E-Mail-Ablage und -Organisation perfekt im Griff!

E-Mails Archivierung Gesendete Nachrichten

Brandneue Version: E-Mail-Ablage blitzschnell und komfortabel – Ablegen, Organisieren und Auslagern als PDF, MSG usw. an beliebigen Speicherorten

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Der brandneue SmartTools AutoFiler 5.1: Ablagejobs blitzschnell starten – Optimierter Automatikmodus – Anhänge flexibel archivieren

E-Mails und Anhänge blitzschnell ablegen, archivieren oder auslagern – flexible Speicherorte (Festplatte, Netzwerk, Cloud, PST...) und Formate (PDF, MSG, HTML...)

Tausendfach bewährt für die Organisation von E-Mails und Anhängen nach Projekten, Kunden, Objekten, Abteilungen usw.


Der SmartTools AutoFiler für Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird von Tausenden Anwendern und Unternehmen für die perfekte E-Mail-Organisation genutzt. Er passt sich ganz flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse an - egal wo (in Outlook/Exchange, auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud), wie und in welchen Formaten (PDF, MSG, HTML, EML, MBOX) Sie Ihre E-Mails ablegen möchten.

Das seit Jahren bewährte Profitool für Ihre E-Mail-Organisation haben wir mit der Version 5.1 komplett überarbeitet – es handelt sich um das bisher umfangreichste Update der beliebten Outlook-Erweiterung.

Der SmartTools AutoFiler 5.1 integriert sich jetzt noch besser in Outlook und in Ihre täglichen Arbeitsabläufe. Die neue Benutzeroberfläche sowie eine Fülle von neuen Funktionen helfen dabei, die lästige Organisation und Archivierung von E-Mails noch einfacher und schneller zu machen.

Die wichtigsten neuen Funktionen:

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Neu in Version 5! Ablagejobs lassen sich jederzeit für eine oder mehrere markierte Nachrichten aufrufen – ideal zum Beispiel für die blitzschnelle Ablage und Archivierung nach Projekten oder Kunden

  • Sie definieren einmal Ihre Ablagejobs für Projekte, Kunden, Abteilungen usw. und können sie dann jederzeit per Kontextmenü oder auf Tastendruck für eine oder mehrere markierte E-Mails aufrufen – so lässt sich der SmartTools AutoFiler optimal in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren. Ein Mausklick genügt und markierte E-Mails werden zum Beispiel sowohl als PDF abgelegt als auch in die gewünschten Outlook- oder Exchange-Ordner verschoben.
  • Eine der beliebtesten neuen Funktionen ist die Ordnerschnellablage: einfach E-Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und den passenden Ordner auch in umfangreichen Orderstrukturen blitzschnell finden. Sie tippen ein paar Zeichen ein und sofort wird die Anzeige auf alle passenden Ordner gefiltert.
  • Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs voll automatisch ausführen, sobald neue Mails eingehen oder in bestimmte Ordner verschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5 übernimmt im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.
  • Der SmartTools AutoFiler 5 kann Anhänge jetzt noch flexibler unabhängig von den E-Mails ablegen und organisieren.
  • Einfache Automatisierung Ihrer Mailablage: jeder Ablagejob kann auf Wunsch zu bestimmten Zeitpunkten voll automatisch ausgeführt werden. Zum Beispiel zur automatischen Archivierung aller E-Mails am Ende der Woche.
  • Die Benutzeroberfläche wurde komplett modernisiert. Der neue SmartTools AutoFiler 5 wird jetzt über einen Aufgabenbereich gesteuert, der sich nach Bedarf am rechten Fensterrand ein- und ausblenden lässt.

In der brandneuen Version 5.1 haben wir zahlreiche weitere Optimierungen vorgenommen:

  • Alle Funktionen des SmartTools AutoFiler 5.1 können jetzt nicht nur über einen Aufgabenbereich am rechten Fensterrand, sondern alternativ auch über Dialogfenster genutzt werden.
  • Wenn Sie die Mailablage jederzeit im Zugriff haben möchten, lässt sich der SmartTools AutoFiler 5.1 auf Wunsch auch auf dem Start-Register von Outlook platzieren.
  • Legen Sie neue Ablagejobs noch schneller auf Grundlage einer empfangenen Mail an. Wenige Mausklicks genügen und der Absender oder Empfänger der Mail werden automatisch in die Kriterien übernommen.
  • Zahlreiche weitere Optimierungen, Detailverbesserungen und neue Funktionen nach Anwenderwünschen

