SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0

E-Mails Archivierung

Neue Version: E-Mail Archivierung so einfach wie noch nie – einmal einrichten und dann nie wieder kümmern

ab
29,00 €
inkl. 19% MwSt.

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Die komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung

Perfekt integriert in Outlook – Blitzschnell eingerichtet

Voll automatischer Betrieb im Hintergrund – Sie müssen sich um nichts kümmern


SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 für Outlook 365, 2019, 2016, 2013 und 2010 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung. Das genial einfache Konzept:

  1. Installieren
  2. In 2 Minuten einrichten
  3. Nie wieder kümmern.

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Die E-Mail-Anhänge gehen nicht verloren, sondern werden in die MSG- oder PDF-Dateien integriert.

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Mit der brandneuen Version 4.0 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser:

  • Die bewährten Komfortfunktionen haben wir optimiert und überarbeitet: Sie archivieren auf Wunsch voll automatisch jede eingehende und ausgehende Nachricht als PDF- oder MSG-Datei. Sie bestimmen den Speicherort: Ganz nach Bedarf auf der internen oder einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.).
  • Die Ordnerstruktur beim Archivieren Ihrer E-Mails können Sie jetzt ganz nach Ihren Bedürfnissen mit Platzhaltern "zusammenklicken". Egal, ob Sie zum Beispiel nach dem Absender und dann nach dem Monat ablegen oder alles tageweise archivieren möchten: SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 legt alle notwendigen Ordner voll automatisch beim Archivieren Ihrer E-Mails an.
  • Die automatische Ablage können Sie jederzeit mit einem Mausklick auf das entsprechende Symbol im Menüband ein- oder ausschalten.
  • Viele Anwender schätzen den Komfort der voll automatischen Archivierung, wünschen aber eine Vorauswahl der Nachrichten, die archiviert werden. Genau für diesen Zweck finden Sie in der neuen Version 4.0 die perfekte Lösung: Sie schalten die "Voll-Automatik" aus und verschaffen sich einen Überblick über die empfangenen Mails. Danach markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch ablegen und alles wird genau so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben.
  • Und damit es wirklich keine Lücken im System gibt, berücksichtigen wir jetzt auch die Ausnahmefälle, die Sie einmal außerhalb der Automatik ablegen möchten: Sie markieren einfach die Nachrichten und klicken auf Manuell ablegen. In einem Dialog wählen Sie dann den gewünschten Speicherort aus.

Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie jetzt noch kurze Zeit über 50% Rabatt, sondern außerdem eine Gratislizenz der aktuellen Version 3.2, mit Sie sofort loslegen können:

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E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 im Praxiseinsatz

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Sie nehmen einmal die gewünschten Einstellungen für die E-Mail-Speicherung vor und der Rest läuft voll automatisch

Und so einfach funktioniert die automatische Sicherung: Nach der automatischen Installation rufen Sie einmal die Optionen auf und bestimmen die Basisdaten der automatischen Archivierung.

Als erstes entscheiden Sie sich für den Speicherort (zum Beispiel eine externe Festplatte, ein Server, ein NAS oder die Cloud). Außerdem klicken Sie ganz einfach mit Hilfe von Platzhalten die Ordnerstruktur zusammen (neu in Version 4.0!), die SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 zur Organisation Ihrer archivierten E-Mails verwenden soll:

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Mit Platzhaltern (oben) klicken Sie sich ganz einfach die gewünschte Ordnerstruktur zusammen, die SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 dann automatisch für Sie anlegt (unten).

Anschließend definieren Sie die Zusammensetzung des Dateinamens:

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Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF-, MSG- oder HTML-Datei

Für die automatische Speicherung von E-Mails hat jeder Anwender sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Mit SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 können Sie nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen flexibel zusammenklicken.

Zum Beispiel aus Empfangsdatum, Absender und Betreff:

2020-07-23_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf

Oder auch nach Kategorie, Empfangsdatum und Absender:

Projekt 128177 - 2020_07_23-13_37 - maxmustermann@example.com.msg

Vielleicht soll die Ablage auch nach dem Absender sortiert sein:

maxmustermann@example.com_2020_JUL_23 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf

Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen.

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Immer wieder benötigte Elemente wie verschiedene Datums- und Zeitformate nach ISO sind bereits vorgegeben und lassen sich direkt übernehmen:

Abschließend stellen Sie nur noch das gewünschte Ablageformat (MSG oder PDF) ein. In SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 können Sie neben dem "normalen" PDF-Format ab sofort auch das ISO-Format PDF/A auswählen, das speziell zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entworfen wurde. Das PDF/A-Format stellt sicher, dass Ihre E-Mails auch in vielen Jahren noch lesbar sind, auch wenn Sie vielleicht weder Outlook noch Windows nutzen. Eine als PDF/A gesicherte E-Mail lässt sich außerdem nicht ändern und schützt damit Ihre Daten vor Manipulation.

Wenn Sie die automatische Sicherung starten oder stoppen möchten, genügt ein einziger Mausklick:

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Links: SmartTools AutoArchiv Pro 4.0 ist ausgeschaltet – Rechts: SmartTools AutoArchiv Pro 4.0 ist aktiv

Die eintreffenden und ausgehenden E-Mails werden nach Aktivierung von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 entsprechend Ihrer Vorgaben automatisch gespeichert:

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Ist SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 einmal aktiviert, wird zu jeder eintreffenden und ausgehenden E-Mail eine Festplatten-Kopie im gewünschten Format angelegt

Die neue "halb automatische" Archivierung

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Im "hab automatischen" Modus markieren Sie gezielt die Nachrichten, die Sie archivieren möchten – entweder voll automatisch nach den eingestellten Optionen oder durch manuelle Auswahl des Speicherortes

  • Mit der neuen Version 4.0 können Sie jetzt auf Wunsch Vorauswahl der Nachrichten treffen, die archiviert werden: Sie schalten die "Voll-Automatik" aus und verschaffen sich einen Überblick über die empfangenen Mails. Danach markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch ablegen und alles wird genau so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben. Mit dieser Funktion können Sie auch schnell und einfach Ihre E-Mails der letzten Jahre archivieren!

Soll die Archivierung einmal außerhalb der vorher festgelegten Ordnerstruktur erfolgen, klicken Sie auf Manuell ablegen und Sie können den Speicherort frei bestimmen.

Die Komfortlösung zur Mail-Archivierung nur kurze Zeit mit über 50% Rabatt

Nutzen auch Sie die neue komfortable Art der E-Mail-Archivierung. Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 4.0 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie jetzt noch kurze Zeit über 50% Rabatt:

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