufgabe mit der Erinnerung und einem Link auf die Mail.

Die Mail ist also aus Ihrem Posteingang verschwunden, aber Sie werden zum gewünschten Zeitpunkt automatisch wieder an die Bearbeitung erinnert. Über den Link rufen Sie ganz einfach per Mausklick die abgelegte Mail auf und können sich um den Vorgang kümmern.

Flexible Mailorganisation für jeden Geschmack

Der SmartTools AutoFiler drängt Sie in kein festes Organisationsschema, sondern passt sich flexibel an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Egal, ob Sie Ihre E-Mails innerhalb von Outlook organisieren oder extern ablegen, archivieren bzw. sichern möchten, der SmartTools AutoFiler lässt keine Wünsche offen.

Kopieren oder verschieben Sie E-Mails in Sekundenschnelle in...

  • ...Outlook-, Exchange- oder IMAP-Ordner
  • ...externe PST-Dateien auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk
  • ...lokale Festplatten-Ordner als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT
  • ...Netzwerk-Ordner als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT
  • ...Cloud-Ordner (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT

So erledigt der SmartTools AutoFiler Ihre Ablage per Mausklick

 ol autofiler4 11aIhre Mails lassen sich nach Stichworten/Projektnummern im Betreff genauso einfach organisieren wie nach dem Absender, der Domain, der Kategorie, und, und, und...

Nach der automatischen Installation integriert sich der SmartTools AutoFiler nahtlos in Ihr Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010. Sie können dann sofort mit der Organisation Ihrer Mails beginnen. Markieren Sie alle Mails, die Sie beantwortet haben oder später bearbeiten möchten und mit einem einzigen Mausklick räumt der SmartTools AutoFiler Ihren Posteingang auf (natürlich können Sie auf Wunsch auch jeden beliebigen anderen Mailordner aufräumen lassen).

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Über flexible Kriterien regeln Sie schnell und komfortabel, wie der SmartTools AutoFiler Ihre Mails ablegen soll.

Die Grundlage der automatischen Ablage sind flexible Regeln, die Sie vorher in einem komfortablen Dialog zusammengeklickt haben. Die Mails werden dann ohne Ihr Zutun in die passenden Ordner verschoben – also beispielsweise alle Mails von "Heinz Schmidt" in den Unterordner \Schmidt, alle Mails mit bestimmten Stichworten oder Zeichen im Betreff in entsprechende Projektordner, Newsletter in die passenden Archivordner ...usw.

Sogar die Mehrfachablage Ihrer Mails ist möglich: legen Sie Mails in einem einzigen Arbeitsschritt in mehrere Ordner bzw. an verschiedenen Stellen ab:

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Mailablage in einem Arbeitsschritt in mehreren Ordnern – zum Beispiel sowohl in den passenden Outlook-Ordner als auch als PDF auf dem Server oder auf einer externen Festplatte.

Und für die Mails, für die keine Regel vorhanden ist, holen Sie die Definition mit wenigen Mausklicks nach oder Sie nutzen die komfortable manuelle Ablage mit Favoritenordnern und Ordnerschnellsuche.

Optimiert für Getting Things Done®

GTD® (Getting Things Done®), "Inbox Zero" und "Empty Inbox" sind populäre Organisationskonzepte, um den täglichen Maileingang effizient zu verarbeiten. Der SmartTools AutoFiler ist so konzipiert, dass Sie Ihren Posteingang nach diesen bekannten Prinzipien in kürzester Zeit aufgeräumt haben.

Die einfache Vorgehensweise dabei: Wenn Sie Ihren Posteingang durcharbeiten, sehen Sie sich jede Mail an und entscheiden sofort was damit zu geschehen hat. Sie halten also beispielsweise fest, dass Sie in einer ruhigen Minute eine Antwort verfassen müssen oder es handelt sich um eine längere Nachricht, die Sie später lesen möchten. Vielleicht ist die Antwort auch schnell geschrieben (2-Minuten-Regel) oder Sie müssen sie lediglich zur späteren Referenz ablegen.

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Nach der Ablage kann automatisch eine Aufgabe mit einer Nachverfolgung/Erinnerung und einem Link auf die Mail angelegt werden – so räumen Sie den Posteingang auf und vergessen dennoch keine Mail.

Egal wie Ihre Entscheidung ausfällt: ein Mausklick genügt und die Mail wird in den richtigen Unterordner verschoben oder beispielsweise als PDF-Dokument in einem Projektordner auf der Festplatte bzw. im Netzwerk gespeichert. Wird eine Mail nicht sofort bearbeitet, können Sie sie nicht nur in den passenden Ordner verschieben, sondern gleichzeitig eine entsprechende Aufgabe mit einer Erinnerung und einer Verknüpfung auf die Mail anlegen lassen.

Das tausendfach bewährte Profitool zur Mail-Organisation für Ihr Outlook - nur kurze Zeit mit 30% Rabatt

In unserer Sonderaktion erhalten Sie nicht nur über 30% Rabatt auf den aktuellen SmartTools AutoFiler 4.5 (Listenpreis: 59,00 €), sondern außerdem die Version 5.0 als Gratiszugabe (erscheint im November 2020):

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