Einzelanwender, kleine und mittelständischen Unternehmen, Behörden und Großfirmen nutzen den SmartTools AutoFiler jeden Tag, um E-Mails schnell und effektiv zu organisieren, Mails nach Bedarf auszulagern und beispielsweise als PDF zu archivieren. In vielen Fällen genügt bereits ein Mausklick, um die Mails aus dem Posteingang zu archivieren oder als PDF samt Anhängen abzulegen:

Aktionspreis: SmartTools AutoFiler 5.1 mit 35% Rabatt

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Der SmartTools AutoFiler 5.1 ist ab sofort verfügbar und kann noch kurze Zeit zum Aktionspreis mit 35% Rabatt bestellt werden:

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Die neue Ordnerschnellablage – nach der Installation sofort einsatzbereit

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Mit der Ordnerschnellablage finden Sie den Ablageordner in Sekundenschnelle auch bei komplexen Ordnerstrukturen.

Die neue Ordnerschnellablage ist sofort nach der Installation zum Verschieben oder Kopieren von E-Mails in andere Outlook-/Exchange-Ordner bereit. Sparen Sie sich die lästige Suche nach dem Ablageordner: Mails markieren, Schnellsuche aufrufen und die ersten Buchstaben des Zielordners eintippen. Die Anzeige wird voll automatisch auf alle passenden Ordner reduziert, so dass Sie sofort fündig werden.

Der SmartTools AutoFiler im Praxiseinsatz

ol autofiler5 05cNeu in Version 5.1! Über die Startseite des AutoFiler starten und verwalten Sie ganz einfach Ihre Ablagejobs.

Ablagejobs sind das neue Herzstück des SmartTools AutoFiler 5.1. Mit ihrer Hilfe können Sie Ihre Mailorganisation ganz nach Bedarf und Anwendungsfall entweder komplett automatisieren oder zumindest auf wenige Mausklicks reduzieren. Ablagejobs sind flexibel und passen sich ganz an Ihre Bedürfnisse an: Archivieren Sie zum Beispiel eine komplette Ordnerstruktur aus Outlook 1:1 (egal ob auf einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud) oder legen Sie gezielt E-Mails und Anhänge für ein bestimmtes Projekt genau nach Ihren Vorgaben ab.

Kein manuelles Kopieren mehr – Sie können schnell und komfortabel Hunderte oder auch Tausende Mails in einem einzigen Arbeitsschritt archivieren. Und das mit allen flexiblen Möglichkeiten des SmartTools AutoFiler für die Definition der Ordner- und Dateinamen. Ein komfortabler Assistent führt Sie durch die Erstellung jedes Ablagejobs.

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Ablagejobs können automatisch zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden. Sie haben immer im Blick wann welcher Ablagejob ausgeführt wird.

Der SmartTools AutoFiler kann jeden Ablagejob voll automatisch für Sie übernehmen. Überlassen Sie ihm beispielsweise jeden Freitag die Archivierungsarbeit, während Sie schon im Wochenende sind. Outlook kann danach automatisch beendet und das System heruntergefahren werden.

Oder Sie starten einen Ablagejob jederzeit bei Bedarf per Doppelklick aus dem Aufgabenbereich. Die Ablage läuft dann im Hintergrund während Sie ganz normal mit Outlook weiterarbeiten.

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Immer wieder benötigte Ablagejobs definieren Sie als Favorit und greifen dann jederzeit per Rechtsklick oder über das Menüband auf sie zu.

Die wichtigsten Ablagejobs zum Beispiel für aktuelle Projekte oder zur routinemäßigen Archivierung definieren Sie per Mausklick als Favorit. Diese Jobs stehen dann jederzeit ganz einfach per Rechtsklick auf markierte Mails oder auch über das Menüband zum Start der Ablage per Mausklick zur Verfügung.

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Die neue Ordnerüberwachung kann Ablagejobs automatisch starten, wenn neue Mails in einen bestimmten Ordner geschoben werden.

Auf vielfachen Wunsch bietet der SmartTools AutoFiler jetzt auch eine komfortable Ordnerüberwachung: Definieren Sie also Ablagejobs, die immer dann ausgeführt werden, wenn neue Mails im Posteingang eingehen oder Mails in einen bestimmten anderen Ordner geschoben werden. Sortieren Sie beispielsweise wie gewohnt Ihre Mails in Outlook-Ordner für bestimmte Projekte oder Kunden. Der SmartTools AutoFiler 5.1 übernimmt dann im Hintergrund voll automatisch die gewünschte Archivierung und speichert die Nachrichten zum Beispiel als PDF im passenden Verzeichnis auf dem Server oder in der Cloud.

