SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0

Neue Version: E-Mail Archivierung voll automatisch und ganz einfach

Die komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung

Perfekt integriert in Outlook – Blitzschnell eingerichtet

Voll automatischer Betrieb im Hintergrund – Sie müssen sich um nichts kümmern

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 für Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 ist unsere komfortabelste Lösung zur E-Mail-Archivierung. Das genial einfache Konzept:

1. Installieren
2. In 2 Minuten einrichten
3. Nie wieder kümmern – E-Mails werden voll automatisch im Hintergrund archiviert – Sie arbeiten normal weiter

SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 sichert danach voll automatisch und unauffällig im Hintergrund jede neue Nachricht exakt nach Ihren Vorgaben. Die E-Mail-Anhänge gehen nicht verloren, sondern werden in die MSG- oder PDF-Dateien integriert. Mit der brandneuen Version 5.0 wird die beliebte Outlook-Erweiterung jetzt noch besser:

• Optimiert Die bewährten Komfortfunktionen haben wir optimiert und überarbeitet: Sie archivieren auf Wunsch voll automatisch jede eingehende und ausgehende Nachricht als PDF- oder MSG-Datei. Sie bestimmen den Speicherort: Ganz nach Bedarf auf der internen oder einer externen Festplatte, im Netzwerk oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.).
• Neu Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten archivieren möchten, können Sie jetzt in einem komfortablen neuen Dialog individuelle Einstellungen für jedes Konto vornehmen.
• Neu Legen Sie auf Wunsch die Anhänge der archivierten Nachrichten zusätzlich zum MSG- oder PDF-Archiv ab.
• Neu Mit dem neuen Protokoll rufen Sie jederzeit eine Übersicht der archivierten E-Mails ab.
• Optimiert Die Ablagegeschwindigkeit wurde um ein Vielfaches erhöht.
• Optimiert Speziell die PDF-Archivierung Ihrer E-Mails wurde überarbeitet und noch einmal verbessert.

Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie derzeit über 30% Rabatt:

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E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 im Praxiseinsatz

Und so einfach funktioniert die automatische Sicherung: Nach der automatischen Installation rufen Sie einmal die Archivierungseinstellungen auf und bestimmen die Basisdaten der automatischen Archivierung.

Sie nehmen einmal die gewünschten Einstellungen für die E-Mail-Speicherung vor und der Rest läuft voll automatisch

Als erstes entscheiden Sie sich für das zu bearbeitende E-Mail-Konto und den Speicherort (zum Beispiel eine externe Festplatte, ein Server, ein NAS oder die Cloud). Außerdem klicken Sie ganz einfach mit Hilfe von Platzhalten die Ordnerstruktur zusammen, die SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 zur Organisation Ihrer archivierten E-Mails verwenden soll. Außerdem können Sie in der neuen Version 5.0 auf Wunsch einen Ordnerauswahl-Dialog oder einen 'Speichern unter'-Dialog vor der Ablage automatisch anzeigen lassen.

Anschließend definieren Sie die Zusammensetzung des Dateinamens:

Optimale Flexibilität beim Zusammenstellen der Dateinamen für die Mail-Ablage als PDF- oder MSG-Datei

Für die automatische Speicherung von E-Mails hat jeder Anwender sein eigenes System und individuelle Anforderungen an die Zusammensetzung des Dateinamens aus Elementen wie Betreff, Absender, Kategorie und natürlich Datum/Uhrzeit. Mit SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 können Sie nahezu jeden Aufbau des Dateinamens aus den unterschiedlichsten Elementen und Trennzeichen flexibel zusammenklicken. Jedes einzelne Element (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Absender, Empfänger, Betreff usw.) lässt sich mit jedem in Dateinamen erlaubten Trennzeichen an eine beliebige Position setzen. Nachfolgend drei Beispiele aus der Praxis:

Zum Beispiel aus Empfangsdatum, Absender und Betreff:

2024-08-13_maxmustermann@example.com_Präsentation der aktuellen Version.pdf

Oder auch nach Kategorie, Empfangsdatum und Absender:

Projekt 128177 - 2024_08_13-13_37 - maxmustermann@example.com.msg

Vielleicht soll die Ablage auch nach dem Absender sortiert sein:

maxmustermann@example.com_2023_AUG_13 - Zeichnungen_Mit Anhang.pdf

Immer wieder benötigte Elemente wie verschiedene Datums- und Zeitformate nach ISO sind bereits vorgegeben und lassen sich direkt übernehmen:

Die Datums- und Zeitformate lassen sich komfortabel auswählen.

Abschließend stellen Sie nur noch das gewünschte Ablageformat (MSG oder PDF) ein. In SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 können Sie neben dem "normalen" PDF-Format ab sofort auch das ISO-Format PDF/A auswählen, das speziell zur Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten entworfen wurde. Das PDF/A-Format stellt sicher, dass Ihre E-Mails auch in vielen Jahren noch lesbar sind, auch wenn Sie vielleicht weder Outlook noch Windows nutzen. Eine als PDF/A gesicherte E-Mail lässt sich außerdem nicht ändern und schützt damit Ihre Daten vor Manipulation.

Wenn Sie die automatische Sicherung starten oder stoppen möchten, genügt ein Aktivieren oder Deaktivieren des Kontrollkästchens vor der Option E-Mails automatisch archivieren.

Die eintreffenden und ausgehenden E-Mails werden nach Aktivierung von SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 entsprechend Ihrer Vorgaben automatisch gespeichert:

Ist SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 einmal aktiviert, wird zu jeder eintreffenden und ausgehenden E-Mail eine Festplatten-Kopie im gewünschten Format angelegt

Die neue "halb automatische" Archivierung

Mit der neuen Version 5.0 können Sie jetzt auf Wunsch Vorauswahl der Nachrichten treffen, die archiviert werden: Sie schalten die "Voll-Automatik" aus und verschaffen sich einen Überblick über die empfangenen Mails. Danach markieren Sie die gewünschten Nachrichten, klicken auf das neue Symbol Automatisch ablegen und alles wird genau so archiviert, wie Sie es in den Optionen festgelegt haben. Mit dieser Funktion können Sie auch schnell und einfach Ihre E-Mails der letzten Jahre archivieren!

Im "hab automatischen" Modus markieren Sie gezielt die Nachrichten, die Sie archivieren möchten – entweder voll automatisch nach den eingestellten Optionen oder durch manuelle Auswahl des Speicherortes

Soll die Archivierung außerhalb der vorher festgelegten Ordnerstruktur erfolgen, klicken Sie auf Manuell archivieren und Sie können den Speicherort vollkommen frei bestimmen.

Die Komfortlösung zur Mail-Archivierung nur kurze Zeit mit über 30% Rabatt

Nutzen auch Sie die neue komfortable Art der E-Mail-Archivierung. Das neue SmartTools E-Mail AutoArchiv Pro 5.0 ist ab sofort verfügbar. In unserer Sonderaktion erhalten Sie jetzt noch kurze Zeit 30% Rabatt:

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