Komfortables Auslagern von Anhängen

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Legen Sie jetzt auch die Mailanhänge ganz flexibel so ab wie Sie es möchten. Zum Beispiel voll automatisch in einer Verzeichnisstruktur nach Mailabsender und Empfangsdatum.

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre E-Mails natürlich komplett mit allen Anhängen ablegen, archivieren und organisieren. Für viele Anwendungen sollen allerdings vor der Archivierung der E-Mail die Anhänge separat abgelegt werden. Der SmartTools AutoFiler 5.1 erledigt das jetzt voll automatisch zusammen mit Ihrer Mail-Ablage.

Dateinamen für die E-Mail-Ablage flexibel festlegen

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Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF-, MSG- oder HTML-Datei

Hunderte von Unternehmen nutzen den SmartTools AutoFiler inzwischen zur Ablage und Archivierung von E-Mails und jeder hat sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Der SmartTools AutoFiler hat hier schon immer die wichtigsten Formate unterstützt, aber ab sofort können Sie sich nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen zusammenklicken. Zum Beispiel aus Empfangsdatum, Absender und Betreff:

2022-06-26_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf

Oder auch nach Kategorie, Empfangsdatum und Absender:

Projekt 128177 - 2022_06_26-13_37 - maxmustermann@example.com.msg

Vielleicht soll die Ablage auch nach dem Absender sortiert sein:

maxmustermann@example.com_2022_JUN_26 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf

Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen.

Um Probleme mit zu langen Dateinamen zu vermeiden, können Sie Textelemente wie den Betreff automatisch auf eine beliebige Anzahl von Zeichen kürzen lassen.

Automatische Mailablage in beliebige Ordnerstrukturen in externe PST-Dateien, auf Festplatte, Server oder in der Cloud

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Sie bestimmen die Ordnerstruktur für Ihre Mailablage – in diesem Beispiel legt der AutoFiler alle Nachrichten aus den Kunden-Ordnern in Outlook automatisch im passenden Unterordner auf dem Server ab.

Sie können bei der Mailabage natürlich ganz einfach die Ordnerstruktur aus Outlook auf der Festplatte, auf dem Server oder in der Cloud spiegeln. Genauso einfach wie die Dateinamen, können Sie sich aber auch Ihre ganz individuelle Ordnerstruktur aus Platzhaltern zusammenklicken.

Unabhängig von Outlook durch die komfortable Archivierung als PDF oder PDF/A

Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails nicht nur innerhalb von Outlook ablegen, sondern auch als PDF-Dateien auf der Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud speichern. Mail-Anhänge werden auf Wunsch direkt in die PDF-Dateien eingebettet, so dass Sie Nachrichtentext und Anhänge wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien über den Adobe Reader im Volltext durchsuchen können.

Immer mehr Unternehmen und Anwender nutzen die PDF-Archivierung für E-Mails, denn es gibt dafür viele gute Argumente:

  • Mit dem Speichern im Standardformat PDF werden Sie unabhängig von Outlook. Egal, was Sie in 5, 10 oder 20 Jahren nutzen – Ihre Mails als PDF werden Sie in jedem Fall weiterhin lesen können. Der SmartTools AutoFiler kann Ihre Mails auch im speziell für die Langzeitarchivierung entwickelten ISO-Format PDF/A speichern, so dass Ihre Nachrichten auf Jahrzehnte hinaus auch ohne Outlook oder Windows lesbar bleiben.
  • Mail-Anhänge werden auf Wunsch als Anlagen in den PDF-Dateien gespeichert, so dass Sie direkt auf die zugehörigen Dokumente, Tabellen, Bilder usw. im Originalformat zugreifen können.
  • Der SmartTools AutoFiler archiviert Ihre E-Mails nicht in einer Datenbank in einem speziellen Format, sondern als einzelne Dateien, die Sie schnell und flexibel mit Ordnern organisieren. Nach dem Auslagern benötigen Sie keine spezielle Software mehr, um schnell auf Ihre E-Mails zugreifen zu können.
  • Schaffen Sie ein flexibles Backup Ihres Mail-Archivs in der Cloud, das Ihnen auch mit dem SmartPhone bzw. Tablet zur Verfügung steht.
  • Archivieren Sie die Korrespondenz zu abgeschlossenen Projekten ganz einfach als PDF oder PDF/A im Netzwerk.
  • Stellen Sie wichtige E-Mails Ihren Kollegen zur Verfügung, die nicht mit Outlook arbeiten.
  • Entlasten Sie Ihre Outlook-Datendatei, indem Sie E-Mails regelmäßig beispielsweise auf eine externe Festplatte sichern.

Weitere Ablageformate für jede Anforderung: MSG, EML, HTML oder MBOX

Der SmartTools AutoFiler beherrscht aber nicht nur die PDF-Ablage, sondern unterstützt zur Auslagerung auch das Outlook-Nachrichtenformat MSG sowie HTML, EML, MBOX und TXT.

Besonderen Komfort gibt es für ausgelagerte Mails im MSG-Format: MSG-Dateien werden automatisch mit allen wichtigen Datei-Eigenschaften für E-Mails versehen. So können Sie die Dateien auch im Windows-Explorer unabhängig von Outlook beispielsweise nach dem Mailabsender, dem Empfangsdatum, der Kategorie oder dem Namen einer angehängten Datei sortieren.

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Ausgelagerte MSG-Dateien lassen sich besonders einfach organisieren, weil wichtige E-Mail-Felder direkt im Windows Explorer angezeigt werden können.

Egal für welches Dateiformat Sie sich entscheiden: Die Namen der Unterorder für die Ablage können Sie aus dem Datum der Mails oder Absenderinformationen erstellen lassen. Und das gilt natürlich auch für die Dateinamen: Wie in einem Baukasten setzen Sie die Dateinamen aus Platzhaltern wie Betreff, Empfangsdatum, aktuellem Datum, Sendezeit, Absendername usw. flexibel zusammen.

Flexible Mailorganisation für jeden Geschmack

Der SmartTools AutoFiler drängt Sie in kein festes Organisationsschema, sondern passt sich flexibel an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Egal, ob Sie Ihre E-Mails innerhalb von Outlook organisieren oder extern ablegen, archivieren bzw. sichern möchten, der SmartTools AutoFiler lässt keine Wünsche offen.

Kopieren oder verschieben Sie E-Mails in Sekundenschnelle in...

  • ...Outlook-, Exchange- oder IMAP-Ordner
  • ...externe PST-Dateien auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk
  • ...lokale Festplatten-Ordner als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT
  • ...Netzwerk-Ordner als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT
  • ...Cloud-Ordner (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) als PDF, PDF/A, MSG, HTML oder TXT

So erledigt der SmartTools AutoFiler Ihre Ablage per Mausklick

Nach der automatischen Installation integriert sich der SmartTools AutoFiler nahtlos in Ihr Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010. Sie können dann sofort mit der Organisation Ihrer Mails beginnen. Markieren Sie alle Mails, die Sie beantwortet haben oder später bearbeiten möchten und mit einem einzigen Mausklick räumt der SmartTools AutoFiler Ihren Posteingang auf (natürlich können Sie auf Wunsch auch jeden beliebigen anderen Mailordner aufräumen lassen).

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Mit wenigen Mausklicks definieren Sie für jeden Job die Kriterien für die Mails, die abgelegt werden sollen – so landet zum Beispiel jede Nachricht zu einem bestimmte Projekt automatisch im richtigen Ablageordner.

Die Grundlage der automatischen Ablage sind flexible Regeln, die Sie vorher in einem komfortablen Dialog zusammengeklickt haben. Die Mails werden dann ohne Ihr Zutun in die passenden Ordner verschoben – also beispielsweise alle Mails von "Heinz Schmidt" in den Unterordner \Schmidt, alle Mails mit bestimmten Stichworten oder Zeichen im Betreff in entsprechende Projektordner, Newsletter in die passenden Archivordner ...usw.

Sogar die Mehrfachablage Ihrer Mails ist möglich: legen Sie Mails in einem einzigen Arbeitsschritt in mehrere Ordner bzw. an verschiedenen Stellen ab:

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Mailablage in einem Arbeitsschritt in mehreren Ordnern – zum Beispiel sowohl in den passenden Outlook-Ordner als auch als PDF auf dem Server oder auf einer externen Festplatte.

Mailablage im Unternehmen standardisieren

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Mit dem SmartTools AutoFiler können Sie Ihre Mailablage im Unternehmen durch zentral administrierte globale Ablagejobs standardisieren:

SmartTools AutoFiler – Teamedition für bis zu 25 Anwender

SmartTools AutoFiler Enterprise für Unternehmen mit mehr als 25 Anwendern

Das tausendfach bewährte Profitool zur Mail-Organisation für Ihr Outlook - Die brandneue Version 5.1 mit 35% Rabatt

Der SmartTools AutoFiler 5.1 ist ab sofort verfügbar und kann noch kurze Zeit zum Aktionspreis mit 35% Rabatt bestellt werden:

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